Drucksache - DrS/2010/066

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss empfiehlt / der Kreistag beschließt, mit Wirkung zum 01.01.2011 die Bildung einer Archivgemeinschaft zwischen dem Kreis Segeberg und der Stadt Bad Segeberg durch Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrags anzustreben. Die Verwaltung wird mit den Vorbereitungen dazu beauftragt. Die endgültige Beschlussvorlage zur Bildung einer Archivgemeinschaft Segeberg ist zu den Haushaltsberatungen für das Jahr 2011 vorzulegen.

Sachverhalt:

Der Kreis Segeberg trägt seinen gesetzlichen Pflichten aus dem Landesarchivgesetz sowie seiner regionalgeschichtlichen Verantwortung für die Sicherung archivwürdiger Unterlagen nur ungenügend Rechnung. Ursache dafür ist, dass sich der Kreis aus finanziellen Gründen nicht in der Lage sieht, allen ihm obliegenden gesetzlichen Pflichtaufgaben nachzukommen. Vor diesem Hintergrund wurde der Archivfrage von Verwaltung und Politik des Kreises bisher nur wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Ausgelöst durch aktuelle kritische Nachfragen aus Fachöffentlichkeit und Kommunalpolitik verfolgt diese Vorlage das Ziel, die bisher offene Archivfrage beim Kreis Segeberg nun einer realistischen und angemessenen Lösung zuzuführen.

1. Ausgangssituation in der Kreisverwaltung

Die Kreisverwaltung betreibt kein eigenes, geordnetes und zentrales Archivwesen. Es gibt keine internen Regelungen zur archivfachlichen Sichtung und Sicherung von Schriftgut der Verwaltung. Die Aufbewahrung bzw. Vernichtung von Unterlagen erfolgt allein durch die Fachbereiche und Fachdienste im Rahmen von Aktenplänen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die zahlreich vorhandenen Kellerräume und Aktenschränke der Kreisverwaltung sind mit Aktenbeständen komplett ausgefüllt und einer externen Recherche nicht zugänglich. Das nur begrenzt und eher zufällig vorhandene Archivgut des Kreises im engeren Sinne ist weder systematisch erfasst noch räumlich ausreichend gelagert. Der Haushalts- und Stellenplan des Kreises wies bisher keine Ressourcen für ein Kreisarchiv aus, für 2010 sind Sachmittel in Höhe von 7.000 EUR eingestellt. Qualifiziertes Archivpersonal ist in der Verwaltung nicht vorhanden. Bisherige Bemühungen zur Lösung der Archivfrage verliefen im Sande, zuletzt in den Jahren 2000/2001.

2. Ausgangssituation bei den kreisangehörige Kommunen

Bei nahezu allen archivpflichtigen, kreisangehörigen Kommunen im Kreisgebiet existieren selbstständige Kommunalarchive, teils bereits in längerer Tradition, teils erst seit wenigen Jahren. Die sächlichen, personellen und räumlichen Ausstattungen der kommunalen Archive im Kreis Segeberg sind sehr unterschiedlich. Hauptamtliche Archivare bei einigen Städten werden ebenso eingesetzt wie ehrenamtliche Heimatforscher bei Ämtern und Gemeinden. Einheitliche Archivstandards werden nicht angewendet. Der ehrenamtlich getragene Heimatverein des Kreises Segeberg e.V. sorgt für ein Minimum an Kommunikation und Austausch untereinander, punktuell unterstützt vom Verband der Kommunalarchivare (VKA e.V.). Eine fachlich angeleitete Kreisarbeitsgemeinschaft für das Archivwesen besteht nicht.

3. Rechtliche Situation

Das schleswig-holsteinische Landesarchivgesetz besteht seit 1992. Es begründet die Pflicht der Kommunen, ihr Archivgut zu erhalten und zu verwalten sowie der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Seit dem 01.01.2000 handelt es sich bei der Archivierung und Nutzbarmachung der bei ihnen entstandenen Unterlagen um eine pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe der Kommunen, die diese  gemäß §15 LArchG in eigener Verantwortung zu regeln haben. Das neue Personenstandgesetz schreibt zudem seit dem 01.01.2009 vor, dass die Standesämter ihre Personenstandsbücher als Archivgut zu behandeln haben; was diese inzwischen in der Regel auch tun. 

4. Aufgaben und Ziele eines Archivs

Ein Kommunalarchiv verwahrt das schriftliche Erbe der Gebietskörperschaft, es übernimmt die archivwürdigen Akten aus der Verwaltung und sammelt Dokumente zur regionalen Geschichte. Das Archiv bereitet sein Material für die Nutzung durch Wissenschaftler, Heimatforscher, Familienforscher, Presse und andere vor. Es gibt Auskünfte aus seinen Beständen, präsentiert die Geschichte der Region in Veranstaltungen, es wirkt mit an pädagogischen Projekten für die Jugend und andere Zielgruppen.

5. Organisationsformen für ein Kreisarchiv

Rechtlich und organisatorisch sind für ein Kreisarchiv folgende Betriebsformen alternativ denkbar und wählbar:

a)      Aufbau eines eigenständigen Kreisarchivs mit der Notwendigkeit zur Beschäftigung von Fachpersonal (Archivar) unter alleiniger Finanzierung durch den Kreis.

b)      Vereinbarung und Errichtung eines Gemeinschaftsarchivs mehrerer Kommunen als organisatorische, personelle und räumliche. Kooperationseinheit, die auf vertraglicher Basis gemeinsam finanziert wird

c)      Bildung einer Archivgemeinschaft zwischen rechtlich, räumlich und organisatorisch eigenständigen Archiven unter vertraglicher Vereinbarung, Finanzierung und Nutzung z.B. einer gemeinsamen personellen Ressource.

d)      Überlassung bzw. Abgabe der Archiv-Unterlagen an das Landesarchiv; diese Möglichkeit besteht nur theoretisch, da das Landesarchiv zurzeit eine Übernahme kompletter Kommunalarchive ablehnt.

6. Mindestvoraussetzungen für ein Kommunalarchiv gemäß VKA

Der Verband der schleswig-holsteinischen Kommunalarchivare empfiehlt neben speziellen räumlichen und organisatorischen Voraussetzungen für ein Kommunalarchiv folgende Personalausstattung: Beschäftigung mindestens eines/r Diplomarchivars/in nach TVÖD 9/10 sowie 1,5 Personalstellen für fortgebildete Verwaltungsangestellte nach TVÖD 5/6. Zur Mitarbeit könnten notfalls auch geringfügig Beschäftigte, nebenamtlich Beschäftigte, 1-Euro-Jobber, und Ehrenamtliche eingesetzt und angelernt werden (vgl. Anlage). Allein die Personalkosten dieser Anforderung würden für die Einzellösung eines Archivs jährlich allerdings zwischen  80.000 und 105.000 Euro betragen und wären in der gegenwärtigen HH-Situation des Kreises nicht aufzubringen.

7. Handlungsbedarf  für den Kreis

Dennoch besteht dringender Handlungsbedarf für den Kreis aus der Verpflichtung zur Sicherung von Verwaltungsdokumenten, Kulturgütern und regionaler Historie sowie zur Umsetzung seiner rechtlichen Verpflichtungen aus dem Landesarchivgesetz. Außerdem ist eine Klärung der Archivfrage im Verhältnis zu den kreisangehörigen Kommunen erforderlich, von denen zumindest die kleineren Ämter und Gemeinden eine fachliche Anlaufstelle beim Kreis sowie die kreisweite Organisation einer Archiv-Arbeitsgemeinschaft benötigen. Zudem erhöht sich der Handlungsdruck auf den Kreis Segeberg durch zahlreiche Akteure: Heimatverein, Heimatbund, Landesarchiv, Verband der Kommunalarchivare, Presse, Politik auf Landes- und Kreisebene, Stadt Bad Segeberg; denn der Kreis Segeberg ist landesweit der einzige Kreis ohne ein Archiv. Insofern kommt der Darstellung und Umsetzung einer kostengünstigen und zugleich archivfachlichen Standards Rechnung tragenden Lösung besondere Bedeutung zu.

Was ist mindestens zu tun? Was kann getan werden?

1. Als wirtschaftlichste und realistische Lösung bietet sich die Aushandlung und Vorbereitung eines öffentlich-rechtlichen Vertrags zwischen dem Kreis Segeberg und der Stadt Bad Segeberg zur Bildung einer sogenannten Archivgemeinschaft Segeberg ab dem 01.01.2011 an; insbesondere um den vorhandenen Stadtarchivar im Umfang von bis zu 0,5 VZ-Stelle für die archivfachliche Unterstützung beim Aufbau und der Begleitung eines (im übrigen eigenständigen) Kreisarchivs einsetzen zu können; mit finanziellen Mehraufwendungen ab dem Jahr 2011 in Höhe von bis zu ca. 25.000 EUR p.a. für die Erstattung von Personalkosten an die Stadt ist jedoch zu rechnen. Der Sachkostenansatz von derzeit 7.000 EUR p.a. sollte beibehalten werden.

2. Die Archivgemeinschaft ist grundsätzlich offen zu halten für den Beitritt weiterer Kommunen. Dieser sollte auch parallel verhandelt werden, aber nicht zur Bedingung für die Bildung der Archivgemeinschaft Segeberg gemacht werden, da die meisten Umlandkommunen zurzeit eine separate Archivlösung realisiert haben. Es ist jedoch zu erwarten, dass eine konzeptionell und fachlich überzeugende Archivgemeinschaft Segeberg nach ihrer Aufbauzeit ein großes Interesse auch bei anderen archivpflichtigen Kommunen des Kreises Segeberg auslösen wird.

3. Der fachliche Aufbau und die kontinuierliche personelle Begleitung des Kreisarchivs durch den Stadtarchivar soll durch interessierte ehrenamtliche Kräfte sowie durch den projektbezogenen Einsatz geförderter Beschäftigungsmaßnahmen ergänzt und unterstützt werden.

4. Die bereits aufgenommen Gespräche zwischen der Kreisverwaltung, dem örtlichen Heimatverein sowie kommunalen Archivaren und Archivpflegern sind im Laufe des Jahres 2010 zu einer kreisweiten Archiv-Arbeitsgemeinschaft zu entwickeln, die sich eine Geschäftsordnung sowie eine Leitung aus den eigenen Reihen gibt. Diese Kreis-Archiv-Arbeitsgemeinschaft soll dem fachlichen Austausch und der Abstimmung zwischen den Archiven sowie zwischen ehren- und hauptamtlichen Archivkräften aus dem Kreisgebiet dienen und damit die Weiterentwicklung des Archivwesens im Kreis Segeberg zum Ziel haben.

5. Innerhalb der Kreisverwaltung ist eine Projektgruppe zu bilden, die unter archivfachlicher Beratung (z.B. Landesarchiv, Stadtarchiv) die internen Voraussetzungen zur künftigen Archivierung von Schriftgut der Verwaltung im Kreisarchiv ermittelt (Dienstanweisung, Bestandseinschätzung, EDV, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne, Bereitstellung von Räumen und Sachmitteln).

Nach alledem empfiehlt die Verwaltung zunächst die Fassung des vorstehenden Grundsatzbeschlusses, der die weiteren Schritte bis zur Bereitstellung von Ressourcen im Rahmen der Haushaltsberatungen 2011 auslösen soll.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: