Bericht der Verwaltung - DrS/2020/031

Sachverhalt:

Zusammenfassung:

Über den aktuellen Sachstand zur Organisationsentwicklung in der Heimaufsicht wird berichtet.

Die im Stellenplan 2020 zusätzlich eingerichtete Stelle ohne Sperrvermerk befindet sich im Ausschreibungsverfahren.

Im September 2019 wurde zuletzt über die Situation in der Heimaufsicht berichtet. Aktuell beträgt die Besetzung insgesamt 7,57 VZ-Kräfte. Die Fehlzeitenquote betrug im Jahr 2019 zwischen 12 und 44%. Die Gesamtzahl der Fehltage in 2019 summierte sich auf rund 2,2 VZStellen, die aufgrund Krankheit durchgehend nicht anwesend waren und nicht für die Arbeit in der Heimaufsicht zur Verfügung standen.

Die bereits begonnenen Umstrukturierungsmaßnahmen haben trotz der erheblichen überdurchschnittlichen Krankheitsausfälle zu einer Verbesserung der Prüfquote um 10 Prozentpunkte auf 62,2% geführt.

Ziel der Analyse und Optimierung der Prozesse in Zusammenarbeit mit dem FD 11.00- Organisation ist die Vereinheitlichung und Verschlankung der Abläufe, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und Kapazitäten für die Durchführung zusätzlicher Regelprüfungen zu schaffen.

Stand organisatorischer Maßnahmen

Im Rahmen der Geschäftsprozessanalyse und -optimierung wurde mit der Modellierung der wichtigsten Prozesse begonnen, sodass die Prozessbeschreibungen für die Durchführung von Regelprüfungen inkl. örtlicher Prüfung in der Altenpflege sowie anlassbezogener Prüfungen und die Beschwerdebearbeitung im Entwurf fertiggestellt werden konnten. Einen wichtigen Schritt zur Steigerung der Effizienz stellt die klarere Trennung der Verantwortlichkeiten zwischen den Anforderungen der Prozess- und Strukturqualität auf der einen und der Ergebnisqualität auf der anderen Seite in der Bearbeitung durch die Verwaltungs- und Pflegefachkräfte der Heimaufsicht dar. Hierdurch kann aller Voraussicht nach die Bescheiderteilung und damit auch die schriftliche Anmahnung festgestellter Mängel beschleunigt werden. Neben den Abläufen sollen in diesem Zuge außerdem auch die in der Bearbeitung relevanten Unterlagen (Formulare etc.) optimiert und die Auslegung der Prüfmerkmale einheitlich standardisiert werden. Zudem wird getestet, inwieweit sich Doppelarbeiten in der Dokumentation im Rahmen der örtlichen Prüfungen und später in der Dienststelle z. B. durch den Einsatz von iPads o. ä. verringern lassen können. In den kommenden Monaten sind die bereits erfassten und noch zu erfassenden Prozesse (Prüfung der Ergebnisqualität; anlassbezogene örtliche Prüfungen) und die hiermit verbundenen Regelungen abschließend abzustimmen und umzusetzen. Ebenso werden die relevanten Unterschiede in den Prüfprozessen zwischen Altenpflegeeinrichtungen und solchen der Eingliederungshilfe geprüft und herausgestellt.

Aktuell stehen Fachdienst- und Teamleitung zusätzlich im fachlichen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus Heimaufsichten anderer Kreise und Städte sowie der Pflegekasse und dem MDK, um die Arbeitsweisen und Verfahren anderer Behörden zu vergleichen und um sich weiter zu vernetzen und Informationen auszutauschen. U.a. wird die Teamleitung bei anderen Heimaufsichten hospitieren. Dadurch sollen weitere Optimierungspotentiale bestimmt werden und positive Erfahrungswerte und erfolgreiche Umstrukturierungen für die eigenen Arbeitsabläufe genutzt werden.

Des Weiteren wird eine mittelfristige Planung der Regelprüfungen und eine feste Stellvertretungsregelung erarbeitet, die in der Regel auch im Falle erhöhter krankheitsbedingter Ausfälle die Durchführung der geplanten Prüftermine besser sicherstellen soll.

Stand personeller Maßnahmen

Im Rahmen der Stellenplanberatungen wurden neue Ressourcen in der Heimaufsicht geschaffen. Neben einer Stelle mit Sperrvermerk, über deren Notwendigkeit nach Abschluss der Prozessanalyse zu entscheiden sein wird, wurde eine zusätzliche Stelle zur Verfügung gestellt. Um diese so schnell wie möglich besetzen zu können, wurden die Ausschreibungsunterlagen bereits abgestimmt und auf den Weg gebracht. Das Ausschreibungsverfahren läuft derzeit, sodass das Auswahlverfahren bis Ende Februar durchgeführt werden kann.

Parallel werden zur Unterstützung des Personalkörpers und der Führungskräfte entsprechende Coachingmaßnahmen geprüft und vorbereitet.

Aussicht

Im Fokus aller Bemühungen steht das Ziel, die hundertprozentige Erfüllung der Regelprüfquote im laufenden Jahr zu erreichen und alle Voraussetzungen zu schaffen, dass in den kommenden Jahren die Erfüllung der Quote sichergestellt wird. Über den weiteren Verlauf und die Ergebnisse wird in der nächsten Sitzung des OVG-Ausschusses im April entsprechend berichtet.
Im Januar 2020 wurden bereits 10% der Einrichtungen kontrolliert, was dem Soll entspricht.