Drucksache - DrS/2011/082

Beschlussvorschlag:

1. Der Hauptausschuss stimmt der Stellungnahme der Verwaltung zur Prüfungsmitteilung 1647/2010 des Landesrechnungshofes – bezogen auf die IT-Kooperation – zu.
2. In der Konsequenz empfiehlt der Hauptausschuss dem Kreistag, seinen Beschluss vom 25.03.2011 zur IT-Kooperation der Kreise Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg aufzuheben.

Sachverhalt:

14.7.7 – Geplanter IT-Zweckverband der Kreise Herzogtum Lauenburg,

Stormarn und Segeberg – S. 336 ff.

Die Kommunen setzen in ihrer Verwaltung Informationstechnik ein, um ihre Aufgaben rechtskonform und wirtschaftlich zu erfüllen. Eine funktionierende kommunale Informationstechnik ist Voraussetzung, um die kommunalen Verwaltungsaufgaben mit der erforderlichen und angemessenen Prozesssicherheit gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern sowie anderen Trägern der Verwaltung erfüllen zu können.

Die rechtlichen Vorgaben der Wirtschaftlichkeit und der Rechtskonformität erfordern eine definierte IT-Konzeption für die Gestaltung der IT-Infrastruktur. Die kommunale IT wird nach Prüfung der Wirtschaftlichkeit und nach einer rechtlichen und sicherheitstechnischen Freigabe auf der Grundlage eines IT- und eines Sicherheitskonzeptes geplant und betrieben. Planung und Betrieb der IT-Infrastruktur sind Aufgaben der für die IT zuständigen Organisationseinheit. Sie ist aktiv an der Prozessgestaltung zu beteiligen und koordiniert auf dieser Basis die funktionalen Anforderungen der Anwender. Die Leistungsfähigkeit der IT-Konzeption hängt von der korrekten Festlegung und der Koordination der fachlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen in definierten Verfahren (Prozesssteuerung) ab. Eine IT-Infrastruktur wird i. d. R. umso wirtschaftlicher und sicherer betrieben, je einheitlicher ihre technischen Komponenten (Server, Clients, Netze etc.), Dienste (E-Mail, Internet etc.) und fachlichen Anwendungen aufgebaut sind. Zur Absicherung einer funktionsfähigen IT-Infrastruktur bedarf es definierter Zuständigkeiten und Verfahren der Revision, die durch ein Datenschutz- und Sicherheitsmanagement erbracht werden.

Vor diesem Hintergrund sind in den letzten 25 Jahren die IT-Infrastrukturen und die damit verbundenen Aufgaben in den Kreisen unterschiedlich gewachsen und aufgebaut.

Eine hinreichend wirksame Unterstützung der Verwaltungsaufgaben durch IT setzt vielfach eine Vernetzung zwischen den einzelnen Trägern der öffentlichen Verwaltung voraus. Diese Anforderung ist überaus anspruchsvoll, denn die elektronische Kommunikation zwischen (unterschiedlichen) Verfahren unterschiedlicher Verwaltungsträger bedarf einer kommunalen Gesamtkonzeption, in der die für die verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit erforderlichen Standards und Basisdienste festgelegt werden.

Nichtsdestotrotz können viele, insbesondere neue Aufgabenstellungen von einer einzelnen kleinen Kommune, aber auch teilweise von einer großen Kreisverwaltung nur noch schwer erfüllt werden. Die wachsenden Aufgaben der Kommunen, die vermehrten Anforderungen nach informationstechnischer Abbildung von Verwaltungsprozessen, die steigende Komplexität der Informationstechnik und die gestiegenen Erwartungen kostengünstiger Verwaltungsleistungen machen in Zukunft vermehrt verwaltungsübergreifende Kooperationen erforderlich. Die kommunale IT unterstützt die Erfüllung der Aufgaben der Selbstverwaltung der Kommunen ebenso wie sie die Erfüllung der gesetzlich übertragenen Aufgaben nach Weisung sowie der Aufgaben als untere Landesbehörden ermöglicht. In den letzten beiden Fällen können sich besondere fachliche Anforderungen aus gesetzlichen Bestimmungen des Bundes und des Landes ergeben, die von der kommunalen IT umzusetzen sind. (Beispiele: Anforderungen an Statistik [Umweltverwaltung etc.],Verpflichtungen zum Datenaustausch [Rückmeldeverfahren, Polizeiauskunftsverfahren etc.]). Für derartige Anforderungen müssen die erforderlichen Datenformate, Schnittstellen sowie Prozesse eindeutig festgelegt sein, um eine reibungslose Kommunikation schnell und effizient innerhalb der Verwaltungen auf unterschiedlichen Ebenen zu ermöglichen. Die Abstimmung muss einerseits zwischen den Kommunen und andererseits zwischen den Trägern der Landes- bzw. der Bundesverwaltung erfolgen, mit denen Daten ausgetauscht werden sollen.

Die Einführung verwaltungsübergreifender Prozesse, wie sie u. a. durch die EU-DLR erforderlich wurden, steigert auch die Anforderungen an die Informations- und Kommunikationstechnik. So müssen z. B. der elektronische Zugang von Dokumenten oder Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar und unabstreitbar automatisch dokumentiert werden. Da alle am jeweiligen Prozess beteiligten Einrichtungen bzw. Personen Zugriff auf diese Informationen benötigen und der Betrieb der hierfür benötigten Komponenten spezielles Know How und erheblichen Aufwand erfordert, ist der Betrieb solcher Komponenten weder wirtschaftlich noch technisch sinnvoll in jeder einzelnen Kommunalverwaltung möglich. Daher sollen und werden solche Basisdienste für die IT-Unterstützung für verwaltungsübergreifende Prozesse entsprechend der kooperativen kommunalen IT-Strategie der Kommunen Schleswig-Holsteins gemeinsam genutzt und ggf. betrieben werden. Aus einer gemeinsamen Nutzung bzw. einem gemeinsamen Betrieb der Basisdienste ergeben sich eine Vielzahl von rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen, die für alle Kommunen verbindlich geklärt werden müssen. Dieses kann nur in einer gemeinsamen verwaltungsübergreifenden IT-Organisation wie z.B. dem KomFIT (Kommunales Forum für Informationstechnik) erfolgen.

Der Aufbau, der Betrieb und die Nutzung gemeinsamer Basisdienste entsprechend einer kooperativen kommunalen IT-Strategie für die Kommunen in Schleswig-Holstein sowie die Entwicklung gemeinsamer kommunaler IT- Konzepte werden ohne den Einsatz erheblicher finanzieller Mittel nicht möglich sein. Diese sind in den einzelnen Verwaltungen nur schwer aufzubringen. Diese Aussage stützt sich insbesondere auf die Erfahrungen des KomFIT mit der Entwicklung von verwaltungsübergreifenden Konzepten und deren Umsetzung sowie den aktuellen Erfahrungen beim Aufbau und der Erweiterung der Clearingstelle für das Meldewesen oder die Einrichtung des EAP (einheitlicher Ansprechpartner/EU-DLR). Die hohen Entwicklungs- und Einführungskosten, die während eines relativ kurzen Zeitraums auflaufen, lassen sich, auch wenn die Gesamtmaßnahme für alle Beteiligten wirtschaftlich ist, nicht (nur) auf die nutzenden Kommunen umlegen. Gerade bei Komponenten, die auf freiwilliger Basis genutzt werden können, würde eine solche Umlage dieser Kosten die Akzeptanz bei den Kommunen erheblich reduzieren.

Daher werden dort i. d. R. KIF-Mittel, Fördermittel aus dem Konjunkturpaket 2 und Mittel des Landes zur IT-Harmonisierung für die Entwicklung und für eine Aufbauphase eingesetzt. Die dann deutlich geringeren laufenden Kosten sollen dann von den nutzenden Verwaltungen getragen werden. Auch künftig besteht der Bedarf, die Entwicklung von Konzepten sowie die Aufbauphasen gemeinsamer Komponenten finanziell so zu unterstützen, dass die einzelne Kommunalverwaltung nicht mit Kosten belastet wird.

Die LeiterInnen der zentralen Steuerung und die IT-LeiterInnen der Kreise in Schleswig-Holstein haben sich im Februar 2010 übereinstimmend dahin gehend geeinigt, dass sie zukünftig vor dem Hintergrund verwaltungsübergreifender Vorgaben von EU, Bund und Land sowie dem demografischen Wandel enger zusammenarbeiten und ggf. Fachverfahren und Infrastrukturen gemeinsam betreiben wollen. (vgl. Anlage 1 Ergebnisbericht IT-Strategieworkshop am 22. und 23.02.2010 in Sankelmark, erstellt durch das Beratungsunternehmen Petersen + Co GmbH, Tangstedt, im März 2010.)

Bei der Vorbereitung einer gemeinsamen IT-Kooperation der Kreise Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg sind o.a. Punkte zu berücksichtigen.

Die Umsetzung solch einer Kooperation ist  ein langfristiger und vorerst auch kostenintensiverer Prozess mit einem evtl. höheren Verwaltungsaufwand bei gleichzeitig sinkender Flexibilität. Die Fachdienste sind zusätzlich zu den IT-Leitern hinsichtlich Harmonisierung der Fachanwendungen zu verpflichten.

Im Rahmen der Untersuchung zur IT-Kooperation der drei Kreise von 2008-2010 wurde durch den Berater festgestellt, dass die Kreise mit ihren unterschiedlichen Schwerpunkten sehr gut aufgestellt sind. Weiterhin wurde festgestellt, dass jeder IT-Bereich ein Einsparpotential hat und dieses für sich selbst erreichen kann.

Das höchste Einsparpotential wird erreicht, wenn das Hauptaugenmerk auf alle Sachkosten inkl. Betreuung, Updates, Ausfallsicherheit etc. gerichtet wird.

Vor diesem Hintergrund ist beim IuK (Informations- und Kommunikationsmanagement) des Kreises Segeberg neue Technik angeschafft worden, die diese Merkmale erfüllt.

Es werden in den drei Verwaltungen jeweils bis zu 84 Fachanwendungen und -module betreut.

Aufgrund der umfangreichen Heterogenität und fehlenden Mandantenfähigkeit bedeutet dies, dass neben der Hardware auch die Fachanwendungen zu harmonisieren sind. Es entstünde also vorerst hoher Investitionsbedarf für neue Software und gemeinsame Infrastruktur (z.B. Leitungen).

Dass das IuK der Kreise zum Teil auch für die kreisangehörigen Kommunen tätig ist, ist gleichfalls zu berücksichtigen.

Die Kreisverwaltung Segeberg stellt ihren kreisangehörigen Kommunen folgende Leistungen zur Verfügung:

• WebGIS-System für alle Kommunen außer die Stadt Bad Segeberg und das Amt Bad Bramstedt-Land
• EMail-Funktionalität für das Amt Trave-Land
• Kreisnetzinfrastruktur (zentrale Komponenten) für alle Kommunen
• Kommunikationsbeauftragter Landesnetz und DOI-Netz
• Kfz-Zulassungsleistungen für Bürgerbüros in Henstedt-Ulzburg und beim Amt Bad Bramstedt-Land
• Betrieb Jugendamtsverfahren Info51 für die Stadt Norderstedt
• Betrieb Internetportal inkl. Hosting und Support für die Stadt Bad Segeberg, das Amt Kisdorf und die Stadt Bad Bramstedt.

Aufgrund unterschiedlicher Auffassungen zur weiteren Vorgehensweise erfolgte bis dato keine Gründung eines IT-Zweckverbandes der Kreise Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg.

Nichtsdestotrotz werden Kooperationen und Zusammenarbeiten durch die Landrätin und den Fachdienst IuK des Kreises Segeberg auf interkommunaler und Landesebene in Schleswig-Holstein vorangetrieben bzw. entsprechende personellen Ressourcen eingebracht.

Hier werden mehr Vorteile und längerfristig eine höhere Wirtschaftlichkeit gesehen als in Kreiskooperationen mit der damit verbundenen kompletten Umstrukturierung der IT-Landschaften und Fachanwendungen.

Neue Prozesse und IT-Infrastrukturen können von vornherein abgestimmt und einen schnelleren Nutzen und Mehrwert für alle Kommunen und das Land bringen.

Gemeinsame Projekte wie die EU-DLR, der Zuständigkeitsfinder, Kooperationsplattformen (SHonSh), die Machbarkeitsstudie D115, Bauleitplanung Online, der Austausch von Daten über das EGVP (elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) zeigen entsprechende Mehrwerte auf.

Auch zukünftige Dienste wie De-Mail sollen gemeinsam angegangen werden.

Damit sich nicht jede einzelne Verwaltung dafür eine entsprechende IT-Infrastruktur aufbauen muss und das „Rad jeweils neu erfindet“, sollen und werden Dienste von Dataport bzw. dem zukünftigen gemeinsamen Kommunalunternehmen genutzt.

Die Verwaltungen und das Land haben sich über die Vereinbarung zu IT-Harmonisierung (vgl. Anlage 2) zu einer Zusammenarbeit verpflichtet.

Auch wenn das grundsätzliche Ziel der Verwaltungsentwicklung der Abbau von Aufgaben ist, stehen die Kommunen de facto erst einmal vor der Herausforderung, komplexere und zahlreichere Aufgaben mit weniger Ressourcen (Geld und Personal) und kürzerer Vorlaufzeit erledigen zu müssen. Eine solche Anforderung kann durch Kooperationen von Kommunen geschultert werden.

Kooperationen ermöglichen Kommunen eine wirtschaftliche Aufgabenerledigung unter Wahrung ihrer verfassungsrechtlich garantierten Selbstverwaltung. Ein verstärkter Einsatz von E-Government und IT kann die Wirtschaftlichkeit der Verwaltungen und die Nutzung der vorhandenen Personalressourcen verbessern. Kooperationen zwischen Kommunen sind jedoch aufgrund der heterogenen IT-Landschaft unter wirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten bisher teilweise nur aufwändig und mit hoher Vorlaufzeit realisierbar.

Als Beitrag zur Überwindung dieser Hürden setzt das Bild des „Kommunalen Kooperationsraumes“ an. Er soll ermöglichen, vor dem Hintergrund eines nur allgemeinen Zielbildes, je nach Ausgangs- und Bedarfslage in unterschiedlichen Geschwindigkeiten die informationstechnischen Voraussetzungen für Kooperationen zu beschreiben und schrittweise zu ermöglichen. Konkret besteht der Kommunale Kooperationsraum aus gemeinsam erarbeiteten Standards, Regelungen und Vereinbarungen für zentrale und dezentrale Strukturen, Systeme und Verfahren. Zur Umsetzung werden gemeinsame Komponenten eingeführt, die für die Zusammenarbeit benötigt werden. Zusätzlich wird ein gemeinsamer Rahmen für Betrieb und Sicherheit erarbeitet und umgesetzt. Vorhandene und bewährte E-Government-Infrastrukturen werden in den Kommunalen Kooperationsraum integriert.

Als Gemeinschaftsprojekt mit dem Ziel, die schnelle Umsetzung von Kooperationen zu ermöglichen, wird der Kommunale Kooperationsraum erarbeitet. Mittels einer gemeinsamen, abgestimmten und umfassenden IT-Infrastruktur können Vorteile dezentraler Verwaltungsstrukturen verstärkt ausgeschöpft werden. Betriebsanteile der Infrastruktur werden, abhängig von den jeweiligen Anforderungen, Bedarfen und Wirtschaftlichkeits- sowie Sicherheitsaspekten, dezentral und/oder zentral gestaltet.

Der Kommunale Kooperationsraum wird von den Kommunen für die Kommunen gestaltet. Erste Überlegungen wurden in einem Workshop mit einigen kommunalen IT-Verantwortlichen vorsondiert, um erste Erwartungen an einen solchen Kommunalen Kooperationsraum zu erfassen.
 

Wie o. a. erwähnt bringt sich der Kreis Segeberg in diese Projekte ein.

Gleichfalls werden punktuelle Kooperationen wie z.B. Zusammenarbeit mit dem Amt Trave-Land oder Betrieb einer gemeinsamen Geodatenplattform vorangetrieben.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: