Bericht der Verwaltung - DrS/2016/049

Sachverhalt:

Der Kreistag hat am 07.05.2015 das Controlling für die Kreisverwaltung Segeberg beschlossen. Diese Vorstellungen umfassen unter der Überschrift Berichtswesen auch einen Schlüsselkennzahlenbericht.

Schlüsselkennzahlen sind Kennzahlen, die es der Verwaltungsführung und Politik ermöglichen sollen, anhand dieser Daten über wesentliche Entwicklungen informiert zu werden, die Verwaltung zu steuern oder strategische Entscheidungen zu treffen. Sie berühren in der Regel mehrere Handlungsfelder und bieten einen schnellen Überblick über wesentliche Verwaltungsbereiche.

Als Anlage ist ein Vorschlag der Verwaltung beigefügt:

• Die Tabelle nimmt im „Handlungsfeld“ Bezug für die im Strategiepapier angeführten Bereiche.
• In den nächsten Spalten sind die Ziele mit den dazugehörigen Kennzahlen und deren Messeinheiten dargestellt.
• Von der Verwaltung müssen die anschließenden Spalten mit Datenwerten ausgefüllt werden. Dabei werden das Ergebnis des Vorjahres und der Planwert für das laufende Haushaltsjahr den Istwerten zum Quartalsende gegenübergestellt.
• Möglicherweise ergibt sich eine Abweichung, die dann absolut und prozentual angegeben wird.
• Politik und Verwaltung müssen noch gemeinsam abstimmen, welche Abweichung bei jeder Kennzahl toleriert wird und wann der Toleranzbereich überschritten ist. Bei einer Überschreitung der Toleranzschwelle ergibt sich dann ein Handlungsbedarf.
• Sollte Handlungsbedarf erforderlich werden, muss die Verwaltung darlegen,
  • welche Ursachen zu der Abweichung geführt haben,
  • welche Maßnahmen verwaltungsseitig bereits veranlasst worden sind und ob weiterer Steuerungsbedarf besteht,
  • welche Handlungsempfehlung Verwaltungsführung und Politik unterbreitet wird und
  • wie die Abweichung insbesondere mit dem Blick in die Zukunft kommentiert werden kann.

Der Entwurf der Verwaltung enthält bereits mögliche Schlüsselkennzahlen, die für den Start der Arbeit mit dem Schlüsselkennzahlenbericht empfohlen werden.

Dabei fehlen noch Informationen der ISE, die als Eigenbetrieb bisher nicht im Fokus waren. Es besteht die Absicht, diese Ergänzung für die Sitzung vorzubereiten.

Die Politik wird gebeten zu überprüfen, ob der Auswahl an Schlüsselkennzahlen zugestimmt werden kann, ob Ergänzungen, aber auch Streichungen vorgenommen werden sollen.

Dieser Schlüsselkennzahlenbericht ist ein Teil des Controllingsystems. Die Verwaltung schlägt vor, mit diesem Instrument zeitnah zu starten und den Bericht bei Bedarf entsprechend den Erfahrungen in der Praxis anzupassen.