Bericht der Verwaltung - DrS/2023/163

Zusammenfassung:

Die E-Government-Strategie 2017-2021 gab den offiziellen Startschuss für das Dauerthema Verwaltungsdigitalisierung in der Kreisverwaltung Segeberg. Die Vorlage soll den Mitgliedern des Hauptausschusses einen Überblick über die Ereignisse in der Vergangenheit seit 2017 bis hin zum aktuellen Sachstandsbericht zur Umsetzung des E-Government-Aktionsplans 2023 geben.

Sachverhalt:

Der Kreis Segeberg verfolgt u.a. das folgende strategische Ziel:

„Verbesserung der Leistungs- und Stützprozesse der Kreisverwaltung Segeberg mit Hilfe von Verwaltungsdigitalisierung.“

Zur Erreichung dieses Ziels wurde die E-Government-Strategie des Kreises Segeberg für die Jahre 2017-2021 aufgesetzt, welche der Hauptausschuss des Kreises Segeberg in seiner Sitzung am 09.05.2017 beschlossen hat (vgl. Vor-lage DrS/2017/077).

Um das strategische Ziel erreichen zu können, wurden einzelne im Zeitplan aufgeführte Teilprojekte im Rahmen des Gesamtprojekts E-Government initiiert. Die folgenden operativen Ziele werden damit verfolgt:

• Die elektronische Akte löst die Papierakte ab.

• Alle Verwaltungsleistungen werden online angeboten.

• Die Leistungsprozesse können medienbruchfrei bearbeitet werden.

• Die internen Prozesse (= Stützprozesse) werden digital abgewickelt.

• Interne Anträge können von Mitarbeiter*innen online beantragt werden.

Am 09.05.2017 hat der Hauptausschuss weiterhin beschlossen, dass durch die Verwaltung regelmäßig über den aktuellen Umsetzungsstand zu berichten ist. Die folgenden Sachstandsberichte wurden dem Hauptausschuss von 2017 – 2021 vorgelegt:

• 1. Sachstandsbericht in der Sitzung des Hauptausschusses am 03.05.2018

• 2. Sachstandsbericht in der Sitzung des Hauptausschusses am 25.10.2018

• 3. Sachstandsbericht in der Sitzung des Hauptausschusses am 14.05.2019

• 4. Sachstandsbericht in der Sitzung des Hauptausschusses am 10.03.2020

• 5. Sachstandsbericht für den Hauptausschuss, Stand 04.05.2021

• 6. Sachstandsbericht in der Sitzung des Hauptausschusses am 12.08.2021

Nach Abschluss des Zeitraums für die E-Government-Strategie wurde ein Ab-schlussbericht erstellt, welcher dem Hauptausschuss am 28.02.2023 vorgestellt wurde (vgl. Vorlage DrS/2023/028). Der Bericht geht u.a. auf den Umgang mit den zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen ein und stellt den Projektverlauf eines jeden Teilprojekts dar.

In Anschluss an die E-Government-Strategie 2017-2021 hat sich der Kreis Segeberg eine dauerhafte Strategie auferlegt (vgl. Sitzung des Hauptausschusses am 25.11.2021, DrS/2021/241-1). Bei der Verwaltungsdigitalisierung handelt es nicht um ein Projekt, welches ein konkretes Ende haben wird. Stattdessen kann und muss Verwaltungsdigitalisierung in den Arbeitsalltag integriert und als Chance verstanden werden. Aus diesem Grund soll in der Kreisverwaltung Segeberg eine gemeinsame digitale Haltung entstehen. Zusätzlich zur dauerhaften Strategie werden für jedes Jahr sog. Aktionspläne erstellt, aus welchen die konkreten Maßnahmen für das Folgejahr hervorgehen.

In und mit der o.g. Sitzung und Vorlage hat der Hauptausschuss den Aktionsplan 2022 beschlossen.

Der Abschlussbericht für den Aktionsplan 2022 wurde zeitgleich mit dem für 2017 – 2021 in der Sitzung des Hauptausschusses am 28.02.2023 vorgelegt (vgl. Vorlage DrS/2023/028).

Die in der Sitzung des Hauptausschusses gezeigte Präsentation enthält die von 2017 bis 2022 erreichten Kennzahlen sowie einen Stand zur Umsetzung der Vision aus 2017. Darüber hinaus wird ein Einblick in die mittelfristige Planung inkl. der geplanten Projekte für 2023 gegeben sowie die Zielkennzahlen zum 31.12.2023 genannt.

Der E-Government-Aktionsplan 2023 wurde dem Hauptausschuss in seiner Sitzung am 24.11.2022 vorgelegt und beschlossen (vgl. DrS/2022/214). Der Aktionsplan 2023 enthält die drei folgenden Gestaltungsfelder: Basisdienste, fachliche Projekte sowie Rahmenbedingungen für die Arbeitswelt 4.0.

Wie oben bereits beschrieben, wird der Hauptausschuss regelmäßig über den Sachstand zur Umsetzung anhand einer Präsentation in Rahmen einer Sitzung informiert. Dieser Vorlage wird daher die Präsentation angehangen, welcher zuvor der internen Lenkungsgruppe E-Government (= Runde der Fachbereichsleiter*innen inkl. Landrat, Personalrat sowie Gleichstellungsbeauftragte) sowie dem Projektteam E-Government vorgestellt wurde.