Liebe Mitarbeiter*innen,

sofern Sie Outlook für Ihre dienstliche Tätigkeit nutzen, müssen Sie gem. der DV elektronsiche Post Ihrem Vertreter / Ihrer Vertreterin einen Zugriff auf den Posteingang einrichten. So kann der Dienstbetrieb auch bei unvorhergesehener Abwesenheit, z.B. infolge einer Krankheit, durch Ihren Vertreter bzw. Ihre Vertreterin fortgeführt und eingehende E-Mails bearbeitet werden.

Die bisher genutzte Funktion hierzu war das Setzen von Ordnerberechtigungen im Kontextmenü des jeweiligen Ordners.

Hierbei tritt jedoch folgendes Problem auf:
Mails, die nicht für den Vertretungsfall relevant sind, sondern nur die eigene, persönliche Sphäre betreffen, können so nicht von den vertretungsrelevanten Mails unterschieden werden. Somit können durch die Vertretung auch vertrauliche E-Mails, z.B. aus dem Mailverkehr mit

·         dem Personalamt

·         der Personalvertretung

·         Stellen wie z.B. Suchtbeauftragte, Korruptionsbeauftragten, Gleichstellungsbeauftragte

eingesehen werden. Dies ist ausdrücklich nicht erwünscht und würde das Vertrauen, das in diese Stellen gesetzt wird, untergraben.

Aus diesem Grund sollte statt der Ordnerberechtigung eine Stellvertretungsberechtigung gem. nachfolgender Anleitung gesetzt werden. Die Ordnerberechtigungen sind zuvor zu löschen.

Vertrauliche, nicht vertretungsrelevante E-Mails sind mit dem Kennzeichen „privat“ zu versehen.

Hierzu klicken Sie im Menüfeld Ihrer neuen Mail im Feld "Markierungen" auf den kleinen Pfeil rechts unten und ändern die Einstellung "Vertraulichkeit" auf "Privat":

Olaf Kuhlbrodt

Das Merkmal bleibt auch bei den Antworten auf diese Mail erhalten.
Hinweise:
- trotz der irreführenden Bezeichnung sind private E-Mails weiterhin nicht gestattet
- diese Funktion ist ausschließlich für E-Mails an persönliche Postfächer gedacht.
   Wenn Sie auf als privat gekennzeichnete Mails an Funktionspostfächer verschicken, werden diese bei den Empfängern nicht angezeigt!

Sie können dies auch für Mails an bestimmte Personen, wie z.B. die Mitglieder des Personalrats, über eine Regel automatisieren:
Anleitung Regel in Outlook für Personalratsmitglieder erstellen

E Mail Vertreterberechtigung einrichten Anleitung 

Sollen Postfächer fest hinzugefügt werden, z.B. die Funktionspostfächer / E-Mail-Container, können Sie nach dieser Anleitung vorgehen. Dies ist jedoch ein fester Vollzugriff auf das jeweilige Postfach ohne die zuvor genannte Ausblendung der als „privat“ gekennzeichneten E-Mails!

E Mail Funktionspostfaecher einbinden

Beachten Sie bitte auch meinen Artikel zum Thema E-Mail und Datenschutz:
E-Mail Datenschutz

Über Rückmeldungen sowie Anregungen für weitere Themen würde ich mich sehr freuen.