Drucksache - DrS/2015/279

Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss und der Hauptausschuss empfehlen, der Kreistag beschließt:

In den Stellenplan 2016 ist eine 1,00 VZ-Stelle Fachadministration für die im Jugendamt eingesetzte Software Info51 aufzunehmen.

Sachverhalt:

Teilplan 3639 – Verwaltung der Jugendhilfe und Verwaltungsaufgaben ohne Leistungsbezug

FD 51 – Jugendamtsleitung

Hinweise:

Das Fachverfahren Info51 ist seit 2005 im Echt-Betrieb im Jugendamt des Kreises Segeberg als Datenbank und zur Zahlbarmachung bei Unterhaltsangelegenheiten und Hilfen zur Erziehung sowie für Statistikzwecke und Controlling im Einsatz.

2014/15 wurde das Programm vom Hersteller KDO Oldenburg grundlegend überarbeitet. Zum einen ist das neue Programm web-basiert, d.h. die dezentrale Zugänglichkeit wird verbessert, zum anderen wurde die Eingabesystematik klientenzentriert gestaltet. Beides stellt weit mehr als ein bloßes Programm-Update dar. Die alte Programmversion kann zwar unbegrenzt weitergenutzt werden, allerdings wird die weitere Pflege durch KDO eingestellt. Die neue Version soll im Jugendamt sinnvollerweise im Jahr 2016 eingeführt werden. Für die Umstellung müssen umfangreiche Vorarbeiten getätigt werden sowie eine grundlegende Neuschulung aller Info51-Anwender erfolgen.

Weiter gilt festzustellen und umzusetzen, wie die vom Rechnungsprüfungsamt des Kreises (Bericht über die Prüfung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Kreisverwaltung 2012 - 2013, S. 104 ff. u. S. 176 ff.) und Landesrechnungshof (Prüfungsmitteilung über die IT bei den Kreisen vom 13.08.2014, S. 80 ff.) aufgezeigten Mängel in der Handhabung beider Fachverfahren behoben werden können.

Für das in der Sozialhilfe eingesetzte Fachverfahren LÄMMkom wurde für 2015 durch Beschluss des Kreistags vom 05.03.2015 (vgl. DrS 2015/012-1) je 0,5 Stelle im Teilplan 3112 und im Teilplan 3113 eingeworben. Die hierfür maßgeblichen Gründe gelten teilweise und dem Grunde nach (siehe oben) auch für das Fachverfahren Info51 („Jugendamts-Datenbank“); im Folgenden nachstehend genauere Erläuterungen.

Die hausinterne Projektgruppe, die sich mit den Fachverfahren LÄMMkom und Info51, ihrer Kompatibilität sowie den Schnittstellen zum Finanzfachverfahren „MACH“ befasste, empfiehlt  einen umfassenden Maßnahmenkatalog. So wird u.a. vorgeschlagen:

• Umfassende Schulung der Fachverfahrensbetreuer/Innen, danach regelmäßige Schulungen in den Fachverfahren und in den Reportsystemen
• Umsetzung der Dienstanweisung Dezentrale IuK-Ansprechpartner/Innen durch die Fachverfahrensbetreuer/Innen, so z. B.
  • Schulung der Sachbearbeiter/Innen in der Handhabung der Fachverfahre
  • Unterstützung und Betreuung der Sachbearbeiter/Innen bei der Anwendung
     der Standardsoftware
  • Vergabe und Dokumentation der Benutzerrechte
  • Mitwirkung in Test- und Freigabeverfahren bei neuen Verfahren oder Upgrades
    von bestehenden Verfahren
  • Kontrolle der Organisation der Dateiverwaltung
  • Erstellung und Führung der Verfahrensakten
• Optimierung der Schnittstellen zum Finanzverfahren MACH
• Aufbau und Weiterentwicklung eines internen Kontrollsystems, so z. B.
  • Erstellung einer Dienstanweisung für das Fachverfahren
  • Stichprobenartige Kontrollen der Einzelfallsachakten und der mit dem Verfahren

info51 erzeugten Buchungen und über MACH ausgeführten Zahlungen

• durchgehende Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips

• Entwicklung eines Datenmanagementsystems
• Aufbau und Weiterentwicklung eines Fach- und Finanzcontrollings aus den Fachverfahren
• Initiative von regelmäßigen Anwendertreffen mit anderen Kommunen in S.-H.

In den Fachdiensten des Jugendamtes arbeitet eine große Zahl von Mitarbeiter/Innen mit der Fachsoftware Info51:

• FD 51 - Planung: 2 Jugendhilfeplaner
• FD 51.30 - Wirtschaftliche Jugendhilfe: 9 Sachbearbeiter/Innen
• FD 51:30 - Unterhaltsvorschusskasse: 3 Sachbearbeiter/Innen
• FD 51.30 - Unterhaltsbeistandschaft: 3 Mitarbeiter/Innen
• FD 51.33 - Sozialpädagogische Hilfen: ca. 50 Sozialpädagog/Innen (Hilfeplaner/Innen)

Zuzüglich der ebenfalls das Programm nutzenden Führungskräfte arbeiten insgesamt über 70 Mitarbeiter/Innen mit Info51. In den Fachdiensten 51.30 und 51.33 wurde 2014 ein Finanzvolumen von insgesamt 20,4 Mio. € über Info51 bewegt.

Empfehlung der verwaltungsinternen Projektgruppe:

Der Landesrechnungshof führt die Schwächen in der Handhabung des Fachverfahrens Info51 (wie auch von LÄMMkom) auf die fehlende Fortbildung der Mitarbeiter/Innen (und zwar der Fachverfahrensbetreuer/Innen und der Sachbearbeiter/Innen) sowie auf die unzureichende Personalausstattung im Bereich der Fachadministration zurück. Insbesondere bei den hochkomplexen Fachverfahren wie Info51, LÄMMkom und MACH sei dies nicht hinnehmbar. Die Fachverfahrensbetreuer/Innen haben nach dem LRH die oben genannten Tätigkeiten auszuüben. Die Verwaltung folgt darüber hinaus der Empfehlung der Projektgruppe, dass die Fachverfahrensbetreuer/Innen nicht nur die üblichen Anwendungsmöglichkeiten des Verfahrens kennen, sondern auch die für das Fach- und Finanzcontrolling erforderlichen Daten generieren und auswerten können (sog. Super-User-Tätigkeit).

Aufgrund des Umfanges der zu bearbeitenden Fälle und „Zahlenumsätze“ sowie der zu betreuenden Anzahl von Mitarbeiter/Innen beziffert die Projektgruppe den Personalbedarf für die Betreuung des Fachverfahrens Info51 auf 1,0 VZS ab dem Jahr 2016, die neu in den Stellenplan aufgenommen, ausgeschrieben und besetzt werden müsste.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: