Bericht der Verwaltung - DrS/2023/108

Zusammenfassung:

Sachverhalt:

Das Rechnungsprüfungsamt hat die Verwaltung mit ausgewählten Prüfungsschwerpunkten geprüft und seine Feststellungen zuletzt im Prüfungsbericht vom Mai 2021 sowie in der Sitzung des Hauptausschusses am 15.6.2021 dargestellt.

Die Abarbeitung der Prüffeststellungen wird anhand einer tabellarischen Kontroll-Liste verfolgt, die der Fachdienst 20.00 erstellt.

• Liste A – enthält alle noch offenen Punkte aus den Prüfbericht 2018 – 2020
• Liste B – enthält
  • die abgearbeiteten Punkte aus dem Prüfberichten 2014/2015 und 2018 – 2020 (farblich grün gekennzeichnet),
  • Punkte, bei denen keine weiteren Schritte zu veranlassen sind (farblich grün gekennzeichnet) sowie
  • Punkte, bei denen der Fachdienst eine gegenteilige Auffassung zum RPA vertritt und es ablehnt, der Prüffeststellung zu folgen (farblich orange gekennzeichnet).

Seit der letzten Abfrage vom Februar 2023 sind folgende Punkte abgearbeitet worden:

Bericht 2018 – 2020

• FD 10.50

3.3 – Unvollständiger Datenbestand im Lizenzmanagementsystem

3.5 – nicht ausreichende Wahrung der datenschutzrechtlich bestimmten Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

3.14 – Das Datensicherungskonzept ist zu allgemein gehalten und

nicht ausreichend, um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten

• FD 36.00

8.2 – Der gesamte, nach außen gerichtete Schriftverkehr erfolgt nicht unter dem verpflichtend zu nutzenden Kopfbogen.

Diese Punkte sind in der Liste A (offene Punkte) grün markiert und werden für die kommende Abfrage in Liste B (erledigte Punkte) überführt.

Die übrigen Punkte sind weiterhin noch abzuarbeiten. Änderungen im Bearbeitungsstand sind durch Fettdruck kenntlich gemacht.

Der Hauptausschuss wurde bisher einmal im Quartal durch den Landrat über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert.

Die Verwaltung schlägt vor, den Berichtsintervall von 3 auf 6 Monate zu verlängern, um den Aufwand zu reduzieren und Personalressourcen zur Berichterstellung einzusparen. Der Hauptausschuss würde im ersten und dritten Quartal eines Jahres über die Abarbeitung der Kontroll-Liste informiert werden. Der nächste Bericht im neuen Rhythmus erfolgt im September.