Drucksache - DrS/2019/313

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt, der Kreistag beschließt die Aufnahme der 0,3 Stellenanteile in den Stellenplan 2020 sowie die Besetzung im Vorgriff auf den Stellenplan ab dem 01.01.2020. Darüber hinaus die Aufnahme der 1,0 VZS ZVS in den Stellenplan 2020 sowie die Besetzung ab dem 01.07.2020.

Sachverhalt:

Zusammenfassung:

Für den Fachdienst 30.00 werden nach Betrachtung durch den Fachdienst Personal und Organisation im Teilplan 1115 insgesamt 1,3 VZS für den Stellenplan 2020 angemeldet.

Teilplan 1115

Erläuterungen:

Zum Rechtsamt:

Im FD 30.00 arbeitet unter dem Teilplan 1115 eine Verwaltungsangestellte der Entgeltgruppe E 6 mit derzeit regulär 0,7 Stellenanteilen einer Vollzeitstelle. Die Stelle wurde zum 01.06.2014 von einer 0,5 Vollzeitstelle auf eine 0,7 Vollzeitstelle angehoben, nachdem eine Orga-Untersuchung mit sechswöchiger Arbeitsplatzaufzeichnung bereits im Jahr 2012 bestätigte, dass für die zu leistenden Arbeiten auf diesem Arbeitsplatz ein Stellenanteil von 0,75 Vollzeitstellen benötigt würden.

Seit der Untersuchung im Jahr 2012 sind wesentliche Aufgaben auf diesem Arbeitsplatz hinzugekommen, die die Auslastung einer 1,0 Vollzeitstelle rechtfertigen und belastbar belegen. So wurde im Jahr 2014 eine weitere juristische Vollzeitstelle in den Rechtsbereich des Fachdienstes verschoben, die weitere Sekretariatsaufgaben für die hier relevante Stelle bedeuten. Unter anderem fallen durch die zweite Vollzeitkraft weitere Diktate, Ablagen, Terminkoordinationen und Vorzimmertätigkeiten an.

Zudem übernimmt die Stelleninhaberin die Begleitung und Unterstützung von allen Referendar*innen und Praktikant*innen, die im Fachdienst 30.00 ausgebildet werden. Hierbei handelt es sich um zwischen 5 bis 10 Personen jährlich, die zwecks ihres juristischen Studiums eine ein- bis viermonatige Ausbildung in der Kreisverwaltung absolvieren. Die Stelleninhaberin übernimmt insbesondere administrative Aufgaben, wie die Einweisung in die Betriebs- und Arbeitsmittel, die Einrichtung der Arbeitsplätze, die vorbereitende Korrespondenz und organisatorische Aufgaben.

Im Jahr 2015 hat der Fachdienst 30.00 auf Wunsch der Verwaltungsleitung eine weitere Aufgabe übernommen. So wurde durch den Fachdienst das Prozessregister erarbeitet und eingerichtet, welches einen aktuellen Überblick über alle laufenden Gerichtsverfahren gewährleisten soll. Die Betreuung und Pflege des Prozessregisters obliegen seit der Implementierung ebenfalls der Stelleninhaberin.

Zum 01.08.2017 wurde darüber hinaus im Fachdienst 30.00 die Zentrale Vergabestelle eingerichtet. Diese ist derzeit besetzt mit 1,5 Vollzeitstellen, verteilt auf drei Mitarbeiter*innen. Auch die Zentrale Vergabestelle verursacht bei der Stelleninhaberin zusätzlichen zeitlichen Arbeitsaufwand durch Übernahme von Sekretariatstätigkeiten und Schreibarbeiten.

Zum 01.02.2019 wurde als weitere zusätzliche Aufgabe das zentrale elektronische Gerichtspostfach (Eingang der gesamten elektronischen Gerichtspost der Kreisverwaltung) in den Fachdienst 30.00 verlagert. Die Pflege des Postfaches, wie auch die Verteilung der elektronischen Post werden seither ebenfalls durch die Stelleninhaberin vorgenommen. Perspektivisch wird diese Aufgabe einen erheblichen zeitlichen Aufwand verursachen, da die Gerichte auf Grund der anstehenden Digitalisierung und der damit einhergehenden teilweise gesetzlichen Verpflichtungen zunehmend den Übermittlungsweg des elektronischen Postfachs nutzen werden.

Es bleibt festzuhalten, dass die Arbeitsplatzkartei und damit die Aufgaben der Stel-leninhaberin seit der Untersuchung in 2012 erheblich erweitert wurden und dadurch ein zeitlicher Mehraufwand zur Erledigung aller übertragenden Aufgaben erforderlich ist.

Das Erfordernis von einer 1,0 Vollzeitstelle wurde auch bereits nachgewiesen. Zum 01.06.2018 wurden der Stelleninhaberin befristet bis zum 31.05.2019 weitere 0,3 Stellenanteile zugebilligt. Diese konnte aufgrund einer teilweisen Freistellung eines Mitarbeiters aus dem FD 30.00 aus dem Fachdienst selbst gewonnen werden. Eine Überprüfung und Auswertung des Arbeitszeiterfassungssystems in dem Zeitraum 01.06.2018 bis 30.04.2019 ergibt, dass die Stelleninhaberin über den gesamten Zeitraum die wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden abgeleistet hat und darüber hinaus Mehrarbeitsstunden zwischen durchschnittlich 20 und 40 Stunden angefallen sind.

Zur Zentralen Vergabestelle (ZVS):

Im FD 30.00 wurde zum 01.08.2017 die Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet. Hier arbeiten derzeit drei Mitarbeiter*innen, die insgesamt 1,5 Stellenanteile innehaben.

Derzeit werden nur Verfahren für Liefer- und Dienstleistungen durch die ZVS bei voller Auslastung der Mitarbeiter*innen begleitet.

Zum 01.01.2021 sollen auch die Verfahren aus den Fachbereichen IV und V durch die ZVS mitbegleitet und betreut werden. Um diesen Anspruch zu erfüllen, benötigt die ZVS weitere personelle Kapazitäten. Die Einstellung soll in der zweiten Jahreshälfte 2020 erfolgen, um eine Einarbeitung zu gewährleisten.

Auszugehen ist zunächst von einer 1,0 VZS.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: