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ALLRIS - Vorlage

Drucksache - DrS/2023/208

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Beratungsfolge

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Beschlussvorschlag

Beschlussvorschlag:

Empfehlung an den Hauptausschuss und den Kreistag, die Stelle 0.11140.0188 in den Stellenplan 2024 aufzunehmen.  

 

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Sachverhalt

Zusammenfassung:

 

 

Sachverhalt:

FB/FD:

11.80

Anzahl:

1,0

Bezeichnung

Virtuelle Poststelle

Bes.-Gr./E-Gr.

EG5

Refinanzierung:

Nein

Teilplan:

1114700

Produkt:

100

Kosten p.a.:

56.000€

Stellenplan-Nr.:

0.11140.0188

Besonderheiten (Befristung, Sperrvermerk etc.):

 

 

Erläuterungen:

Entsprechend der E-Government-Strategie ab 2022 wurde das Projekt „Digitales Postmanagement“ in den Aktionsplan 2023 überführt und nach einer umfassenden Testphase ist die virtuelle Poststelle am 01.01.2023 in den Echtbetrieb gestartet. Fortan wird ein Teil der Papiereingangspost rechtssicher gescannt bzw. weiterverarbeitet.

 

Hier war und ist zu erwarten, dass dieser Basisdienst der Verwaltungsdigitalisierung stetig wächst. Als Parameter dient hier die Einführung der E-Akte in den noch ausstehenden Fachbereichen der Kreisverwaltung.

Der Scanprozess ist mit den einzelnen Schritten unter Beachtung der Anforderungen an das rechtssichere Scannen in der Bearbeitung zeitintensiver, als der bekannte papierhafte Posteingang. Während bei der Bearbeitung der papierhaften Posteingänge nach dem Öffnen als nächster Schritt bereits bei fachkundigem Personal die interne Zuordnung zu den einzelnen Fachdiensten erfolgen kann, ist bei der Digitalisierung des Posteingangs ein umfangreicher Prozess zu beachten.

Dieser Prozess beinhaltet neben der sorgfältigen Vorbereitung und Überprüfung des Schriftgutes auch einen Abgleich mit verschiedenen Listen, z.B. der Negativ-liste. Diese Listen umfassen eine Vielzahl zu beachtender Ausnahmen im Umgang mit dem Posteingang, die individuell vom Standardprozess abweichen.

In den Monaten Mai (3925 Seiten), Juni (6315 Seiten) und bis zum 25. Juli (4764 Seiten) sind durchschnittlich 5000 Seiten unter Einhaltung der Prozessvorgaben digitalisiert bzw. gescannt worden.

Aktuell erfolgt diese digitale Zuarbeit an Fachdienste, deren Posteingang im kal-kulierbaren Bereich liegt. Also eher um einen mäßigen Posteingang.

Perspektivisch ist davon auszugehen, dass im Jahre 2024 weitere Fachdienste an den Scanprozess angebundenen werden, deren papierhafte Eingangspost einen deutlich höheren Umfang erreichen wird, als die momentan angebundenen Fachdienste. Beispielhaft sei hier der FD 33.00 –Ausländer- und Asylangelegenheiten- genannt.

 

Vor dem Hintergrund der Handlungssicherheit und Sicherstellung der personellen Besetzung der Virtuellen Poststelle in Bezug auf die anstehende Anschaffung einer zweiten Scan-Strecke sowie der Bestandsdigitalisierung außerhalb der Fremdvergabe benötigt der FD 11.80 eine Vollzeitstelle für den Bereich Scanning (Scanoperator).

Diese Tätigkeit hat Auswirkung auf alle Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung und die Außenwirkung innerhalb und außerhalb des Kreises Segeberg.  

 

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Finanz. Auswirkung

Finanzielle Auswirkungen:

 

Nein

 

X

Ja:

 

 

Darstellung der einmaligen Kosten, Folgekosten

 

 

 

 

Mittelbereitstellung

 

Teilplan:

 

In der Ergebnisrechnung

Produktkonto:

 

In der Finanzrechnung investiv

Produktkonto:

 

 

Der Beschluss führt zu einer über-/außerplanmäßigen Aufwendung bzw. Auszahlung

 

in Höhe von

 

Euro

 

(Der Hauptausschuss ist an der Beschlussfassung zu beteiligen)

 

 

Die Deckung der Haushaltsüberschreitung ist gesichert durch

 

Minderaufwendungen bzw. -auszahlungen beim Produktkonto:

 

 

 

 

 

Mehrerträge bzw. -einzahlungen beim Produktkonto:

 

 

Steuerliche Relevanz

 

Einschätzung durch den FD 20.00 erfolgt

 

X

Keine steuerliche Relevanz gegeben

 

 

 

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen sind betroffen:

X

Nein

 

 

Ja:

 

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen wurden berücksichtigt:

X

Nein

 

 

Ja:

 

 

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