19.09.2025: Newsletter des Kreisarchivs: Vom Büro in die Box
Was passiert eigentlich mit Unterlagen, wenn sie aus dem Büro verschwinden – und im Archiv landen?
Wer denkt, sie landen langfristig einfach in einem Kellerregal, liegt falsch. Dahinter steckt ein sorgfältig geplanter Weg mit vielen kleinen Schritten – und mit dem Ziel, Informationen dauerhaft für die Zukunft zu sichern. In diesem Beitrag zeige ich, wie aus einer Akte eine Archivalie wird.
Wie alles beginnt
Die Reise ins Archiv beginnt meist mit einem Anruf oder einer E-Mail aus der Verwaltung: "Wir haben Akten, die wir nicht mehr benötigen – könnten die vielleicht ins Archiv?"
Bevor jedoch Kisten gepackt werden, steht eine wichtige Frage im Raum: Sind die Unterlagen archivwürdig?
Nicht alles, was alt ist, muss dauerhaft aufbewahrt werden. Manche Vorgänge verlieren mit Ablauf gesetzlicher Fristen ihre Bedeutung. Andere hingegen sind unverzichtbar – etwa Kreistagsprotokolle, Haushaltspläne, Dokumente der Bauaufsicht oder Unterlagen aus dem Büro des Landrates.
Der Weg ins Magazin
Wenn feststeht, dass Akten übernommen werden, beginnt die praktische Arbeit. Die Unterlagen werden ins Archiv gebracht, gesichtet und geprüft.
In einem internen Verzeichnis wird festgehalten, wer was wann abgegeben hat, wie viele Einheiten übergeben wurden und welchen Umfang die Übernahme hat.
Dann erhält jede Einheit eine Signatur, also ein eindeutiges Kennzeichen, das Auskunft über die Herkunft, also die sogenannte Provenienz, gibt, und wird damit einem Bestand zugeordnet. Im Archivinformationssystem werden weiterführende Information erfasst, etwa zur Entstehung, zum Inhalt und zum zeitlichen Rahmen. Diese Beschreibung ist unerlässlich, damit die Unterlagen später gezielt recherchiert und genutzt werden können.
Zum Schluss werden die Unterlagen in säurefreie Archivkartons umgepackt.
Sind all diese Schritte abgeschlossen, wandert die Archivbox ins Magazin. Ihr Standort wird registriert und damit ist sie langfristig gesichert und auffindbar.
Warum das wichtig ist
Archivarbeit ist unsichtbar – bis man sie braucht. Wenn eine Frage zur Verwaltungsgeschichte auftaucht, ein Jubiläum ansteht oder ein rechtlicher Nachweis erforderlich ist, kann eine sauber erschlossene Akte Gold wert sein.
Deshalb ist der Prozess von der Abgabe bis zur Archivierung nicht nur Ordnung, sondern Vorsorge für morgen. Und oft ist er auch ein kleiner Schatz: In alltäglichen Verwaltungsakten finden sich erstaunliche Einblicke in politische Entscheidungen, gesellschaftliche Entwicklungen – und manchmal ganz persönliche Geschichten.
Sie arbeiten in der Kreisverwaltung oder haben interessante nichtamtliche Dokumente?
Bitte kommen Sie auf uns zu, sobald Sie Materialien haben, die Sie nicht mehr benötigen – etwa Akten, Fotos, Pläne oder andere Dokumente. Wir prüfen, ob sie archivwürdig sind, und entscheiden über ihre dauerhafte Aufbewahrung.
Gern unterstützen wir Sie bei Fragen zur Abgabe von Unterlagen und erläutern das weitere Vorgehen.