Liebe Mitarbeiter*innen,

es gibt Situationen, in denen es erforderlich ist, in einem Dokument bestimmte Stellen zu schwärzen, um es z.B. im Rahmen einer IZG-Anfrage dem Antragsteller zur Verfügung stellen zu können. Die zu schwärzenden Stellen betreffen in der Regel schützenswerte personenbezogene Daten und Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Dritter, die vor der Herausgabe zu entfernen sind. Damit dies transparent erfolgt, sind die Stellen kenntlich zu machen, üblicherweise durch Schwärzungen.

Dabei ist darauf zu achten, dass ein reines Einfärben der Textstellen nicht ausreicht, da die Informationen dennoch im Dokument verbleiben und insbesondere bei der Weitergabe als Datei wiederhergestellt werden können. Aus diesem Grund dürfen die originalen Word-Dateien auch nach Schwärzung keineswegs weitergegeben werden! Bitte verwenden Sie hierzu die Umwandlung in ein pdf-Dokument mittels free-pdf oder pdf24 (diese Methode ist aus ähnlichen Gründen der Word-internen pdf-Funktion über „speichern unter“ vorzuziehen!).

PDF-Dokumente

PDF-Dokumente können über das Tool "pdf24" geschwärzt werden.
Hierzu das Programm "pdf24-Toolbox" starten und dort das Tool "PDF schwärzen" aufrufen.
Die Schwärzungen können über vorgebene geometrische Formen oder über den Pinsel erfolgen. Hier sollte die Option "gerade Linien zeichnen" (Button mit dem Schrägstrich neben der Sinuskurve) ausgewählt werden, um gerade Schwärzungen zu erhalten.

Das nun geschwärzte Dokument kann unter einem neuen Namen abgespeichert werden. Dabei wird es, vergleichbar mit eingescannten Dokumenten, in eine Grafik umgewandelt. Das bedeutet, dass es sich jetzt nicht mehr um Text, sondern um ein Bild handelt. Textteile können somit nicht mehr als Text herauskopiert und weiterbearbeitet werden.

Hinweis bei großen Plänen o.ä.:
Wenn Sie in mehrseitigen Dokumenten, z.B. Anschreiben und Plan, Schwärzungen durchführen, wird tlw. der hochaufgelöste Plan unscharf. Dies können Sie vermeiden, wenn Sie das Anschreiben einzeln und getrennt bearbeiten und ggf. anschließend beides wieder zu einem Dokument zusammenführen.

Detaillierte Anleitung hierzu:
Schwärzen v Dokumenten mit PDF24

Word-Dokumente

Word-Dokumente können als pdf-Dokument abgespeichert und anschließend wie zuvor beschrieben mittels pdf24 geschwärzt werden. Sie können jedoch auch direkt geschwärzt werden, z.B. um das Dokument weiterhin in der Textform zu erhalten (damit Sie den Text weiterhin editieren oder weiterverwenden können).  

1.    Textstellen hervorheben, z.B. rot. So ist der eigentliche zur Schwärzung vorgesehene Text noch sichtbar und kann von anderen Bearbeitern überprüft werden.
Wichtig: Es dürfen für dieses Verfahren keine anderen Textstellen hervorgehoben sein! Die entsprechende Funktion befindet sich in Word links neben dem Auswahlfeld für die Schriftfarbe.

2.    Das Zeichen [schwarzer Block] durch Einfügen / Symbol / weitere Symbole:
Schriftart: Wingdings (Zeichencode: 110) an eine beliebige Stelle einfügen und in die Zwischenablage kopieren

3.    Texthervorhebung (Auswahlfeld links neben der Schriftfarbe) auf „schwarz“  stellen

4.    Suche / Ersetzen (strg + h):
Suchen nach:
^?
(= beliebiges Zeichen)
Format: Hervorheben

Ersetzen durch:
(Zeichen [schwarzer Block] durch Einfügen aus der Zwischenablage)
Format: Hervorheben

Alle ersetzen.

5.    Text überprüfen, insbesondere bei Tabellen können Nacharbeiten (zu lange geschwärzte Textstellen) erforderlich sein.

6.    Text per freepdf oder pdf24 in ein pdf-Dokument umwandeln und nur das pdf-Dokument zur Verfügung stellen (bei einem Word-Dokument sind weiterhin, versteckt und unsichtbar, die Änderungen in der Datei enthalten!)

Beachten Sie bitte auch meinen Artikel zu diesem Thema:

Akteneinsicht Ablaufschema

Bei Problemen und Fragestellungen insbesondere zu IZG-Anfragen können Sie mich gerne kontaktieren.