Drucksache - DrS/2016/137

Beschlussvorschlag:

Der Sozialausschuss nimmt die in der Begründung zur Vorlage-Nr. DrS/2016/0034 – 001 dargestellten Ausführungen zur Vergabeart und die Zeitplanung für das erneute Ausschreibungsverfahren „Betrieb der Flüchtlingsunterkünfte des Kreises Segeberg und Betreuung der dort untergebrachten Personen“ zustimmend zur Kenntnis. Die Verwaltung wird gebeten, die Ausschreibung der Leistung als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen.

Sachverhalt:

Aufgrund der Beschlüsse des Hauptausschusses vom 18.02.2016 und des Sozialausschusses vom 25.02.2016 hat die Kreisverwaltung die Leistung „Betrieb der Flüchtlingsunterkünfte des Kreises Segeberg und Betreuung der dort untergebrachten Personen“ für die Unterkünfte in Schackendorf und in Rohlstorf OT Warder EU-weit offen ausgeschrieben. An diesem Verfahren haben sich sieben Anbieter beteiligt. Im Rahmen der Angebotseröffnung und -bewertung wurden Fehler in den Vergabeunterlagen ersichtlich, die so schwerwiegend waren, dass das Verfahren aufgehoben werden musste.

Neben der Beseitigung dieser Fehler und Klarstellungen in den Vergabeunterlagen, zu denen im aufgehobenen Verfahren Fragen aufgetaucht sind, werden im erneuten Verfahren die umfangreichen rechtlichen Änderungen, die zum 18.04.2016 in Kraft getreten sind, berücksichtigt. Sofern die Mitglieder des Sozialausschusses nähere Erläuterungen zu den Änderungen in den Vergabeunterlagen wünschen, können diese während der Sitzung vorgestellt werden. Dies müsste allerdings aus vergaberechtlichen Gründen unter Ausschluss der Öffentlichkeit erfolgen.

Nach der Reform des Vergaberechtes ist es nunmehr möglich, dass anstelle des offenen Verfahrens das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gewählt werden kann. Dabei werden zunächst mögliche Bewerber öffentlich EU-weit aufgefordert, sich um die Teilnahme an der Ausschreibung zu bewerben. Aus diesen Bewerbern wählt dann der Kreis Segeberg nach vorher festgelegten und bekannt gegebenen Kriterien die Teilnehmer an der Ausschreibung aus, d. h. lediglich diese dürfen ein Angebot für die Leistung vorlegen. Anschließend erfolgen dann getrennte Verhandlungen mit einer Anzahl von Anbietern, in denen die Angebote erörtert und ggf. nachgebessert werden können. Nach Abschluss der Verhandlungen erfolgt schließlich die Zuschlagserteilung.

Gegenüber dem offenen Verfahren hat das Verhandlungsverfahren den Vorteil, dass im direkten Gespräch mit den Anbietern gezielte Nachfragen zum eingereichten Konzept sowie zur Preiskalkulation gestellt werden können. Ferner kann festgestellt werden, ob die Vorstellungen des Kreises über die Umsetzung der ausgeschriebenen Leistung mit denen der Bewerber übereinstimmen. Der Anbieter kann dann im Anschluss ggf. sein Angebot nachbessern und evtl. zu einem niedrigeren Preis anbieten. Darüber hinaus kann bereits über evtl. Änderungswünsche im später ggf. abzuschließenden Vertrag verhandelt werden.

Das Verhandlungsverfahren hat allerdings erhöhte rechtliche Anforderungen, da bereits im Vorwege auch die Kriterien festgelegt werden müssen, nach denen die Bewerber ausgewählt werden, die überhaupt ein Angebot abgeben dürfen. Ferner muss vorab die Anzahl der Angebote festgelegt werden, über die verhandelt wird sowie die Entscheidungsgründe, nach denen diese ausgewählt werden.

Nach Ansicht der Kreisverwaltung überwiegen die Vorteile des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb die Nachteile, so dass dieses Verfahren gewählt werden sollte. Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen wird die Verwaltung nunmehr von der Kanzlei Heuking, Kühn, Lüer, Wojtek aus Hamburg unterstützt, mit der zwischenzeitlich ein Rahmenvertrag abgeschlossen worden ist.

Unter der Voraussetzung, dass der Sozialausschuss dem Verfahren zustimmt, ist folgender grober zeitlicher Ablauf vorgesehen:

28. KWBekanntmachung/ Aufforderung zur Teilnahme

32/33. KWFrist zur Abgabe der Teilnahmeanträge/Auswertung/Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes/Frist zur Angebotsabgabe

34. und 35. KWVerhandlungen mit den Bietern

36. KWAufforderung zur Abgabe eines finalen Angebotes

37. KWVergabekommission

41. KWBeschlussfassung des Kreistages über die Zuschlagserteilung

Die Zeitplanung berücksichtigt neben den gesetzlichen Fristen die Belange des Kreises Segeberg und der Bewerber sowie die Zeiten der Sommerferien. Der Vertrag mit dem erfolgreichen Bewerber soll mit Wirkung zum 01.11.2016 abgeschlossen werden.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: