Bericht der Verwaltung - DrS/2020/181

Sachverhalt:

Zusammenfassung:
 

Über den aktuellen Sachstand zur Organisationsentwicklung in der Heimaufsicht wird berichtet.

Durch den Abschluss der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung und die aktuell bevorstehende Besetzung der zusätzlichen Stellen, konnten die Rahmenbedingungen optimiert werden, um die gesetzten Ziele in Zukunft zu erreichen.

Stand organisatorischer Maßnahmen

Die Geschäftsprozessanalyse und -optimierung konnte mittlerweile für alle Prozesse der Heimaufsicht zum Abschluss gebracht und die Ergebnisse im Rahmen eines Teamworkshops abschließend abgestimmt werden. Hierdurch konnten Abläufe und Schnittstellen weiter optimiert und einheitliche Verfahrensabläufe sichergestellt werden. Die  Beschaffung der erforderlichen Hardware zur Prüfung neuer IT-Unterstützung zur Reduzierung von Dokumentationsaufwänden ist angestoßen bzw. befindet sich noch in der Abstimmung, um eine auf die Bedürfnisse der Heimaufsicht möglichst passgenau zugeschnittene Beschaffung zu gewährleisten.  Zudem stehen Fachdienst- und Teamleitung weiterhin im fachlichen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus Heimaufsichten anderer Kreise und Städte sowie der Pflegekasse und dem MDK, um die Arbeitsweisen und Verfahren anderer Behörden weiter zu vergleichen und sich weiter zu vernetzen. Eine Hospitation bei der Stadt Kiel kam trotz mehrerer Anfragen der Teamleitung, vermutlich wegen der Corona-Pandemie,  nicht zustande. Im Gegenzug wurde aber Kontakt mit anderen Kreisen aufgenommen, um den Austausch gezielt zu intensivieren und direkte Arbeitstreffen zu avisieren.

Stand personeller Maßnahmen

Im Rahmen der letzten Stellenplanberatungen wurden neue Ressourcen in der Heimaufsicht geschaffen. Die Stelle der zusätzlichen Verwaltungskraft konnte nach erfolgreichem Stellenausschreibungsverfahren zum 01.09.20 mit einer neuen Mitarbeiterin besetzt werden. Die darüber hinaus zuletzt freigegebene Stelle einer weiteren Pflegefachkraft für die Heimaufsicht konnte seit der letzten Sitzung des OVG-Ausschusses und zwischenzeitlicher Aktualisierung der Stellenbewertung  ebenfalls zur Ausschreibung gebracht werden, sodass auch dieses Auswahlverfahren im September hoffentlich erfolgreich abgeschlossen werden kann. Dies ist insbesondere angesichts der leider weiterhin hohen krankheitsbedingten Fehlzeitenquote von besonderer Bedeutung.

Des Weiteren konnten Coachingmaßnahmen zur Unterstützung des Personalkörpers und der Führungskräfte in die Wege geleitet werden. Sobald die neuen Stellen besetzt sind und eine kurze Eingewöhnung ins Team erfolgt ist, sollen die Coachingmaßnahmen als Unterstützung für das dann vollständige Team realisiert werden.

Aussicht

In Anbetracht der aktuellen Entwicklungen im Rahmen der Coronavirus-Pandemie sind die Auswirkungen auf die Aufgabenwahrnehmung und das Erreichen der Regelprüfquote der Heimaufsicht weiterhin schwer abzuschätzen.

Durch den Abschluss der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung und die aktuell bevorstehende Besetzung der zusätzlichen Stellen, konnten aber die Rahmenbedingungen optimiert werden, um die gesetzten Ziele in Zukunft zu erreichen.