Drucksache - DrS/2018/022

Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss beschließt:

1. Die vertraglich vereinbarten jährlichen Zuschüsse an die therapiehilfe e.V. Hamburg für den Betrieb der Frontoffices an den Beratungsstandorten Henstedt-Ulzburg, Bad Bramstedt und Bornhöved sowie an den Landesverein für Innere Mission (ATS) am Beratungsstandort Kaltenkirchen werden ab dem 01.01.2018 – ohne Schaffung einer Präjudiz - um jeweils bis zu 20% bzw. um insgesamt 19.837,71 EUR erhöht. Die bestehenden Verträge bleiben im Übrigen unberührt. Weitere Erhöhungen während der aktuellen Vertragslaufzeit sind ausgeschlossen.

2. Die im Jahr 2018 nicht für die erhöhte Förderung von Frontoffices einsetzbaren Haushaltsmittel des Teilplans 367 in Höhe von rund 95 TEUR werden mit einer Ausgabensperre belegt; sie sollen aber baldmöglichst für eine personelle Verbesserung der Beratungsstandorte mit Assistenzkräften eingesetzt werden.

3. Die Verwaltung wird aufgefordert, dem Ausschuss noch im 1.Halbjahr 2018 die Assistenzbedarfe aller Beratungsstandorte sowie Außenstellen des Jugendamtes durch eine bedarfsgerechte Stellenbemessung zahlenmäßig nachzuweisen und Vorschläge zur dezentralen Aufteilung sowie zur Finanzierung dieser Stellen im Rahmen des vorhandenen Budgets bzw. Stellenplans vorzulegen. Dabei sind die Aufgaben und Tätigkeiten der etablierten Frontoffices zu würdigen und die im Jugendamt bereits eingesetzten Assistenzstellen einzubeziehen.

4. Die Verwaltung des Jugendamtes wird darüber hinaus aufgefordert, ihre Planungen für gemeinsame Beratungsstandorte zwischen dem Jugendamt und freien Trägern an den Standorten Bad Segeberg und ggfs. Wahlstedt voranzutreiben sowie dem Jugendhilfeausschuss im Jahr 2019 über die Aussichten einer Realisierung zu berichten.

Sachverhalt:

In die 22. Sitzung des Jugendhilfeausschusses am 03.11.2016 brachte die SPD-Fraktion u.a. als Antrag zum Haushalt 2017 eine Erhöhung der Kreisförderung für die Stellen der Frontoffices in den Beratungsbüros ein, um von Halbtagsstellen auf Ganztagsstellen zu kommen. Die schriftliche Begründung des Antrags lautete wie folgt:

„In den meisten Kuratoriumssitzungen wurde die Halbtagssituation im Frontoffice bemängelt. Für uns ist diese Stelle / eine Person (kein Anrufbeantworter) als erster Anlaufpunkt von Menschen in Krisensituationen besonders wichtig. Daher beantragen wir alle Stellen im Frontoffice in Ganztagsstellen umzuwandeln.“

Dem Antrag wurde vom Jugendhilfeausschuss einstimmig gefolgt. In die Änderungsliste zum Haushaltsentwurf 2017 wurde daraufhin unter lfd. Nr. 22 eine Erhöhung bzw. Verdoppelung des bisherigen Ansatzes  in Höhe von 115 TEUR auf 230 TEUR im Teilplan 367 vorgenommen. Dem hat der Kreistag durch Beschluss zum Haushalt 2017 in seiner Sitzung am 08.12.2016 zugestimmt. Der so erhöhte Ansatz steht auch im Haushalt 2018 sowie in der mittelfristigen Finanzplanung zur Verfügung.

Allerdings: Sowohl der unmittelbare Einsatz der bereitgestellten Haushaltsmittel durch eine umfangreich erhöhte Förderung der Frontoffices, als auch die nach Ansicht der Verwaltung damit abzugleichenden dezentralen Assistenzbedarfe des Jugendamtes sind jeweils komplex und konnten im Jahr 2017 noch nicht gelöst werden. Diese Vorlage zeigt die doppelte Problematik und einen Vorschlag zur Lösung auf.

1. Vergebene Aufträge können nur begrenzt erweitert werden

Im Rahmen der vom Kreis durch Ausschreibung für das Beratungswesen ermittelten Auftragnehmer-Eigenschaft werden seit 2015 jeweils zwei Frontoffices in den Planungsräumen West (Henstedt-Ulzburg und Kaltenkirchen) sowie Nord (Bad Bramstedt und Bornhöved) gefördert. Diese insgesamt vier Frontoffices befinden sich in Büro- oder Hausgemeinschaft mit den Außenstellen des Jugendamtes und werden auftragsgerecht mit einem Personalumfang von jeweils 0,5 Vollzeitstellen betrieben. 

Die Aufgaben der Frontoffices bestehen hauptsächlich in der Besucher- und Anrufer-Lenkung in den Häusern bzw. in der Vermittlung von BürgerInnen an die richtigen Institutionen und AnsprechpartnerInnen. Daneben erledigen die Frontoffices einfache Auskünfte, Sekretariatsarbeiten sowie die räumliche und zeitliche Koordinierung der Sprechzeiten externer BeraterInnen am Standort.

Von den Trägern der Frontoffices wird darauf hingewiesen, dass die durch Halbtagsstellen zeitlich begrenzte Präsenz und Erreichbarkeit nicht die wünschenswerte Bürgerfreundlichkeit sicherstelle. Jede mögliche und sinnvolle Erweiterung von Öffnungszeiten werde daher begrüßt, beantragt und könne auch personalwirtschaftlich sowie organisatorisch kurzfristig umgesetzt werden.

Die Besonderheit der Aufträge für die Frontoffices besteht zudem darin, dass sie nur als Nebenlos im Zusammenhang mit dem erfolgreichen Gebot auf das Hauptlos einer Beratungsleistung in der jeweiligen Region vergeben wurden. Damit wurde vermieden, dass ein ansonsten nicht für die Region beauftragter Träger trotzdem die Neben- bzw. Zusammenhangsleistungen des Frontoffice erbringen könnte.

Nach § 132 Abs. 1 S. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) erfordert eine wesentliche Änderung eines öffentlichen Auftrages während der Vertragslaufzeit ein neues Vergabeverfahren. Als „wesentliche Änderung“ wird in der Rechtsprechung eine Erhöhung der Vergütung von über 20 % gesehen. Eine mit dem o.a. politischen Antrag und mit der darauffolgenden Bereitstellung von Haushaltsmitteln angestrebte, um 100 % erhöhte Förderung der Frontoffices entspräche somit nicht den vergaberechtlichen Vorschriften.

Die vertraglichen Zuschüsse für den Betrieb der einzelnen Frontoffices können daher - ohne Schaffung einer Präjudiz - für die Jahre 2018 und 2019, sowie im Falle einer Vertragsverlängerung durch Anwendung der Optionsregelung (vgl. DrS/2018/014 zu TOP 3.4.1 der JHA-Sitzung am 08-02.2018), auch für das Jahr 2020, nur um bis zu 20 % erhöht werden. Weitere Erhöhungen während der aktuellen Vertragslaufzeit sind dann ausgeschlossen. Von den zusätzlich bereitgestellten Haushaltsmitteln in Höhe von 115 TEUR könnten jährlich rund 20 TEUR auf diesem Wege eingesetzt werden. Der Personaleinsatz in jedem Frontoffice könnte damit um knapp vier Stunden pro Woche erweitert werden, was z.B. durch zusätzliche Öffnungszeiten umgesetzt werden könnte. 

2. Leistungen der Frontoffices versus dezentrale

Assistenzbedarfe des Jugendamtes

Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen jedoch auch, dass die Mitarbeiterinnen der Frontoffices neben ihren oben aufgeführten eigentlichen Aufgaben eine entlastende und wirksame Assistenzfunktion für die Fachkräfte des Jugendamtes aus Kapazitätsgründen, aufgrund räumlicher Gegebenheiten und auch aus Gründen des Datenschutzes nicht durchgängig wahrnehmen bzw. durchführen können. Darunter fallen z.B. vertrauliche Terminvereinbarungen, Wiedervorlagen und Ablagen, die Anlage behördlicher Einzelfallakten, Personalsachen, der Fax-Versand in Rechtssachen, kreisinterne Bestell- und Ausstattungsvorgänge, umfangreichere Schreibarbeiten, Sicherstellung von Postverteilung, Postwege, um nur einige der arbeitstäglich zu erledigenden Behördentätigkeiten in den Außenstellen zu nennen.

Die fortschreitende Dezentralisierung der Fachkräfte des Jugendamtes sowie deren Einbindung in sechs sich weiter entwickelnde Beratungsstandorte erfordern daher in zunehmendem Maße auch den dezentralen Einsatz von Assistenzpersonal des Kreises bzw. des Jugendamtes.

Nach dem Eindruck der Verwaltung sind die der zusätzlichen Bereitstellung von Mitteln für Frontoffices zugrundeliegenden Eindrücke und Absichten der Politik auch darin begründet, dass die dezentralen Standorte des Jugendamtes Mühe haben, dem örtlichen Angebot die von BürgerInnen und örtlichen Institutionen die erwartete Erreichbarkeit und Bürgerfreundlichkeit zu verleihen. Und auch amtsintern gibt es Unmut darüber, dass sich Leitungs- und Fachkräfte der Gemeindeteams zunehmend mit büro-organisatorischen Tätigkeiten befassen müssen, um einen geregelten Dienstbetrieb der Außenstellen aufrecht erhalten zu können.

Insofern weist die Leitung und Verwaltung des Jugendamtes erneut auf die Notwendigkeit hin, einerseits den Assistenzbedarf des Jugendamtes und andererseits den Einsatz einer erhöhten - in diesem Zusammenhang aber auch vergaberechtlich begrenzten- Kreisförderung für Frontoffices in einen Zusammenhang zu stellen bzw. gemeinsam zu lösen; und zwar ohne dass dies die fachlich aufwendig und langfristig geeinte konzeptionelle Ausrichtung und Gemeinsamkeit der Beratungsstandorte in Frage stellt oder gefährdet. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass verwaltungsintern seit dem Jahr 2014 keine ausreichenden Kapazitäten für eine verwaltungsinterne Analyse der Assistenzbedarfe zur Verfügung standen.

Die standortgenauen Fakten sind im Einzelnen:

1. Das Frontoffice im Haus der Sozialen Beratung Henstedt-Ulzburg wird von der therapiehilfe e.V. Hamburg mit einem jährlichen Kreiszuschuss i.H.v. 22.045,86 EUR (plus Mietzuschuss i.H.v. 7.462,65 EUR) betrieben. Eine Erhöhung der (Grund-) Förderung um 20 % beträgt 4.409,17 EUR p.a.. Der Träger ist zudem mit dem Hauptlos Erziehungsberatung beauftragt. Das Jugendamt hat keine Assistenzkraft in Henstedt-Ulzburg, diese wird aber seit der Begründung des Beratungsstandortes im April 2015 für erforderlich gehalten.

2. Das Frontoffice im Haus der Sozialen Beratung Kaltenkirchen wird vom Landesverein für Innere Mission (ATS) mit einem jährlichen Kreiszuschuss i.H.v. 32.545,00 EUR betrieben. Eine Erhöhung der Förderung um 20 % beträgt 6.509,00 EUR p.a.. Der Träger ist zudem mit dem Hauptlos Suchtberatung beauftragt. Das Jugendamt beschäftigt aufgrund der Größe der Außenstelle Kaltenkirchen dort seit Jahren eine eigene Assistenzkraft in Teilzeit, die zurzeit auch gelegentlich für Aufgaben aus Henstedt-Ulzburg herangezogen wird.

3. Das Frontoffice im Familienbüro Bad Bramstedt wird von der therapiehilfe e.V. Hamburg mit einem jährlichen Kreiszuschuss i.H.v. 22.298,85 EUR betrieben. Eine Erhöhung der Förderung um 20 % beträgt 4.459,77 EUR p.a.. Der Träger ist zudem mit den Hauptlosen Erziehungsberatung und Suchtberatung beauftragt. Das Jugendamt hat keine Assistenzkraft in Bad Bramstedt. Mit der absehbaren Kapazitätserweiterung des Beratungs-standortes durch gemeinsamen Bezug eines Neubaus im II. Quartal 2019 wird eine Lösung des Assistenzbedarfs des Jugendamtes unumgänglich.

4. Das Frontoffice im Familienbüro Bornhöved wird von der therapiehilfe e.V. Hamburg mit einem jährlichen Kreiszuschuss i.H.v. 22.298,85 EUR (plus Mietzuschuss i.H.v. 7.619,90 EUR) betrieben. Eine Erhöhung der (Grund-) Förderung um 20 % beträgt 4.459,77 EUR p.a.. Der Träger ist zudem mit den Hauptlosen Erziehungsberatung und Suchtberatung beauftragt. Das Jugendamt hat bisher keine Assistenzkraft in Bornhöved. Der Standort erhält nach erfolgter zusätzlich Anmietung von Räumen im Alten Amtshaus durch Umverteilung kurzfristig mehr sozialpädagogisches Personal des Jugendamtes und macht verstärkt Assistenzbedarf geltend.

5. Im Planungsraum Ost mit den Außenstellen Bad Segeberg (Rosenstraße) und Wahlstedt ist es aufgrund der bekannten Standortproblematik bisher nicht gelungen, Büro- oder Hausgemeinschaften zwischen dem Jugendamt und Beratungsträgern zu begründen. Ein Frontoffice gibt es demzufolge  weder in Bad Segeberg noch in Wahlstedt. Allerdings sind in der Rosen-straße zwei Assistenzkräfte des Kreises tätig, davon eine in Vollzeit mit der Zentralfunktion „Registratur“ für alle Außenstellen des Jugendamtes.

3. Fazit

Ein vollständiger Einsatz der erhöhten Haushaltsmittel für Frontoffices ist vergaberechtskonform nicht möglich. Es können jährlich nur rund 20 TEUR von 115 TEUR dafür eingesetzt werden.

Rund 95 TEUR würden nicht für die ursprüngliche Absicht, die personelle Ausstattung der Beratungsstandorte mit Assistenzkräften zu verbessern eingesetzt werden können. Gleichzeitig besteht an selber Stelle ein zunehmender und im Detail noch nicht systematisch erfasster Assistenzbedarf der Außenstellen des Jugendamtes. Die für eine Analyse erforderlichen Orga-Kapazitäten standen bisher verwaltungsintern nicht zur Verfügung.

Der Jugendhilfeausschuss kann sich im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel die Lösung der Thematik zu eigen machen und vorantreiben. In diesem Interesse wird zur konkreten und stufenweisen Lösung der o.g. Vorschlag zur Beratung und Beschlussfassung durch den Jugendhilfeausschuss empfohlen.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

1.6   Der Kreis Segeberg entwickelt die Sozialraumorientierung fort.

1.7   Der Kreis Segeberg setzt sich für die Einrichtung und Vernetzung möglichst ortsnaher Beratungs- und Betreuungsangebote für alle Bevölkerungsgruppen ein

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: