Bericht der Verwaltung - DrS/2019/006

Sachverhalt:

Seit der Präsentation im Juni 2016 im Hauptausschuss ist die Beschlussverfolgung eingeführt. Die Aufforderung zur Beschlussverfolgung wurde teilweise nicht konsequent umgesetzt/überprüft. Dadurch sind die Ergebnisse entweder nicht in ALLRIS® hinterlegt oder wenn doch, nicht sichtbar. Nach kurzer Zeit unterblieb dann auch die Initiierung der Beschlussverfolgung. Um der Politik einen vollständigen Überblick zu verschaffen und alle Informationen zur Verfügung zu stellen, ist unser Ziel, diesen Stand ab Juni 2016 aufzuarbeiten.

Die Information der FachdienstleiterInnen zum Thema Beschlussverfolgung hat bereits am 03.12.2018 stattgefunden. Hierzu wurden die FachdienstleiterInnen zu einer 2-stündigen Veranstaltung mit der Betreiberfirma CC e-gov GmbH eingeladen. Den FachdienstleiterInnen wurde eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand gegeben, sodass die Aufarbeitung der zurückliegenden Beschlüsse somit kurzfristig erfolgen kann.

Für zukünftige Beschlüsse ist geplant, dass auch die MitarbeiterInnen bei der Realisierung miteingebunden werden. Eine entsprechende Schulung wird durch das Kreistagsbüro vorbereitet und durchgeführt.

Momentan werden die Schulungsunterlagen erstellt. Die Veranstaltung finden voraussichtlich im Feb/März statt und werden nicht ausschließlich die Beschlussverfolgung umfassen, sondern auch die Vorlagenerstellung und den allgemeinen Umgang mit ALLRIS®.

Es ist vorgesehen, dass für die Beschlüsse des Kreistages ab März 2019 die Beschlussverfolgung regulär durchgeführt werden kann.

Um einen Überblick zu erhalten, welche MitarbeiterInnen zurzeit oder zukünftig mit ALLRIS® arbeiten, wurden die FachdienstleiterInnen bereits aufgefordert, den aktuellen Stand zu übersenden, sodass die Daten überarbeitet und die MitarbeiterInnen gezielt eingeladen werden können.

Zunächst ist vorgesehen, alle endgültigen Beschlüsse des JHA, HA und KT sowie alle Prüfaufträge aus den Fachausschüssen in die Verfolgung zu geben, um der Politik einen vollständigen Überblick zu verschaffen.

Sollte der Umfang an Beschlussverfolgung nicht dem Bedarf entsprechen, ist eine Anpassung möglich.