Drucksache - DrS/2018/282

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag, den Stellenplan 2019 inklusive der in der Anlage 2 angefügten tabellarischen Übersicht enthaltenen Stellenmehrbedarfs 2019 zu beschließen. Darüber hinaus wird die aktuelle Veränderungsliste für das Haushaltsjahr 2019 als Teil B des Stellenplans beschlossen.

Die Verwaltung wird beauftragt, sämtliche Personaleinzel- und Personalentwicklungsmaßnahmen im Rahmen des vom Kreistag zur Verfügung gestellten Personalkostenansatzes in Höhe von 48.800.000 € inklusive einer Reduzierung von 3% der Personalkosten (= 1.200.000 €) zuzüglich der aus der Änderungsliste zum Stellenplanentwurf entstehenden Personalkosten (vgl. Teil C der Anlage 2) umzusetzen.

Jede Aufgabenänderung und insbesondere jede Personalfluktuation führt zu einer aufgabenkritischen Betrachtung von Stelle und Organisationsumfeld. Das bedeutet, dass alle relevanten Aspekte und Prozesse betrachtet, geprüft und in geeigneter Weise als Entscheidungsgrundlage dokumentiert werden (siehe Anlage 3 und 4).

Sachverhalt:

Mit dem vorgelegten Stellenplan inkl. Stellenmehrbedarf 2019 wurden alle Stellenbedarfe der Kreisverwaltung überprüft und ggf. angepasst.

Der vorgelegte Stellenplan inkl. Stellenmehrbedarf weist mit Stand vom 14.11.2018 einen Ist-Personalmehrbedarf von insgesamt 59,37 Stellen aus.

Weiterhin sollen 4,15 Stellen entfristet werden und für 8,00 Stellen die Befristung verlängert. Stellenstreichungen erfolgen im Umfang von 4,5 Stellen.

In der Anlage 1 „Erläuterungen und Stellenplan“ werden die wesentlichen Änderungen zum Stellenplan ausführlicher und transparenter dargestellt. Ebenso ist hier der Stellenplanentwurf mit abgebildet. Die Änderungen im Stellenplan werden in der tabellarischen Übersicht (Anlage 2) im Detail unter Bezugnahme auf die Beschlussvorlagen in der Anlage erläutert.

Damit hat sich zum Stand 14.11.2018 die Gesamtstellenzahl von 633,67 in 2018 auf 688,54 Stellen erhöht. Für den Stellenplanentwurf wurden Personalkosten in Höhe von insgesamt 48.800.000 € eingeworben. Der Betrag für die Stellen auf der Änderungsliste kommt noch hinzu.

Insgesamt zeichnet sich aber ab, dass die Konsolidierung der Personalkosten zu einer Daueraufgabe nicht nur für den Kreis Segeberg wird. Hierbei sind wir auch an Rahmenbedingungen der Tarifverhandlungen von 2,81 % und der Besoldungserhöhung von + 3% gebunden. Eine der wesentlichen Hintergründe neben den neuen Stellen sind auch für 2019 noch die Auswirkungen der neuen Entgeltordnung aus den Tarifverhandlungen 2017.

Eine vergleichende Abfrage zur Entwicklung der Stellenpläne 2019 in den anderen Kreisen in Schleswig-Holstein hat diese Tendenzen bestätigt.

Eine Abfrage der Stellenanmeldungen der anderen Kreise in Schleswig-Holstein ergab ein Mittel zwischen 12 und 71 Stellen, wobei hier keinerlei Stellen für E-Government bzw. Teamleitungen eingeworben werden und wir der einzige Kreis sind, der einen Stellensockel von 20,05 Stellen aus 2018 beinhaltet. Folglich haben wir im Mittel mit den neuen 39,32 Stellen (Stand 14.11.2018) eine ähnliche Stellenanmeldung entsprechend der normalen Stellenanforderungen zu den anderen Kreisen.

Die neuen Stellen resultieren auf folgenden Grundlagen:

der Umsetzung der politischen Beschlüsse und Empfehlungen

der Weiterentwicklung der Kreisverwaltung, Führungsentlastung

Durchführung und Weiterentwicklung von Personalentwicklungsmaßnahmen

Ergebnis aus den Organisationsuntersuchungen intern und extern

neue gesetzliche Aufgaben

Besonders hervorzuheben sind auf Grund des Kompromissvorschlages zum Haushalt 2018 der Block der Stellenanmeldungen von 20,05 VZÄ, die unter Zurückstellung aller Einschränkungen nun für 2019 dringend benötigt werden.

Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um folgende Themen:

• die weitere Umsetzung der E-Government-Strategie (5,0 Stellen)

    Beschluss des Hauptausschusses vom 09.05.2017 (DrS/2017/077)

• Einführung einer 3. Ebene „Teamleitung“ (4,10 Stellen)

    Fortsetzung der Personalentwicklung und Führungskräfteentlastung mit der Änderung der Organisationsstruktur der Kreisverwaltung

• Hilfe zur Pflege (5,15 Stellen)
• Unterstützung Fachbereich Soziales, Jugend, Bildung, Gesundheit (4 Stellen)

Hinzu kommen auf Grund organisatorischer Betrachtungen und Bemessungen sowie politischer Beschlussfassungen bzw. neuer gesetzlicher Aufgaben 30,62 (Stellenplanentwurf) + 8,70 (Änderungsliste) neue Stellen für folgende Inhalte:

Neben den großen Themenblöcken entfallen mit insgesamt 25,25 Stellen über 40% der zum Stellenplan 2019 neu eingerichteten Stellen auf Sozialarbeit im weitesten Sinne. Auf die einzelnen Fachbereiche entfallen folgende Stellenmehrbedarfsanmeldungen:

Der Status der Beratungen/Empfehlungen in den Fachausschüssen ist – soweit am 14.11.2018 bekannt – dargestellt worden. Die Empfehlungen des Sozialausschusses am 15.11.2018 und des Bauausschusses am 20.11.2018 sowie des Hauptausschusses als Fachausschuss am 29.11.2018 stehen noch aus.

Der Stellenanmeldungsprozess läuft nach hausintern fest definierten Prozessschritten ab. Nach Meldung der Stellenmehrbedarfe mit der Begründung der Fachbereiche erfolgt eine Plausibilitätsprüfung und eine Personalbedarfsbemessung anhand vorhandener Fallzahlen und mittlerer Bearbeitungszeiten durch den FD Personal und Organisation. Auf Grundlage dieser Orga-Einschätzung erfolgt die kritische Besprechung der Stellenanmeldungen bei der Verwaltungsleitung (vgl. Anlagen 3 und 4).

Folglich wird lediglich der unabweisbare Personalmehrbedarf im Stellenplan ausgewiesen.

Die ermittelten Personalbedarfe basieren bereits auf verschiedenen Überlegungen und Veränderungen hinsichtlich der Prozesse, z.B.:

• Im Bereich der Finanzbuchhaltung werden ausreichende Personalkapazitäten zur Verfügung gestellt, um das Forderungsmanagement voranzutreiben und dem Kreis zustehende Gelder zu verwirklichen,
• Bestimmte Berufsgruppen werden durch Assistenten unterstützt, so dass sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und diese wahrnehmen können,
• Abwägungsentscheidungen, inwieweit bisher suboptimal wahrgenommeine Aufgaben zukünftig stärker in den Fokus gerückt werden. Hierfür werden die Konsequenzen der bisherigen Aufgabenwahrnehmung betrachtet und auf der Grundlage evaluiert, ob eine Fortführung der suboptimalen Aufgabenwahrnehmung vertretbar ist.

Diese innerhalb der Organisationsuntersuchung getroffenen Einschätzungen sind in den Ergebnissen enthalten. Das Vorgehen bei der Stellenanmeldung wurde damit bewusst so gestaltet, so dass zum jetzigen Zeitpunkt der Stellenplan lediglich den bestehenden unabdingbaren Mindestpersonalbedarf abbildet.

Zur Veranschaulichung sind der Vorlage zwei Abschlussberichte zu Organisationsuntersuchungen im FD 51.33 zu den Assistenzen des Jugendamtes – Soziale Dienste und im FD 33.00 Ausländer- und Asylangelegenheiten angehangen. Hieraus gehen die Abwägungsprozesse sowie Prüfungen einer möglichen Kompensation hervor (siehe Anlagen 5 und 6).

Die Stellenmehrbedarfe werden in gesonderten Beschlussvorlagen auf der Grundlage von erfolgten Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsberechnungen umfassend erläutert (siehe Anlagen 7 bis 55). Diese konnten teilweise auch bereits in den Fachausschüssen vorgestellt und erläutert werden. Neben ausführlichen Begründungen für die Änderungen bei Stellen wurden in den beigefügten Vorlagen auch, soweit vorhanden, die Abwägungsprozesse dargestellt.

Mit Beschluss der Personalstrategischen Ausrichtung des HA 27.06.17 (DrS/2017/069-1) und KT am 29.06.2017 sind die Rahmenbedingungen der Personalwirtschaft ergänzend zur strategischen Zielsetzung des Kreistages vom 22.05.2014 beschlossen worden.

Wie in der Personalstrategischen Ausrichtung beleuchtet, steht die Kreisverwaltung Segeberg vor enormen personalpolitischen Herausforderungen, den Megatrends Digitalisierung, Fachkräftemangel, demografischer Wandel bis hin zur Aufgaben der Integration von Flüchtlingen nach der Flüchtlingskrise in den Jahren 2015/2016. In diese Richtung hat sich der Kreistag mit Beschluss der Personalstrategischen Ausrichtung am 29.06.2017 positioniert.

Die Ziele der zukünftigen strategischen Ausrichtung sind:

      Strategische Ausrichtung zum demografie- und familienorientierten Personal- und Organisationsmanagement

      Megatrends Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Integration und Digitalisierung bewältigen

      Personalentwicklung mit den Schwerpunkten Personalgewinnung, Personalbindung, Personalführung

      Aufgabenkritik von Stelle und Orga-Umfeld

      Organisationsuntersuchungen und Prozessoptimierungen

Durch strategische Überlegungen gilt es nun, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu erhalten und weiterzuentwickeln und dabei die Konsolidierung des Haushalts als wichtigen Focus im Blick zu haben. Für alle Entscheidungsträger in Politik und Verwaltung dürfte es dabei keine leichte Aufgabe sein, in diesem schwierigen Spannungsfeld die Verwaltung zukunftsfähig und modern im Sinne von Digitalisierung aufzustellen und gleichzeitig eine Personalpolitik weiterzuentwickeln.

Dies dürfte sich auf den womöglich relevanten Zusammenhang von Stellenplanaktivitäten, Bezahlung, Gesunderhaltung, Motivation und Leistungsfähigkeit, aber auch auf die Entwicklung wie die des demografischen Wandels und der daraus folgenden sich ergebenden Perspektiven auch durch altersbedingte Fluktuation sowie der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen beziehen. Ganz praktisch lässt sich daran erkennen, dass es uns weiterhin schwer fällt, für bestimmte Funktionen und Aufgaben geeignetes Personal zu finden. Der Wettbewerb um qualifiziertes Personal z. B. im Bereich der Sachbearbeitung der Sozialhilfeleistungen, der Sozialpädagogik, Bautechnik oder besonders qualifizierter Verwaltungsfunktionen hat unglaublich zugenommen. Hier scheint es uns in der Kreisverwaltung gelungen zu sein, uns als attraktiven Arbeitgeber am Markt platziert zu haben. Mehrfache Ausschreibungen sind im Bereich der Bauzeichner und der Sachbearbeitung im Sozialhilfebereich bislang die Ausnahme. Anderen Kreisen scheint es hier schlechter zu gehen. Unsere neue Karriereseite sowie das schnelle und Rechtssicherheit Bewerbungsverfahren zeichnet erste Erfolge. Auch die strategische Ausrichtung in der Verstärkung im Bereich der eigenen Ausbildung auch außerhalb des Verwaltungsbereiches und hier eine stärkere Zusammenarbeit mit den Fachhochschulen bzw. Hochschulen wird weiter forciert, um geeigneten Nachwuchs zu bekommen.

Wir haben auf Grund der Situation mit einem von der Politik beschlossenen Personalstrategiepapier nun die Möglichkeit

·      einerseits die Prozesse eines nachhaltig ausgerichteten Personalmanagements effektiv und effizient auszurichten, weil Unwirtschaftlichkeiten und Doppelstrukturen einen rationalen Ressourceneinsatz verhindern und

·      andererseits eine „demografieorientierte Personalpolitik“ anzuwenden, die sich in einer maßvollen Balance zwischen Konsolidierung zum einen und nachhaltiger Personalpolitik, d. h. Neueinstellungen und Führungskräfteentwicklung, insbesondere aber auch der Förderung von Frauen in Führungspositionen, zum anderen orientiert.

Eine so ausgerichtete Personalpolitik könnte ein wichtiger Konsolidierungsbaustein sein. In diese Richtung sollte die beschlossene Personalpolitische Strategie weiterentwickelt und ausgerichtet werden.

Konkrete Ergebnisse sollten sich über die folgende Stoßrichtung erreichen lassen:

·      Jede Fluktuation – auch altersbezogene – führt zu einer standardisierten aufgabenkritischen Betrachtung von Stelle und Aufgabenprozessen im Organisationsumfeld.

·      Der Fachdienst Personal und Organisation begutachtet alle Bereiche der Kreisverwaltung mit dem Blick auf Optimierungspotentiale im Sinne der Prozesse und Strukturen unter Einbeziehung der Digitaliserungsvorgänge und -Möglichkeiten.

·      Die Auswirkungen der Fluktuation und damit verbundener Stellenentfall oder interne Stellenumsetzungen erfordern an zentraler Stelle die Kenntnis aller Kompetenzpotentiale der Beschäftigten. Durch gezielte Fortbildung oder Umschulungsangebote erhalten sie die Chance, neue Aufgaben übernehmen zu können.

·      Flankierend dazu muss mehr ein effektives Gesundheitsmanagement entwickelt, um ggf. besonderen Belastungssituationen und Arbeitsverdichtungen auch angemessen und rechtzeitig (d. h. weit vor Verfassen einer Überlastungsanzeige) Rechnung tragen zu können. - Insbesondere in Bereichen mit überdurchschnittlichen Krankenständen und Überstunden.

Perspektivisch könnten sich sowohl aus der demografischen Entwicklung als auch mit zunehmender Digitalisierung der Prozesse in der Kreisverwaltung mögliche Kompensationsmöglichkeiten ergeben, die in den folgenden Haushalten zukünftig immer abgebildet werden sollen. Die Digitalisierung ist dabei der Motor, Prozesse zu beleuchten und zu optimieren. Gleichfalls den Personaleinsatz auch in Quantität und Qualität zu optimieren. Die Digitalisierung wird dazu wahrscheinlich nicht zu einem Stellenabbau führen, jedoch dazu, das steigende und ändernde Aufgabenportfolio überhaupt bewältigen zu können. Weiterhin wird der Megatrend dazu führen, dem MA die Arbeit effektive gestalten zu können, es werden andere Berufsgruppen benötigt.

Mit dieser Zielrichtung sollte dem Zwang zur Stabilisierung der Personalkosten Folge geleistet werden, ohne dass dies dazu führt, andere strategische Ziele und Vorstellungen von Politik und Verwaltung und auch der Einwohnerinnen und Einwohner aus den Augen zu verlieren. Denn auf der anderen Seite der Einsparung von Personal stehen vielleicht Ansprüche der Bürgerinnen und Bürger und eben auch der ehrenamtlichen Selbstverwaltung selbst, die transparente Strukturen und eine berechenbare und durchschaubare Organisation der Kreisverwaltung Segeberg brauchen und schätzen. Eine solche Struktur und Organisation eines Dienstleitungsbetriebes wie der Kreisverwaltung Segeberg dürfte nach wie vor ohne eine leistungsfähige und stabile Belegschaft schwer erreichbar sein. Daher ist eine gezielte und konsequente Personalbewirtschaftung mit allen Facetten der Personalentwicklung, Personalbindung und Personalgewinnung zwingend notwendig.

Finanzielle Auswirkungen:

Personalkosten in Höhe von insgesamt 48.800.000 € p.a. + Kosten aus der Änderungsliste

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: