Bericht der Verwaltung - DrS/2023/035

Sachverhalt:

Im Kalenderjahr 2022 wurde im Fachdienst 11.60 „Technisches Gebäudemanagement“ eine Organisationsuntersuchung durch den Fachdienst 11.00 „Personal, Organisation und Verwaltungsdigitalisierung“ durchgeführt.

Im Zuge der Untersuchung wurden die Aufbau- und Ablauforganisation des Fachdienstes 11.60 in Hinblick auf etwaige Optimierungspotentiale geprüft. Dazu wurden die zentralen Kernprozesse des Fachdienstes ermittelt, aufgenommen und begutachtet. Ziel der Prozessaufnahme und -optimierung war die Strukturierung und Standardisierung zur rechtmäßigen und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung sowie die Reduktion von Reibungsverlusten anhand der Dokumentation von Schnittstellen. Auf dieser Grundlage wurde eine einheitliche Arbeitsweise unter Hinzunahme von unterstützenden Steuerungsinstrumenten bzw. einer vollumfänglichen Nutzung der vorhandenen Fachanwendungen herbeigeführt. Die Erkenntnisse und Ergebnisse aus der Geschäftsprozessoptimierung (Schnittstellenreduzierung, einheitliche Sachbearbeitung, etc.) konnten darüber hinaus zur Prüfung der Aufbauorganisation herangezogen werden.

Die Schnittstellenanalyse hat ergeben, dass der Fachdienst viele projekt- und maßnahmenbezogene Schnittstellen zu weiteren Organisationseinheiten der Kreisverwaltung hat. Diese Schnittstellen sind dabei überwiegend fachbereichsübergreifend zu den Fachdiensten im Fachbereich I. Überdies werden im Fachdienst 11.60 im großen Umfang Stützprozesse und -aufgaben wahrgenommen. Die Aufgabenwahrnehmung im Fachdienst dient somit den Kernaufgaben der Kreisverwaltung, um deren Leistungserfüllung zu gewährleisten. Es handelt sich somit überwiegend um eine betriebliche bzw. internen Unterstützungsleistung durch die Bereitstellung von Infrastruktur für die Fachdienste des Kreises und damit nicht um das Erzeugen eines direkten Nutzens für die Bürger*innen bzw. Kund*innen. Organisatorisch sind die Fachdienste, welche Stützprozesse ausführen, dem Fachbereich I „Zentrale Steuerung“ zugeordnet. Der Fachbereich I agiert dabei überwiegend mit Unterstützungsleistungen für die Kernprozesse zur Leistungserbringung für die Bürger*innen in den weiteren Fachbereichen. Dazu werden zum Beispiel Informationstechnik, Kommunikationsmittel, Personal und weitere Infrastruktur bereitgestellt, welche nur mittelbar einen Beitrag zur Zielerfüllung leisten.

Aus den vorgenannten Gründen wird der Fachdienst 11.60 zukünftig organisatorisch dem Fachbereich I zugeordnet. Dies führt zur Reduzierung der fachbereichsübergreifenden Schnittstellen zwischen dem Fachbereich I (FD 10.50, FD 11.00, FD 11.80) und dem Fachbereich IV. Durch die Zusammenführung entsteht der synergetische Effekt, dass die Fachdienstleitungen der vorgenannten Fachdienste zukünftig einen gemeinsamen regelmäßigen Austausch bei der Fachbereichsleitung I haben. Ein Koordinierungs- und Vermittlungsbedarf zwischen den Fachbereichen I und IV in strittigen Fällen entfällt somit, da Steuerung vollständig durch die Fachbereichsleitung I wahrgenommen wird. Durch die Zusammenführung wächst die Koordination der Projekt- und Maßnahmenumsetzung für die Infrastruktur der Kreisverwaltung (Gebäude, Facility Management, Informationstechnik und Personal) noch weiter zusammen. Überdies entspricht die Zuordnung dem organisatorischen Aufbau der Kreisverwaltung, so dass die Stützprozesse vom Fachbereich „Zentrale Steuerung“ zur Aufgabenerfüllung der weiteren Fachbereiche erfolgt. Die Zuordnung erfolgt zum 01.04.2023. Der Fachdienst 11.60 wird zudem in diesem Zuge zukünftig die Bezeichnung „Liegenschaften und Bauprojekte“ erhalten.

Der Personalrat hat der Umorganisation zugestimmt. Die Gleichstellungsbeauftragte wurde entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen beteiligt.