Was passiert eigentlich mit Unterlagen, wenn sie aus dem Büro verschwinden – und im Archiv landen?

Wer denkt, sie landen langfristig einfach in einem Kellerregal, liegt falsch. Dahinter steckt ein sorgfältig geplanter Weg mit vielen kleinen Schritten – und mit dem Ziel, Informationen dauerhaft für die Zukunft zu sichern. In diesem Beitrag zeige ich, wie aus einer Akte eine Archivalie wird.

Wie alles beginnt

Die Reise ins Archiv beginnt meist mit einem Anruf oder einer E-Mail aus der Verwaltung: "Wir haben Akten, die wir nicht mehr benötigen – könnten die vielleicht ins Archiv?"

Bevor jedoch Kisten gepackt werden, steht eine wichtige Frage im Raum: Sind die Unterlagen archivwürdig?

Nicht alles, was alt ist, muss dauerhaft aufbewahrt werden. Manche Vorgänge verlieren mit Ablauf gesetzlicher Fristen ihre Bedeutung. Andere hingegen sind unverzichtbar – etwa Kreistagsprotokolle, Haushaltspläne, Dokumente der Bauaufsicht oder Unterlagen aus dem Büro des Landrates.

Der Weg ins Magazin

Wenn feststeht, dass Akten übernommen werden, beginnt die praktische Arbeit. Die Unterlagen werden ins Archiv gebracht, gesichtet und geprüft.

In einem internen Verzeichnis wird festgehalten, wer was wann abgegeben hat, wie viele Einheiten übergeben wurden und welchen Umfang die Übernahme hat.

Dann erhält jede Einheit eine Signatur, also ein eindeutiges Kennzeichen, das Auskunft über die Herkunft, also die sogenannte Provenienz, gibt, und wird damit einem Bestand zugeordnet. Im Archivinformationssystem werden weiterführende Information erfasst, etwa zur Entstehung, zum Inhalt und zum zeitlichen Rahmen. Diese Beschreibung ist unerlässlich, damit die Unterlagen später gezielt recherchiert und genutzt werden können.

Zum Schluss werden die Unterlagen in säurefreie Archivkartons umgepackt.

Sind all diese Schritte abgeschlossen, wandert die Archivbox ins Magazin. Ihr Standort wird registriert und damit ist sie langfristig gesichert und auffindbar.

Warum das wichtig ist

Archivarbeit ist unsichtbar – bis man sie braucht. Wenn eine Frage zur Verwaltungsgeschichte auftaucht, ein Jubiläum ansteht oder ein rechtlicher Nachweis erforderlich ist, kann eine sauber erschlossene Akte Gold wert sein.

Deshalb ist der Prozess von der Abgabe bis zur Archivierung nicht nur Ordnung, sondern Vorsorge für morgen. Und oft ist er auch ein kleiner Schatz: In alltäglichen Verwaltungsakten finden sich erstaunliche Einblicke in politische Entscheidungen, gesellschaftliche Entwicklungen – und manchmal ganz persönliche Geschichten.

Sie arbeiten in der Kreisverwaltung oder haben interessante nichtamtliche Dokumente?

Bitte kommen Sie auf uns zu, sobald Sie Materialien haben, die Sie nicht mehr benötigen – etwa Akten, Fotos, Pläne oder andere Dokumente. Wir prüfen, ob sie archivwürdig sind, und entscheiden über ihre dauerhafte Aufbewahrung.

Gern unterstützen wir Sie bei Fragen zur Abgabe von Unterlagen und erläutern das weitere Vorgehen.

Zum Kreisarchiv

Kreis Segeberg. Zum 21. Mal haben sich die Archivar*innen aus dem Kreisgebiet getroffen, um sich zu vernetzen, auszutauschen und gemeinsam Ideen für die künftige Arbeit zu entwickeln. Gastgeberin war Kreisarchivarin Ina Czub, die zahlreiche haupt- und ehrenamtlich Engagierte aus Stadt-, Amts- und Gemeindearchiven im Kreisgebiet begrüßen durfte.

Bedürfnisse der Archive

Im Mittelpunkt stand die Frage: Wie können die künftigen Treffen noch gezielter an den Bedürfnissen der Archive im Kreis ausgerichtet werden? Nach einer persönlichen Vorstellungsrunde entwickelten die Teilnehmer*innen in Kleingruppen Impulse, Wünsche und konkrete Vorschläge – nicht nur zu Themen und Formaten, sondern auch zur generellen Ausrichtung der Veranstaltungen. Die Ergebnisse wurden auf Flipcharts festgehalten, im Plenum diskutiert und anschließend priorisiert. So entstand - getragen von allen Beteiligten - ein Fahrplan für die kommenden Treffen.

Zusammen unterstützen, arbeiten und netzwerken

Wie wichtig die Zusammenarbeit der Archive ist, zeigte beispielhaft das Thema Notfallmanagement. Kreisarchivarin Ina Czub: "Gerade für kleine, oft ehrenamtlich betriebene Archive stellen sich hier viele Fragen, wie man die unterschiedlichen Kulturgüter zum Beispiel vor Bränden, Diebstahl oder eindringendem Wasser am besten schützt. Zwar ist eine formale Beteiligung an den entstehenden Notfallverbünden in Schleswig-Holstein nicht immer möglich. Der Informations- und Beratungsbedarf ist dennoch groß. Das Kreisarchiv wird diesen Bedarf aufnehmen und in künftige Unterstützungsangebote einfließen lassen."

Frischer Wind im digitalen Bereich

Das Kreisarchiv stellte eine bereits eingerichtete Cloud-Lösung vor. Hiermit ist es ab sofort möglich, dass die Archive effizient und unkompliziert miteinander Informationen, Daten und Dokumente austauschen. Ein Gewinn für alle – besonders im Hinblick auf einen vernetzten, niedrigschwelligen Wissenstransfer.

"Wir müssen außerdem sichtbarer werden", so Kreisarchivarin Ina Czub. "Hier spielt die Digitalisierung eine große Rolle." Künftig werden die Archive im Geoportal des Kreises Segeberg angezeigt. Ab Herbst 2025 können dort – neben anderen sozialen und kulturellen Einrichtungen – auch die Archive mit ihren Standorten und Kontaktdaten recherchiert werden. Ina Czub: "Damit rücken sie näher an die Öffentlichkeit und erhalten eine Bühne, die ihrer Bedeutung für das historische Gedächtnis des Kreises gerecht wird."

Digitaler Knotenpunkt soll zukünftig ein gemeinsamer Webauftritt auf der Homepage des Kreises (www.segeberg.de/archiv) werden – mitsamt Informationen zu Beständen, Projekten und Kontaktmöglichkeiten.

Nachwuchs im Ehrenamt gesucht

Kreisarchivarin Ina Czub zieht über das 21. Treffen der Archivar*innen im Kreis Segeberg ein sehr positives Fazit und blickt optimistisch nach vorn: "Um geschichtsinteressierte Bürger*innen besser zu erreichen und Kreisgeschichte erfahrbar zu machen, müssen die Archive stärker beworben werden. Offene Veranstaltungen und gezielte Öffentlichkeitsarbeit können helfen, neue Ehrenamtliche zu gewinnen, insbesondere für die oft allein vom Ehrenamt getragenen Gemeindearchive. Die Herausforderung, auch jüngere Menschen für das Archivwesen zu begeistern, bleibt dabei ein zentraler Arbeitsauftrag. Das 21. Archivtreffen war geprägt von Offenheit, Ideenreichtum und der spürbaren Motivation, das Archivwesen im Kreis Segeberg gemeinsam voranzubringen. Ein gelungener Auftakt für neue Wege – digital, kooperativ und zukunftsorientiert. Ein großer Dank geht an alle Teilnehmer*innen!"

Ina Czub freut sich auf die weitere Zusammenarbeit und lädt alle Interessierten und vielleicht zukünftigen Ehrenamtler*innen dazu ein, die Kreisarchivseite zu besuchen und mit ihr Kontakt aufzunehmen.

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