Drucksache - DrS/2023/111

Beschlussvorschlag:

Der Vertrag für die weitere Durchführung des Projektes „Stadt der Kinder (SDK)“ in den Jahren 2024-2026 ist gemäß dem Entwurf (Anlage 3) mit dem Kreisjugen­dring Segeberg e.V. zu schließen.

In den Haushaltsplänen 2024-2026 sind jährlich jeweils 56.500 EUR für das Pro­jekt im Teilplan 362 zu berücksichtigen.

Der KJR verpflichtet sich im Sinne einer sparsamen und wirtschaftlichen Haus­haltsführung auch zukünftig Fördergelder anderer Stellen (z.B. auch Bundes- oder Landesfördermittel) und Drittmittel (Spenden) zu akquirieren, um den Kreisanteil so gering wie möglich zu halten.

Zusammenfassung:

Der aktuelle Vertrag mit dem Kreisjugendring Segeberg e.V. für das Projekt „Stadt der Kinder (SDK)“ wurden geschlossen für die Jahre 2021-2025. Aufgrund einer Finanzierungslücke für das Projekt im laufenden Kalenderjahr musste An­fang 2023 über eine höhere Förderung beraten werden.

Mit Beschluss des Kreistages vom 30.03.2023 wurde der höheren Förderung für 2023 zugestimmt und die Verwaltung beauftragt eine neue Finanzierungsrege­lung zu erarbeiten. Zielsetzung sollte sein, ab 2024 die Kosten durch den Kreis zu übernehmen.

Sachverhalt:

1. Beratungen

Der Kreisjugendring Segeberg e.V. (KJR) führt seit 2013 das Projekt „Stadt der Kinder“ durch. Am 24.09.2020 wurde mit Vorlage DrS/2020/157 die Förderung in den Jahren 2021-2025 mit bis zu 36.000 EUR jährlich beschlossen. Auf Basis des anschließend vom KJR vorgelegten aktualisierten Finanzierungsplans und des Beschlusses hat die Verwaltung am 25.05.2021 den Fördervertrag mit dem KJR für die Jahre 2021-2025 geschlossen.

Nach Beschluss vom 03.11.2022 zu Vorlage DrS/2022/194 erfolgt eine Ver­tragsanpassung hinsichtlich der TN-Zahl. Nach der Konzeption können 120 Ju­gendliche an der Veranstaltung teilnehmen. Aufgrund der Nachwirkungen der Corona-Pandemie wurde diese Zahl im Jahr 2022 erstmals nicht erreicht, so dass in Frage stand, ob die Veranstaltung trotzdem durchgeführt werden kann und wie die im Verhältnis höheren Kosten zur beurteilen sind. Durch die Vertragsände­rung besteht Rechtssicherheit für beide Vertragspartner.

Mit Schreiben vom 07.03.2023 stellte der Kreisjugendring einen Eilantrag auf Erhöhung des Zuschusses für das laufende Kalenderjahr um 7.300 EUR auf 43.000 EUR. Über diesen Antrag sowie einen Änderungsantrag der FDP-Fraktion dazu wurde mit den Vorlagen DrS/2023/067 + 067-01 beraten. Am 30.03.2023 wurde einstimmig folgender Beschluss gefasst:

Der Kreistag beschließt auf Grundlage des Antrages des Kreisjugendringes Se­geberg e. V. vom 07.03.2023 und der darin dargelegten Kostensteigerungen das Projekt Stadt der Kinder im Jahr 2023 mit bis zu 3.300 EUR mehr (d. h. maximal mit 39.300 EUR gesamt) zu fördern, sofern das Defizit nicht durch Spenden oder andere Einnahmen gedeckt werden kann. Die zwischenzeitlich bereits eingeworbenen Spenden in Höhe von 4.000 € werden zur Kenntnis ge­nommen. Die Mehrausgaben können verwaltungsintern durch Mehreinnahmen im entsprechenden Teilplan gedeckt werden.

Die Verwaltung wird berechtigt, zu den Fragen der Personalkostenabrechnung für die Projektleitung und zum Abrechnungszeitrum nach Klärung von Einzel­heiten mit dem Kreisjugendring einmalig für das Jahr 2023 Sonderregelungen zu treffen.

Aufgrund der hohen Bedeutung, die der Kreistag dieser Veranstaltung für die politische Bildung von Kindern und Jugendlichen beimisst, wird die Verwaltung beauftragt, eine neue Finanzierungsregelung zu erarbeiten.

Zielsetzung soll es sein, ab 2024 die Kosten durch den Kreis zu übernehmen.

2. Aktueller Vertrag

Als Anlage 1 beigefügt ist der Vertrag für die Jahre 2021-2025 mit der höchst­möglichen Förderung in Höhe von bis zu 36.000 EUR inkl. der Anpassung bzgl. der Teilnehmerzahl.

Für das Jahr 2023 wurde keine Vertragsänderung gefertigt. Sofern sich bei Vor­lage und Prüfung des Verwendungsnachweise (vorzulegen bis 30.09. d.J.) ergibt, dass tatsächlich eine höhere Zuwendung erforderlich ist, wird diese aufgrund des Beschlusses vom 30.03.2023 bis zu max. 39.300 EUR gewährt.

Am 21.06.2023 fand mit der 1. Vorsitzenden des KJR (zugleich Projektleiterin SDK), dem Co-Projektleiter SDK und dem Kassenwart des KJR sowie Vertre­ter*innen des Jugendamtes ein Vorgespräch zur zukünftigen Ausgestaltung des Vertrages und dem dazu vom KJR vorzulegenden Unterlagen statt. Dabei wurde vereinbart, den Vertrag für die Jahr 2024-2026 neu zu fassen.

3. Kalkulationen

In der Kalkulation 2020 für den Projektantrag 2021-2025 waren Gesamtkosten in Höhe von 48.400 EUR ausgewiesen. Bei kalkulierten Einnahmen in Höhe von 11.400 EUR (rd. 23,55 %), verblieb ein Restbetrag in Höhe von 37.000 EUR. Dieser war durch Eigenmittel (Grundsatz laut Richtlinie), Drittmittel (Spenden, andere Fördergelder) und die Kreisförderung in Höhe von 36.000 EUR zu decken.

In der Kalkulation 2023 für den Antrag auf zusätzlich Übernahme des voraus­sichtlichen Fehlbetrages 2023 waren Gesamtkosten in Höhe von 65.300 EUR (+35%) ausgewiesen. Bei kalkulierten Einnahmen in Höhe von 12.000 EUR (rd. 18,38 %), verblieb ein Restbetrag in Höhe von 53.300 EUR. Die höchsten Kos­tenfaktoren und Steigerungen liegen bei der Miete und Versorgung auf dem Ju­gendZeltplatz Wittenborn (+70%), Leihgebühren und anderem Material (+34,25%) sowie den Personalkosten einschließlich der Honorare und Aufwands­entschädigungen (+30,54%).

In der am 10.08.2023 vorgelegten Kalkulation wurden für die Folgejahre Kosten in Höhe von 68.075,96 EUR, d.h. gerundet 68.100 EUR als Grundlage für den Vertrag 2024-2026 ermittelt.

Für die jeweils 5 Tage wird ein Teilnahmebeitrag für Unterkunft, Verpflegung und Programm in Höhe von 96,75 EUR erhoben. Bei Vollauslastung (120 Jugendliche) können Einnahmen in Höhe von 11.610 EUR erzielt werden.

Sofern keine Drittmittel (zuletzt Spenden z.B. von Lions-Clubs sowie Zuwendung vom Kinderhilfswerk und dem Landesbeauftragten für politische Bildung) einge­worben werden können, verbleiben Kosten in Höhe von rd. 56.500 EUR für den Kreis. Das ist eine Erhöhung gegenüber dem bisher vereinbarten Zuwendungs­betrag um 19.900 EUR.

4. Personal/Aufgaben

Der Projektzeitraum ist im Vertrag festgelegt und soll weiterhin den Zeitraum vom 01.01. d.J. bis 30.06. d.J. umfassen. Damit sind alle Aufgaben und Vorbe­reitungstreffen ab Beginn des Jahres, die Anmeldephase und konkrete Umset­zung am Himmelfahrtswochenende sowie die direkt anschließenden Nacharbeiten erfasst. Der Verwendungsnachweis ist jeweils bis zum 30.09. d.J. vorzulegen.

Projektleiterin ist zzt. die 1. Vorsitzende des Kreisjugendringes Segeberg e.V., die bereits seit 01.03.2007 einen Arbeitsvertrag beim Verein hat, der im Lauf der Jahre (Jugend auf dem Lande, Verwaltungstätigkeiten, Stadt der Kinder) mehr­fach geändert bzw. ergänzt wurde. Ihre Tätigkeit mit 8 Stunden pro Woche um­fasst seit 01.03.2023 ausschließlich die Projektleitung für Stadt der Kinder. Im Gespräch am 21.06.2023 wurde erläutert und anschließend auch schriftlich be­legt, dass die Projektleitung einschließlich aller notwendigen Vor- und Nachberei­tungsarbeiten über ein volles Kalenderjahr auszuführen ist. Die angegebenen 8.310,96 EUR an Personalkosten setzen sich aus dem Entgelt auf Minijobbasis und den dazugehörigen Sozialabgaben zusammen.

Für die Veranstaltung im Mai 2024 werden zwei bereits seit neun Jahren ehren­amtlich im Projektteam tätige Personen intensiver in die Aufgaben der Projektlei­tung eingearbeitet. Die beiden Personen, die hauptberuflich als Erzieherin und Bauleiter arbeiten, werden für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstal­tung ab dem Jahr 2025 die Projektleitung gemeinsam übernehmen. Einzelheiten zur Aufgaben- und Stundenverteilung sowie Entlohnung sind noch zu klären.

Außer der Projektleitung sind viele andere Personen im Einsatz als

- Bereichsleitungen (8 Bereiche, davon Zeltbetreuung und Logistik personell doppelt besetzt)

- Teamende (für Arbeitsangebote und Parlament)

- Zeltbetreuungen

Alle an der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Projektes Beteiligten erhalten Aufwandsentschädigungen in Höhe von 10 EUR / Stunde. Bei den Be­reichsleitungen ist diese auf maximal 800 EUR / Person begrenzt. Bei allen ande­ren Teamenden und Zeltbetreuung (rd. 40 Personen) liegt der Maximalbetrag bei 150 EUR / Person. Der Auf- und Abbau dauert insgesamt 36 Stunden, die daran beteiligten 4 Personen erhalten jeweils pauschal 250 EUR.

Personen, die Arbeitsstellen anbieten können für die zwei Stunden auf dem Zelt­platz inkl. Vor- und Nachbereitung eine Entschädigung in Höhe von 30 EUR erhal­ten. Die meisten dieser Personen verzichten auf diese Entschädigung, so dass nur Kosten für 5 Arbeitsstellenangebote kalkuliert wurden. Nur die Themen Öf­fentlichkeitsarbeit und Medienpräsenz werden über Rechnungen (Honorare) ver­gütet. Ergänzend entsteht während der Projekttage gemeinsam mit den Kindern eine Fernsehsendung mit zwei Folgen, wofür 3-4 Ehrenamtliche mit medienspezi­fischen Kenntnissen an allen Tagen im Einsatz sind und dafür max. 400 EUR / Person erhalten.

Der KJR hat der Verwaltung Erläuterung zu den einzelnen Kalkuationspositionen und den Aufgaben der Projektleitung und Bereichsleitungen vorgelegt. Danach ist der dargestellte Aufwand schlüssig.

5. Entwurf neuer Vertrag

In Abstimmung mit dem KJR soll der Vertrag (Entwurf – siehe Anlage 3) wieder für drei Jahre geschlossen werden, und zwar von 2024-2026. Die Kalkulation (Anlage 2) wird als Anlage zum Vertrag genommen.

Der maximale Zuwendungsbetrag für das Projekt wird mit 56.500 EUR pro Jahr festgelegt. Der KJR wurde auf das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der öffentlichen Verwaltung hingewiesen und aufgefordert auch zukünftig Spen­denakquise zu betreiben und andere Fördermittel / Zuwendungen zu beantragen.

Finanzielle Auswirkungen:

Steuerliche Relevanz

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen sind betroffen:

Belange von Menschen mit Beeinträchtigungen wurden berücksichtigt: