Drucksache - DrS/2018/059

Beschlussvorschlag:

Der Kreis Segeberg führt zur neuen Legislaturperiode die papierlose Gremienarbeit für den Kreistag und die Ausschüsse des Kreistages ein. Ab diesem Zeitpunkt werden sämtliche Sitzungsunterlagen ausschließlich in digitaler Form über das Ratsinformationssystem ALLRIS zur Verfügung gestellt.

Die Einführung erfolgt durch die Aushändigung von iPads (iPad Gerät 32 GB ohne Cellular mit Hülle) an Kreistagsabgeordnete, bürgerliche Ausschussmitglieder, Vertreterinnen und Vertreter des Kreisseniorenbeirats und der Träger der Jugend- und Wohlfahrtsverbände mit Unterzeichnung einer Nutzungsvereinbarung. Optional werden gegen Kostenerstattung auch größere Geräte oder Geräte mit größerem Speicherplatz sowie mit Mobilfunkunterstützung angeboten. Die detaillierten Kosten hierfür werden nach diesem Grundsatzbeschluss ermittelt.

Den Mitgliedern des Kreistages und seiner Ausschüsse werden - vor allem in der Startphase - ein bedarfsgerechtes Schulungsangebot und die Unterstützung durch das Kreistagsbüro angeboten.

Die Verwaltung wird gebeten, die Geschäftsordnung für den Kreistag, die Hauptsatzung und die Entschädigungssatzung dahingehend zu überprüfen, ob durch die Einführung der papierlosen Gremienarbeit Anpassungen erforderlich sind.

Sachverhalt:

Der Hauptausschuss hat mit Beschluss der E-Government-Strategie am 09.Mai 2017 im Grundsatz die Einführung der papierlosen Gremienarbeit als Teilprojekt beschlossen. In Umsetzung dieses Beschlusses wird nun vorgeschlagen, dieses Teilprojekt auf Basis des bereits 2005 eingeführten und etablierten Ratsinformationssystems „ALLRIS“ zu realisieren. Das System ist inzwischen hinlänglich bekannt und wird auch mit der zwischenzeitlich programmierten ALLRIS App von vielen Kommunalpolitikerinnen und Kommunalpolitikern genutzt.

Insgesamt ist zu beobachten, dass sowohl immer mehr kreisangehörige Kommunen als auch andere Kreise innerhalb und außerhalb Schleswig-Holsteins die papierlose Gremienarbeit bereits erfolgreich eingeführt haben bzw. praktizieren oder gerade dabei sind, sich in diese Richtung umzustellen und auf den Weg zu machen (siehe Anlagen 1 und 2).

Viele Kommunalpolitikerinnen und Kommunalpolitiker konnten bereits gute Erfahrungen in ihren kommunalen Gremien damit machen.

Bei Einführung der papierlosen Gremienarbeit sind neben den Kreistagsabgeordneten auch bürgerliche Ausschussmitglieder, Vertreterinnen und Vertreter des Kreisseniorenbeirates und die Träger der Jugend- und Wohlfahrtsverbände zu berücksichtigen, so dass von rund 125 Nutzerinnen und Nutzern auszugehen ist.

Aktuell bietet der Kreis Segeberg den Abgeordneten im Rahmen einer Vereinbarung die Möglichkeit, gegen eine monatliche Pauschale auf den Versand von Papier mit weniger als 20 Seiten zu verzichten. Von dieser Möglichkeit machen laut Kreistagsbüro derzeit 41 der 56 Kreistagsabgeordneten und 23 der 65 bürgerlichen Mitglieder Gebrauch.

Folgende Varianten zur Umsetzung der Einführung der papierlosen Gremienarbeit sind aus Sicht der Verwaltung denkbar:

Nutzung von privaten Endgeräten und Zahlung eines Kostenausgleiches nach der Entschädigungssatzung.

Leasing von Geräten (iPads) und Ausgabe an das Ehrenamt mit Ersteinrichtung und Kurzeinweisung auf dem Gerät.

Die/Der Politiker/in entscheidet sich nach eigenem Ermessen für einen Kostenausgleich oder die Ausgabe eines iPads. Im Falle des Kaufs/Leasings eines Gerätes erfolgt die Ausgabe an das Ehrenamt mit Ersteinrichtung und Kurzeinweisung auf dem Gerät.

Da es sich insbesondere bei nichtöffentlichen Vorlagen um datenschutzrechtlich relevante Informationen handelt, kann eine Nutzung von privaten Endgeräten lt. unabhängigem Landeszentrum für Datenschutz (ULD) „nur erfolgen, wenn sich der Architekturansatz dadurch auszeichnet, dass private Endgeräte lediglich als Web-Endgerät genutzt werden und gewährleistet ist, dass die Datenhaltung ausschließlich auf einem gesicherten Server der Kommune und nicht lokal auf dem mobilen Endgerät erfolgt.“

Bei der Nutzung von ALLRIS werden allerdings sowohl auf Tablets als auch auf PC‘s oder Notebooks Daten auf den Endgeräten gespeichert.

Von Seiten der Verwaltung werden daher ausschließlich iPads zur Verfügung gestellt, da auf diesen keine Programme direkt aus dem Internet heruntergeladen und keine Viren ausgeführt werden können. Es können grundsätzlich keine Schadprogramme im Hintergrund laufen, die unbemerkt Informationen oder Bildschirmausschnitte an externe Dritte weiterleiten. Im AppStore gibt es deshalb auch keine Anti Viren Software für iPads.

Die Daten der ALLRIS-App auf dem iPad werden verschlüsselt gespeichert. Auch sind die Daten auf dem iPad selbst vollständig verschlüsselt.

Die Ausführungen zum Datenschutz lassen faktisch für die tatsächliche Umsetzung nur das Leasing oder den Kauf von Geräten (iPads) und die Ausgabe an das Ehrenamt mit Ersteinrichtung und Kurzeinweisung auf dem Gerät als sicherste Variante zu.

Durch die Komplettumstellung auf den digitalen Sitzungsdienst soll die bisherige Praxis der Doppelstrukturen (Papier und digital) entfallen. Durch die Reduzierung auf ein System kann u.a. der zum Teil enorme Papierverbrauch reduziert werden. Im Übrigen ermöglicht die elektronische Bereitstellung von Sitzungsunterlagen eine schnelle, zeitgleiche, wohnortunabhängige Verfügbarkeit und eine platzsparende Archivierung von Unterlagen. Die Bereitstellung von Endgeräten durch die Verwaltung ist rechtlich unproblematisch, weil es sich hierbei um eine Form des Auslagenersatzes handelt. Ein Rechtsanspruch auf eine Technikausstattung besteht seitens der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger allerdings nicht. Die Umstellung sollte zur neuen Wahlperiode spätestens nach den Sommerferien erfolgen.

Die Verwaltung schlägt für das Teilprojekt folgenden Zeitplan vor:

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: