Drucksache - DrS/2020/291

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag die Aufnahme der Stellen 0.11140.0127 und -0128, 0.11140.0056, 0.11140.0118 und -0119, 0.11140.0099, 0.11140.0129 und -0130 sowie 0.11140.0050 in den Stellenplan 2021.

Sachverhalt:

FB I – Zentrale Steuerung

Teilplan 1114 – Innere Verwaltungsdienste

FD 10.50 – Informations- und Kommunikationsmanagement

Erläuterungen:

Anlass/Einleitung

Infolge einer externen Organisationsuntersuchung des Fachdienstes 10.50 durch die Unternehmensberatung kobaltblau Management Consultants im Jahr 2017 wurde der Fachdienst intern neu ausgerichtet. Hierbei stand insbesondere die Abgrenzung der Aufgabenfelder der Mitarbeiter*innen des FD durch Definition einheitlicher Rollen und Verantwortlichkeiten in Anlehnung an ITIL (Information Technology Infrastructure Library – standardisierte Sammlung vordefinierter Prozesse, Funktionen und Rollen im Rahmen der IT-Infrastruktur mittlerer und großer Unternehmen) mit dem Ziel der Verbesserung der Kundenzufriedenheit im Fokus. Auf diese Weise wurden die Voraussetzungen zur Einführung einer modernen service- und prozessorientierten Rollenverteilung und Arbeitsweise innerhalb des FD geschaffen.

Auf eine im Anschluss angedachte Personalbedarfsermittlung durch kobaltblau wurde aus Kostengründen und der zuvor erforderlichen Etablierung der neuen Rollen und Arbeitsweisen in der Praxis verzichtet. Diese sollte durch den Fachdienst 11.00 im Jahr 2019 durchgeführt werden. Aus Kapazitätsgründen konnte die Personalbedarfsermittlung erst im August 2019 begonnen und im laufenden Jahr zum Abschluss gebracht werden.

In der Umsetzung der Neuausrichtung ist der FD mit einigen grundlegenden Herausforderungen konfrontiert. Hier sind in erste Linie der flächendeckende Fachkräftemangel in der IT, der die erfolgreiche Besetzung von Stellen im FD 10.50 erheblich erschwert und zu Vakanzen und Fluktuationen führt sowie die allgemein immer weiter steigende Bedeutung der IT durch den digitalen Wandel in der Gesellschaft und der öffentlichen Verwaltung zu erwähnen. Die Gewährleistung und Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur der Kreisverwaltung als Kernaufgabe des FD 10.50 ist mittlerweile eine grundlegende Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit der vielen verschiedenen Fachdienste nach außen und innen und wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen (E-Government, OZG etc.).

Auch im Zuge der Coronaviruspandemie hat sich noch einmal besonders gezeigt, welche Bedeutung eine funktionierende IT-Landschaft für die Verwaltung hat und wie schnell hier neue Lösungen gefunden werden müssen (Ausweitung HomeOffice-Möglichkeiten durch Hardwarebeschaffung/-einrichtung, Rollout virtueller Desktop, Video- und Telefonkonferenzsoftware u.v.m.)

Untersuchung des Personalbedarfs

Die Umsetzung und dauerhafte Etablierung der neu beschriebenen Rollen innerhalb des FD 10.50 wird durch die beschriebenen Entwicklungen erschwert, da sich die Arbeitsweisen in der Praxis im Falle wiederholter Personalfluktuation nur schwer setzen können und es immer wieder zu Vertretungssituationen kommt. Daher wurde eine Personalbedarfsermittlung bislang zurückgestellt.

Dennoch wird deutlich, dass innerhalb des FD 10.50 große Herausforderungen zu bewältigen sind und sich das Aufgabenfeld weiter dynamisch entwickelt. Aufgrund der hohen Belastungen, die auch zu einer erhöhten Fehlzeitenquote unter den Beschäftigten führen, war es dennoch wichtig, nun eine Untersuchung des Personalbedarfs in die Wege zu leiten.

Ab August 2019 wurde zwischen der zuständigen Organisationsreferentin des FD 11.00 und der FDL 10.50 ein umfassender an die nach ITIL definierten Rollen und Prozesse angelehnter Aufgabenkatalog für Zeitaufschreibungen entwickelt. Im Januar/Februar 2020 folgte dann über einen Zeitraum von 6 Wochen eine Zeitaufschreibung. Zudem wurden auch weitere Daten in die Betrachtung und Auswertung mit einbezogen.

Es wird allerdings bereits jetzt als erforderlich angesehen, die Situation in ca. zwei Jahren noch einmal zu analysieren, wenn sich die Prozesse und Rollen dauerhaft setzen und die Belastungen durch eine differenzierte Aufstockung des Stellenbestandes besser intern verteilt werden konnten.

Nichtsdestotrotz lassen sich zum jetzigen Zeitpunkt einige dringende Handlungsfelder identifizieren, in denen akuter Handlungsbedarf besteht und die angesichts der zentralen Bedeutung der IT-Infrastruktur für die Funktionsfähigkeit der Kreisverwaltung einer dauerhaft robusten personellen Ausstattung bedürfen.

Identifizierte Handlungsfelder und hieraus bedingte Mehrbedarfe

a)   Störungsmanagement und Support

Aufbauend auf den Zeitaufschreibungen konnten insbesondere im Störungsmanagement mittlere Bearbeitungszeiten gebildet und anhand der Fallzahlen hochgerechnet werden, um einen Personalbedarf ableiten zu können. Das Störungsmanagement ist sowohl im 1st-Level-Support (Anwendungsbetreuung) als auch im 2nd-Level-Support (Systemadministration) eine Kernaufgabe des FD 10.50. Ein gutes Störungsmanagement ist Grundlage für das reibungslose Funktionieren der gesamten Kreisverwaltung (Hard- und Software am Arbeitsplatz, Fachverfahren, Kommunikationstechnik etc.).

In den vergangenen Jahren hat sich neben der Zahl der zu betreuenden User*innen auch die Zahl der zu betreuenden Server und Fachverfahren deutlich erhöht. Dementsprechend ist auch die Zahl der im Rahmen des Störungsmanagements und Supports zu bearbeitenden Tickets sehr stark gesteigert (2018: 6804; 2019: 12319; 2020: ca. 17.300 hochgerechnet). Hierbei ist zu erwähnen, dass es sich nicht nur um von Anwender*innen gestellte, sondern auch automatisch von den Systemen technisch ausgelöste Tickets handelt. Zudem wurde deutlich, dass aufgrund der Vielfältigkeit und Komplexität eine enge Abstimmung zwischen Anwendungsbetreuung und Systemadministration in der Bearbeitung der Anliegen erforderlich ist, sodass sich bei der Kalkulation ein etwas erhöhter Wert für Rüst- und Verteilzeiten (fachliche Rücksprachen, Besprechungen, Weiterbildung etc.) angesetzt wurde, der von der für die Kalkulation verwendete Normalarbeitszeit (KGSt-Wert) abgezogen wurde.

Zusammenfassend wurden die Fallzahlen (Tickets) nach 1st- und 2nd-Level-Support anhand der erhobenen mittleren Bearbeitungszeiten auf Jahreswerte multipliziert. Anhand der Werte der Normalarbeitszeiten konnte dann ein Gesamtbedarf pro Funktion errechnet werden, von dem wiederum der vorhandene Stellenbestand abgezogen wurde. Im Ergebnis ergibt sich gegenüber der aktuellen Stellenausstattung ein deutlicher Mehrbedarf von gerundet 1,5 VZS in der Anwendungsbetreuung und grundsätzlich 2,2 VZS in der Systemadministration. Hiervon soll jedoch ein Anteil von 1,0 VZS in einem Spezialbereich für die Weiterentwicklung des automatisierten Datenaustauschs zwischen den verschiedenen Fachverfahren als Application-Manager*in eingesetzt werden, um alle übrigen Systemadministrator*innen zu entlasten. Dementsprechend wird in der Systemadministration ein Mehrbedarf von 1,2 VSZ angemeldet.

b)   Automatisierter Datenaustausch zw. Fachverfahren

In der Kreisverwaltung Segeberg werden rund 150 Fachverfahren in den Fachdiensten eingesetzt. Eine Vielzahl dieser Fachverfahren wird über Schnittstellen mit wiederum anderen Fachverfahren verbunden, um einen automatisierten Datenaustausch zu ermöglichen. Insbesondere zentrale Fachverfahren wie das Finanzverfahren MACH oder die E-Akte-Software aber auch die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) stehen beispielhaft für das Erfordernis eines einheitlichen automatisierten Datenaustauschs zwischen verschiedenen Anwendungen bzw. Portalen. In der Vergangenheit hat sich immer wieder gezeigt, dass die Verfahrenshersteller bei der Anbindung eines anderen Fachverfahrens nur bedingt unterstützen können und wollen bzw. eine Anbindung mit hohen Zusatzkosten verbunden ist. Es ist daher vorgesehen, in der Kreisverwaltung einen sog. Enterprise Service Bus (ESB) als zentrale „Datendrehscheibe“ einzuführen, um alle Fachverfahren der Kreisverwaltung - sofern erforderlich - an den ESB anbinden zu können. Der ESB generiert die Daten dann so auf, dass das Zielverfahren diese übernehmen kann. Die Einführung wird aus Sicht des FD 10.50 befürwortet, erfordert jedoch zusätzliche Ressourcen. Auch aus organisatorischer Sicht wird die Einführung als dringend notwendig erachtet. Zudem soll die Stelle mit der Betreuung der zentralen Scan&Capture-Lösung befasst sein, um eine sichere Texterkennung und automatisierte Zuordnung der eingescannten Schreiben an die Fachdienste zu erreichen.

Aufgrund der Vielzahl der anzubindenden Fachverfahren und zentralen Funktion wird von einem Mehrbedarf von 1,0 VZS Application-Management ausgegangen.

Wie im vorgenannten Handlungsfeld unter a) beschrieben, ist zu erwarten, dass durch die Einführung eines ESB andere Arbeitsaufwände für die Systemadministration durch einen geringeren Abstimmungsbedarf reduziert werden können. Daher soll der dort festgestellte Mehrbedarf hier an zentraler Stelle mit etwas anderem Profil als Application-Manager*in eingesetzt werden, um das Team der Systemadministration zu entlasten und eine Fokussierung auf die originären Aufgaben zu unterstützen.

c)   Außenstellenbetreuung

In den vergangenen Jahren ist zudem die Zahl Außenstellen/Standorte der Kreisverwaltung und der dort beschäftigten Mitarbeiter*innen stark gestiegen:

Aufgrund der unterschiedlichen technischen Infrastrukturbedingungen in den verschiedenen Außenstellen, gestaltet sich die Betreuung und Ausstattung dieser Liegenschaften und der dort vorhandenen Arbeitsplätze äußerst aufwändig, da immer wieder neue Lösungen für die jeweiligen Standorte gefunden werden müssen. Daher wurde im vergangenen Jahr die Entscheidung getroffen, in der Systemadministration auf einer Vollzeitstelle Ressourcen zu bündeln, um entsprechendes Fachwissen aufzubauen und die technische Anbindung der Außenstellen gewährleisten zu können. Angesichts der stark gewachsenen Zahl an Außenstellen und dort vorhandenen IT-Arbeitsplätzen besteht dauerhaft der Bedarf von 1,0 VZS für die Außenstellenbetreuung (Systemadministration), der nun zum Stellenplan 2021 auch mit einer entsprechenden Stellenressource sichergestellt werden muss.

d)   Projektmanagement

Neben der Zahl der zu betreuenden Außenstellen ist in den vergangenen Jahren ebenso die Zahl der durch den FD 10.50 technisch zu betreuenden IT- und Digitalisierungsprojekte kontinuierlich gestiegen. So hat sich die Projektzahl seit 2016 von 30 auf aktuell 94 IT-Projekte gut verdreifacht. Das IT-Projektmanagement mit dem Schwerpunkt der Koordinierung und Abstimmung der technischen Fragestellungen und Arbeitspakete zwischen den Fach- und Führungskräften in den Fachdiensten und Verfahrensherstellern, externen IT-Dienstleistern sowie dem ITVSH o. ä. sind für den Erfolg der Digitalisierungsprojekte von zentraler Bedeutung, da ohne eine funktionierende IT-Landschaft als Grundlage keine fachlichen Digitalisierungsvorhaben umsetzbar sind.

Bislang ist eine Fachkraft im FD 10.50 für Projektmanagement zuständig und wirkt in einer Vielzahl an Projekten mit. Diese Stelle wurde jedoch aus der internen Bewirtschaftung des Stellenplans gespeist und ist noch nicht mit einer dauerhaften Stellenressource hinterlegt. Die Funktion innerhalb der IT ist mittlerweile nicht mehr wegzudenken und wird eine zentrale Daueraufgabe darstellen. Angesichts der steigenden Zahl an Projekten, welche in den kommenden Jahren aller Voraussicht nach eher noch weiter zunehmen wird (z. B. Umsetzung OZG) und der Bedeutung für die Umsetzung des digitalen Wandelns der Kreisverwaltung zu einem modernen serviceorientierten Dienstleister im Rahmen des E-Government, müssen die Ressourcen für die Mitwirkung des FD 10.50 an IT- und Digitalisierungsprojekten weiter ausgebaut werden, um eine dauerhaft belastbare Ausstattung gewährleisten zu können und Verzögerungen in den Projekten aufgrund mangelnder Kapazitäten zu vermeiden. Zudem soll durch den Ausbau der Ressourcen im Projektmanagement auch der Wandel zu einer agilen Projektkultur innerhalb des FD 10.50 befördert werden. Wobei ein agiles IT-Projektmanagement eine Vorgehensweise umfasst, die sich durch eine dynamische Anpassung der Projektparameter während der Projektlaufzeit auszeichnet und auf eine enge, interaktive Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten sowie auf kurze gezielte Arbeitsintervalle setzt, wonach Änderungen und neue Anforderungen laufend in die Planung aufgenommen werden können. Außerdem wird erwartet, dass eine Verstärkung des Projektmanagements in der Folge auch die Kosten im Fachdienst für extern vergebene Projektmanagementaufträge reduzieren wird.

Angesichts der steigenden Projektzahl sowie der Bedeutung für das Gelingen der Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung und der bislang nicht vorhandenen Stellenressourcen wird zur dauerhaften belastbaren Absicherung des IT-Projektmanagements ein Mehrbedarf von 2,0 VZS als erforderlich angesehen.

e)   Verwaltung

Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung sind in der Vergangenheit Rückstände in der Rechnungsbearbeitung aufgelaufen. Zur Unterstützung wurde daher bereits zum im Dezember 2019 eine Verwaltungskraft mit 0,75 VZS für zunächst sechs Monate befristet in den FD 10.50 versetzt, um die Fach- und Führungskräfte zu unterstützen und die Rückstände aufzuarbeiten. Diese Verwaltungskraft bearbeitet die (rückständigen) Rechnungen im IT-Lieferantenmanagement und nimmt allgemeine Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Inventarisierung, Betreuung der Schulungsräume etc.) wahr. Angesichts des wachsenden Personalkörpers des FD und der guten Aufteilung der Rechnungsbearbeitung im IT-Lieferantenmanagement hat sich im Rahmen der Untersuchung des Personalbedarfs organisatorisch ein dauerhafter Bedarf und Mehrwert durch die Etablierung einer Verwaltungsassistenz im FD 10.50 bestätigt.

Der FD 10.50 arbeitet zudem an einem IT-Servicekatalog, welcher der Sammlung und Definition der Leistungen des Fachdienstes innerhalb der Kreisverwaltung dienen soll, sodass zukünftig Standardanfragen wie z.B. „IT-Ausstattung Arbeitsplatz“, „Beschaffung iPhone oder iPad“ im Intranet per Auswahl im Katalog von den verschiedenen Fachdiensten standardisiert bestellt werden können. Der Servicekatalog dient somit der Förderung des prozessgesteuerten Arbeitens im Fachdienst und der Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Dieses Vorhaben betrifft alle Mitarbeiter*innen im FD 10.50. Angesichts der zuvor bereits beschriebenen umfassenden Mehrbedarfe soll jedoch zunächst abgewartet werden, inwieweit die Entlastung durch die Verwaltungskraft innerhalb des FD bei den Fachkräften Kapazitäten schafft, um den Service Katalog ohne weitere Mehrbedarfe erstellen und weiterentwickeln zu können.

Zusammenfassung und Ausblick

Alles in allem ergibt ein dringender dauerhafter Stellenmehrbedarf für den FD 10.50 von insgesamt 7,45 VZS, der anhand der folgenden Übersicht noch einmal zusammengefasst wird:

Die Einrichtung der neuen Stellen sind eine wichtige Voraussetzung zur erfolgreichen Umsetzung der prozessualen und projektbezogenen Strukturen innerhalb des FD, welche sich positiv auf die Aufgabenbearbeitung und Arbeitsbelastung aller Mitarbeiter*innen im FD auswirken werden. Ob die Entlastungen durch die Neueinstellungen und den Strukturwandel wie geplant eintreten, sollte in spätestens zwei Jahren noch einmal differenziert untersucht werden. Bis dahin ist es hoffentlich gelungen, die neuen Stellen mit qualifiziertem Fachpersonal dauerhaft besetzen und den begonnen Strukturwandel zum Abschluss bringen zu können.  

Finanzielle Auswirkungen:

Im Haushaltsentwurf bereits enthalten.

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: