Drucksache - DrS/2011/084

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag die Stellungnahme zur Beschlussfassung.

Sachverhalt:

Zu den vom Landesrechnungshof geprüften Themenfeldern gehörten u.a. die Finanzlage (Seiten 36 bis 63 der Prüfungsmitteilung) sowie die Umsetzung der Doppik (Seiten 155 bis 166 der Prüfungsmitteilung).

Zu einigen Feststellungen empfiehlt die Verwaltung folgende Stellungnahme:

Finanzlage

Ziffer 1.2 Das Maß für die eigene Stärke – die strukturelle Innenfinanzierung

Auf der Seite 39 heißt es, „In den Kreisen Segeberg und Stormarn sind die fremden Finanzmittel (vgl. § 14 GemHVO-Doppik) Bestandteil des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit. Für die vorstehende Betrachtung sind diese Mittel aus dem Zahlungssaldo herausgerechnet worden. Den beiden Kreisen wird empfohlen, die fremden Gelder separat in der Finanzrechnung nachzuweisen, denn sie stellen keine Eigenmittel der Kreise dar.“

Beim Kreis Segeberg sind die Ein- bzw. Auszahlungskonten für die fremden Finanzmittel den Kontenklassen der sonstigen Ein- bzw. sonstigen Auszahlungen zugeordnet, da gem. den Erläuterungen zu § 14 GemHVO-Doppik die Fremden Finanzmittel in der Finanzrechnung zu berücksichtigen sind.

Der LRH wünscht, dass die fremden Finanzmittel nicht Bestandteil des Saldos aus laufender Verwaltungstätigkeit sein sollen. Dies wird vom Kreis Segeberg begrüßt, allerdings ist es nicht geregelt, an welcher Stelle die fremden Finanzmittel im gesetzlich vorgeschriebenen Muster für die Finanzrechnung auszuweisen sind. Die fremden Finanzmittel stellen zwar keine Eigenmittel des Kreises dar, berühren aber die Liquidität des Kreises ggf. mit Auswirkungen auf den Kassenkredit und gehören deshalb zwingend in die Finanzrechnung.

Auf Arbeitskreisebene im Innenministerium Schleswig-Holstein wurde dieser Änderungsbedarf bereits im Sommer letzten Jahres festgestellt. Bei der nächsten Anpassung der Ausführungsanweisung zur GemHVO-Doppik soll das amtliche Muster für die Finanzrechnung in diesem Punkt geändert werden. Solange das nicht geschehen ist, ist der Kreis Segeberg gehalten, die bisherigen Muster zur Finanzrechnung anzuwenden.

Im Lagebericht zu den Jahresabschlüssen 2008 und 2009 hat die Verwaltung auf die jeweiligen Dimensionen an Ein- und Auszahlungen für die fremden Finanzmittel hingewiesen. Dies wird auch in den kommenden Lageberichten erfolgen, solange das amtliche Muster für die Finanzrechnung nicht durch den Verordnungsgeber angepasst ist.

Ziffer 1.7 Die Schulden verengen die finanziellen Gestaltungsspielräume

Ab der Seite 52 unten stellt der Landesrechnungshof heraus, dass der Kreis Segeberg im Vergleich mit den Kreisen Stormarn und Herzogtum-Lauenburg trotz Derivateeinsatz keinen  bzw. kaum Zinsvorteile im Prüfungszeitraum generieren konnte.

Hierzu ist anzumerken, dass der Kreis Segeberg den Einsatz von Zinsderivaten in erster Linie beschlossen hat, um Zinsänderungsrisiken auszuschließen und einen finanziell verkraftbaren durchschnittlichen Zinssatz abzusichern. Dies waren die Ziele, die für den bisherigen Abschluss von Derivatgeschäften zu berücksichtigen waren. Dass damit keine Möglichkeit bestand, von den historisch tiefen Zinskonditionen zu profitieren, wurde in den Gremiensitzungen thematisiert und erörtert. Außerdem ist festzuhalten, dass jedes einzelne Derivatgeschäft auf der Grundlage der aktuellen Zinsmeinung geprüft wird. Seit 2006 gab es einige Derivatabschlüsse auf der Basis der Erwartung steigender Zinsen.

Daneben greift der LRH das Thema Beratervertrag auf und kritisiert, dass der Kreis Segeberg sich vertraglich verpflichtet hatte, nur bei dieser Bank Derivatgeschäfte – ohne Ausschreibung – abzuschließen.

Während der Prüfungsphase hatte die Verwaltung den LRH bereits darauf hingewiesen, dass dieser Umstand nur für die Laufzeit des ersten Beratungsvertrages bis November 2009 galt. Seit Dezember 2009 wurde im Rahmen der Verlängerung von Beratungsleistungen die künftige Ausschreibungspflicht von Derivatgeschäften geregelt.

Ziffer 1.8 Einzelfeststellungen zum Derivate-Einsatz

Auf den Seiten 54 und 55 behandelt der LRH einzelne Derivatgeschäfte. Bei einem der Geschäfte kritisiert er die fehlende Kongruenz.

Es trifft zu, dass die Absicherungszeiträume nicht übereinstimmen. Allerdings vergleicht der LRH in dem vorliegenden Fall den Abrechnungszeitraum des Grundgeschäftes vom 01.10. – 31.12. nur mit der Collar-Abrechnung für den Zeitraum 28.11. – 27.02., die keine Ausgleichszahlung enthielt. Zu berücksichtigen ist jedoch auch die vorherige Collar-Abrechnung für den Zeitraum 29.08. – 28.11.2008. Für die Monate Oktober und November sind Ausgleichszahlungen in Höhe von 3.200 EUR geflossen, die dem vom LRH errechneten Verlust von 6.600 EUR gegenüberzustellen sind. Insgesamt betrachtet hat sich die fehlende Kongruenz in diesem Fall auch über einen längeren Zeitraum zu Gunsten des Kreises ausgewirkt, so dass über die Gesamtlaufzeit vermutlich keine Zinsmehrbelastung entsteht.

Bei künftigen Derivatabschlüssen wird der Kreis Segeberg  auf die Einhaltung der Kongruenz zwischen Grund- und Derivatgeschäft achten.

Ziffer 1.9 Überblick behalten auch bei den Schulden

Im ersten Absatz kritisiert der Landesrechnungshof, dass der Kreis Segeberg die Zinsabgrenzungsbeträge unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ nachweist und damit gegen die Bilanzgliederungsvorschriften des § 48 GemHVO-Doppik verstößt.

Der Kreis teilt die Auffassung des Landesrechnungshofes an dieser Stelle nicht. Die vom LRH zitierten Zuordnungsregeln beziehen sich auf das HGB. Hier heißt die entsprechende Bilanzposition „C 2 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“, wozu auch die noch nicht bezahlten Zinsen zählen.

Im Unterschied dazu heißt die Bilanzposition im Gemeindehaushaltsrecht „4.2 Verbindlichkeiten aus Krediten für Investitionen“. Nach § 41 Abs. 6 GemHVO Doppik sind Verbindlichkeiten zu ihrem Erfüllungsbetrag anzusetzen, bei Geldleistungsverpflichtungen ist das der Rückzahlungsbetrag. Um gegen diesen Bewertungsgrundsatz nicht zu verstoßen, rechnet der Kreis die Zinsen nicht zu den Kreditverbindlichkeiten unter Ziff. 4.2, sondern zu den sonstigen Verbindlichkeiten, unter denen die abgegrenzten Zinsen auf einem gesonderten Konto nachgewiesen werden.

Diese Verfahrensweise trägt auch dem Grundsatz der Haushaltsklarheit Rechnung, da der Schuldenstand jederzeit ohne weiteres aus der Bilanz abgelesen werden kann. Anderenfalls besteht die Gefahr von Fehlern, wie der LRH es bei einem anderen Kreis festgestellt hat.

Ziffer 1.9.2 Veränderungen der Rückstellungen im Auge behalten

Der LRH bittet darum, in künftigen Haushaltsvorberichten den voraussichtlichen Stand der Rückstellungen nach verbesserter Abstimmung mit den Fachdiensten abzubilden.

Der festgestellten Diskrepanz zwischen den Angaben aus dem Fachdienst und der Darstellung im Vorbericht lag ein Missverständnis zugrunde. Derlei Missverständnisse werden künftig ausgeschlossen.

Umsetzung der Doppik

Ziffer 7.2.1 Unterschiedliche Organisation der Buchhaltung

Wie im Prüfbericht (Seite 156) erläutert, beabsichtigt der Kreis Segeberg die Geschäftsbuchhal­tung komplett zu zentralisieren. Dies war seit Einführung der Doppik vorgesehen. In 2011 soll der nächste Schritt zur Zentralisierung umgesetzt werden.

Ziffer 7.2.2 Verantwortung wahrnehmen

Der Kreis Segeberg stimmt dem LRH zu, dass es sinnvoll ist, zur Sicherung der Ord­nungsmäßigkeit und Verlässlichkeit zusätzlich zur Kontrolle durch den Anordnungs­berechtigten eine verbindliche Prüfungsroutine für die  „Buchungsvorschläge“ vorzu­nehmen. Aufgrund der Erstellung der ersten Jahresabschlüsse haben sich erste Er­kenntnisse über sinnvolle Prüfungsroutinen ergeben, die zukünftig als regelmäßige Stichprobenprüfungen durchgeführt werden sollen. Hierzu ist ein Prüfungsablauf noch zu erarbeiten.

Ziffer 7.2.5 Vermeidbare Mehrarbeit durch fehlende Forderungserfassung

Der Kreis Segeberg hat in seiner Dienstanweisung über die Finanz- und Geschäftsbuchhaltung geregelt, dass die Annahmeanordnungen grundsätzlich unmittelbar bei Festsetzung der Forderung gefertigt werden müssen, um Mehraufwand in der Finanzbuchhaltung zu vermeiden. Auf die rechtzeitige Fertigung von Anordnung wird regelmäßig per Rundschreiben oder in Führungsbesprechungen hingewiesen.

Ziffer 7.3.1 Ungeprüfte Finanzsoftware und weitestgehend kein Freigabeverfahren

Das Freigabeverfahren der Finanzsoftware wurde beim Kreis Segeberg im Sommer 2011 abgeschlossen.

Darüber hinaus haben sich der Fachdienst Informations- und Kommunikationsmanagement und der Fachdienst Finanzen auf einen Ablauf zum Freigabeverfahren bei jedem Versionswechsel der Fi­nanzsoftware verständigt.

Ziffer 7.3.3 Kamerale Vorverfahren an doppische Erfordernisse anpassen

Es ist das Ziel des Kreises Segeberg, möglichst viele Vorverfahren an die Finanz­software per Schnittstelle anzubinden. Wie vom LRH geschildert, erweist es sich als relativ zeitaufwendig, bis eine Schnittstelle funktionsfähig ist. Es wird bereits versucht mit anderen Kreisen, die die gleiche Finanzsoftware einsetzen gemeinsam Schnittstellen zu erarbeiten.

Ziffer 7.4 Internes Kontrollsystem einführen

Beim Kreis Segeberg ist geplant ein Führungsinformationssystem aufzubauen. In diesem Zusammenhang plant der Kreis Segeberg auch den Aufbau eines internen Kontrollsystems.

Ziffer 7.6.3 periodenfremde Erträge und Aufwendungen richtig zuordnen

Beim Kreis Segeberg wurden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben keine Konten für periodenfremde Erträge oder Aufwendungen eingerichtet, d.h. perioden­fremde Buchungen werden bei den sachlich zugehörigen Konten im laufenden Jahr gebucht.

Außerordentliche Geschäftsvorfälle werden auf den gesetzlich vorgegebenen Konten gebucht.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: