Bericht der Verwaltung - DrS/2021/241

Zusammenfassung:

Die von 2017 bis 2021 geltende E-Government-Strategie soll ab 2022 ohne zeitliche Begrenzung fortgeschrieben werden. Es werden jährliche Aktionspläne zur Konkretisierung von Maßnahmen erstellt.

Sachverhalt:

Die vom Hauptausschuss am 09.05.2017 zugestimmte E-Government-Strategie hat eine zeitliche Befristung bis Ende des Jahres 2021.

In dem vergangenen Zeitraum konnten bereits erste Erfolge in der Umsetzung von Verwaltungsdigitalisierung erreicht werden, worüber der Hauptausschuss wie besprochen regelmäßig informiert wurde.

2017 wurde eine Vision erstellt, welche die letzten Jahre als Ziel stets verfolgt wurde. Diese Vision wurde später u.a. durch die Schaffung des Onlinezugangsge-setzes untermauert, indem hierdurch Maßnahmen gesetzlich festgeschrieben wurden, die sich der Kreis Segeberg ohnehin als Ziel gesetzt hatte.

Darüber hinaus ist auch durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie die Vision bereits zur Realität geworden. Die Ansprüche der Bürger*innen, aber auch der Mitarbeiter*innen haben sich noch einmal spürbar verändert. Der Aufbruch in eine veränderte neue Arbeitsweise hat bereits begonnen.

Der Kreis Segeberg befindet sich mit der Umsetzung seiner E-Government-Strategie auf dem richtigen Weg und hält weiterhin an der Vision 2017 fest.

In der Vergangenheit wurden die ersten Teilprojekte aus der Fachlichkeit und dem Fachbereich Zentrale Steuerung erfolgreich umgesetzt, begonnen oder neu aufgenommen, z.B. Bewerbermanagement, elektronische Vergabe, papierlose Gremienarbeit oder die Einführung der E-Akte. Die ersten Fachdienste arbeiten digital und Prozesse können mit allen Vorteilen elektronisch abgearbeitet werden. Die Vorteile von Verwaltungsdigitalisierung werden – nicht zuletzt durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie – spürbar.

Der Kreis Segeberg entwickelt sich immer weiter zu einem attraktiven Arbeitgeber und modernen Dienstleister.

Durch die Strategie und deren Umsetzung als Gesamtprojekt gelang es, die erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen aufeinander abzustimmen. Es konnten Strukturen und Stellen geschaffen werden, die einen Austausch zwischen der Fachlichkeit und der zentralen Steuerung ermöglicht haben. Hierbei wurde stets auf ein iteratives Vorgehen geachtet und bei Bedarf Strukturen den Gegebenheiten angepasst.

Auf der anderen Seite konnten in dem Zeitraum noch nicht alle geplanten Vorhaben umgesetzt werden. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre haben darüber hinaus gezeigt, dass es neben der Vision 2017, welche mit Umsetzung von Teil-projekten einhergeht, auch um ein gemeinsames Verständnis von Verwaltungsdigitalisierung gehen muss. Hierauf konzentriert sich die anhängende neue Strategie ab 2022.

Bei der Umsetzung von Verwaltungsdigitalisierung handelt es sich nicht um ein rein technisches Projekt und die Einführung von Software-Lösungen. Es geht vielmehr um eine veränderte Arbeitsweise, welche gut begleitet werden muss, um die Vorteile von E-Government nutzen zu können.

Vorangegangene Mitarbeiter*innen-Umfragen sowie eine Ideenabfrage im Haus belegen ebenfalls den Wunsch nach der neuen Arbeitsweise, welche allerdings gut begleitet und gestaltet werden muss.

Zukünftig soll die Zusammenarbeit der Fachbereiche und Fachdienste mit den für Verwaltungsdigitalisierung verantwortlichen Stellen vertieft werden, so dass auch hier die Möglichkeiten zur Ideenentwicklung geben ist. Es muss eine gemeinsame Haltung und ein übergreifendes Verständnis der gesamten Kreisverwaltung zu Verwaltungsdigitalisierung entwickelt werden. Nur wenn das gelingt, können auch die Vorteile von Verwaltungsdigitalisierung gemeinsam herausgearbeitet und umgesetzt werden. Daher soll nicht nur eine technische Lösung installiert werden, sondern diese Veränderung gemeinsam mit der Fachlichkeit erarbeitet und gestaltet werden.

Die Aufgabe der für Verwaltungsdigitalisierung zuständigen Stellen ist es dabei, als Impulsgeber, Berater und Unterstützer den Fachdiensten und Fachbereichen zur Verfügung zu stehen. Die Fachlichkeit muss sich der Verantwortung, aber auch der Chance bewusst sein, die tägliche Arbeit durch Hilfe der Stellen und Verwaltungsdigitalisierung für die Mitarbeiter*innen und Bürger*innen zu verbessern.

Da es sich bei Verwaltungsdigitalisierung um einen dauerhaften Transformations-prozess handelt, welcher die Kreisverwaltung die nächsten Jahre oder Jahrzehnte begleiten wird, erfolgt keine Befristung der Strategie. Bei Bedarf soll diese angepasst werden.

Hierüber hinaus werden weiterhin sog. Basisdienste umgesetzt, die für die digitale Arbeit weiterhin unerlässlich sind und eine Transformation der Arbeitsweise ermöglichen. Diese müssen den Fachdiensten für ihre tägliche Arbeit als Dienstleistung zur Verfügung gestellt werden. Als Beispiele sind hier E-Payment, Rechtssicheres ersetzendes Scannen oder die Virtuelle Poststelle zu nennen.

Um die in der Strategie genannten Ziele konkretisieren und umsetzen zu können, werden jährliche Aktionspläne aufgestellt. Diese werden über das Jahr gemeinsam mit den Fachdiensten und Fachbereichen erstellt und analog zu den Haushaltsberatungen in die Politik eingebracht. Die Aktionspläne werden die konkreten Maßnahmen für ein Jahr enthalten und sollen bereits einen Ausblick auf das Folgejahr geben.

Durch diese Vorgehensweise mit der vorliegenden neuen E-Government-Strategie sowie dem Aktionsplan für das Jahr 2022 wird die Vision 2017 erweitert um die Vision 2021.

In der Sitzung des Hauptausschusses am 28.10.2021 möchte die Verwaltung vorab anhand einer Präsentation über die Fortschreibung der Strategie informieren. Zum Hauptausschuss am 25.11.2021 erfolgt dann die Einbringung der E-Government-Strategie ab 2022 inkl. des Aktionsplans 2022 mit einem Ausblick auf das Folgejahr mit der Bitte um eine Beschlussfassung über die Ziele und die dafür erforderlichen Aufwendungen für das Haushaltsjahr 2022.