Bericht der Verwaltung - DrS/2021/144

Sachverhalt:

Der Personal- und Organisationsbericht 2020 informiert Sie über das Leistungsspektrum des Fachdienstes Personal, Organisation und Verwaltungsdigitalisierung. Das neu aufgenommene Sonderkapitel 23 informiert über die Corona bedingten Auswirkungen in den Fachbereichen. In der Anlage 2 informieren wir über den Stand des Projektes Homeoffice.

Die strategische, politisch beschlossene Zielrichtung ist es, eine moderne, bürgernahe und zukunftsorientierte Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Segeberg zu gewährleisten.

Durch die getroffenen Beschlüsse des Hauptausschusses und des Kreistages zur personalstrategischen Ausrichtung im Juni 2017 haben Politik und Verwaltung gemeinsam die Grundsätze und Rahmenbedingungen des Personal- und Organisationsmanagements beschlossen und gesetzt. Gemeinsam mit Politik und Verwaltung gilt es, diese personalstrategische Ausrichtung der Gesamtverwaltung positiv weiterzuentwickeln und Wege in die Digitalisierung und sich ständig ändernden gesellschaftlichen Rahmenbedingungen aufzuzeigen.

Wir verstehen es als unsere Aufgabe, die besonderen Herausforderungen, die die Megatrends u.a. der Digitalisierung, des Demografischen Wandels und der damit einhergehenden Veränderung der Arbeitswelt (Arbeit 4.0), anzunehmen und die Kreisverwaltung erfolgreich durch diese Transformation zu führen. Dabei nimmt das Personal- und Organisationsmanagement (people- and organisation management) eine existenzielle Rolle in den Managementprozessen des Kreises Segeberg ein. Das seit Anfang 2021 im Aufbau befindliche ProPoSe (ProzessPortalSegeberg) wird erstmalig alle Management-, Kern- und Stützprozesse der Kreisverwaltung darstellen und als wichtiges Instrument zur strategischen Steuerung und der Geschäftsprozessoptimierung dienen. Dies gilt es mit dem Personal zu verbinden. Es heißt weiterhin in den kommenden Jahren das Personal zu bekommen, zu binden, gesund zu halten und zu fördern, gleichwohl die Verwaltungsdigitalisierung in allen Bandbreiten voranzubringen und den Menschen in seiner Haltung und Kultur in die Kreisverwaltung zu integrieren.

Zusammenfassend gesagt: Wir befinden uns aktuell mitten in der digitalen Transformation der Verwaltung. Die sich ändernde Arbeitswelt führt zu sich ändernden Führungsanforderungen und -verständnissen. Change-Management, VUCA und Agilität sind nunmehr normale Begrifflichkeiten in unseren Fortbildungsseminaren. Veränderungsprozesse sind alltäglich und stellen sowohl Mitarbeitende wie auch Führungskräfte vor neue und enorme Herausforderungen. Die Arbeitswelten entgrenzen sich mit Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten bis hin zu autonomen Teams. Beides gut auszubalancieren (Präsenz-/Distanzarbeit (Remotearbeit)) ist eine neue Führungsaufgabe in den kommenden Jahren, auf die es vorzubereiten gilt. Die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte in der Kreisverwaltung wird ebenso die völlig neue Kultur des Arbeitens mit „ohne“ Papier mit sich bringen.

Zusätzlich zu den vorhandenen Megatrends hat die Pandemie als weiterer Verstärker/ Katalysator gewirkt. Wir haben alle erlebt, wie sich die Arbeitswelt durch die Pandemie verändert hat. Wir haben erlebt, wie unverzichtbar die Digitalisierung in der Arbeitswelt ist. Wir haben auch erlebt, wie wichtig es ist, beides – Präsenz- und Distanzarbeiten - gut auszubalancieren.

Eine These scheint sich zu festigen: „Wir werden alle nie wieder so arbeiten – wie wir vor der Pandemie gearbeitet haben!“ Die digitale Transformation hat durch die Pandemie einen enormen Schub bekommen und das Positive daran gilt es zu nutzen und in der Kreisverwaltung zu etablieren (beispielsweise Homeoffice – Projektbericht Anlage 2). Nur so können wir weiterhin unsere Arbeitgebermarke als moderner und attraktiver Arbeitgeber am Markt festigen und somit das bessere und motiviertere Personal und manchmal überhaupt Personal bekommen. Das ist eine hohe Kunst, die die Kreisverwaltung nur mit den Rahmenbedingungen der Politik (u.a. auch ergänzend Aktionsplan zur Personalentwicklung, Ausbildungsoffensive, 3. Führungshierarchie, Ausbau des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM)) sehr gut stemmen kann.

Den Erfolg dieser Ausrichtung und der getroffenen Maßnahmen gilt es anhand von Kennzahlen zu überprüfen und gemeinsam mit Politik und Verwaltung weiterzuentwickeln und den Herausforderungen der Zukunft anzupassen. Auch unterjährig informieren wir im Rahmen diverser Berichte (Schlüsselkennzahlenbericht, Quartalsberichte, Risikoberichte und im Rahmen des Jahresabschlusses) sowie im Rahmen der Einbringung des Stellenplanes über Teile der Auswirkungen.

Ausführlicher informieren wir über den in der Anlage 1 dargestellten Personal- und Organisationsbericht. Hierin stellen wir Ihnen das Leistungsspektrum des Fachdienstes Personal, Organisation und Verwaltungsdigitalisierung in 2020 vor.

Das Sonderkapitel 23 „Corona – Auswirkungen auf die Fachbereiche“ ist neu in den Personal- und Organisationsbericht aufgenommen, um Ihnen einen Einblick in die Auswirkungen der Pandemie auf den internen Dienstbetrieb, die entstandenen Rückstände und Erschwernisse zu geben.

Die derzeitige Ausrichtung des internen Projektes Homeoffice entnehmen Sie bitte der Anlage 2 dieser Vorlage, da die Inhalte nicht zum zeitlichen Ablauf des Personal- und Organisationsberichtes passen, wir Sie gleichwohl informieren möchten.