Bericht der Verwaltung - DrS/2016/175-2

Sachverhalt:
 

1.Ausgangslage / Konsolidierungsbemühungen
 

In der 21. Sitzung des Kreistages am 13.10.2016 wurde mit Vorlage DrS/2016/175-1 der am 12.12.2016 unterzeichnete und ab 01.01.2017 unbe­fristet in Kraft getretene Vertrag (siehe Anlage 1) über die Durchführung von Aufgaben der Jugend- und Kulturförderung des Kreises Segeberg zwischen dem Kreis Segeberg und dem Verein für Jugend- Kulturarbeit im Kreis Segeberg e.V. (im Folgenden kurz VJKA) beschlossen. Gemäß § 15 Abs. 1 beinhaltet der Ver­trag auch die befristete Beauftragung vom 01.01.2017 – 31.12.2019 für die SE-Kulturtage. Nach § 15 Abs. 2 gelten die Zuwendungen gemäß § 11 des Vertrages für die Zeit vom 01.01.2017 – 31.12.2021.

Dem Vertragsabschluss waren aufgrund der schwierigen Finanzlage des Vereins längere Beratungen seit November 2015 (mündlicher Bericht 12.11.15 JHA u. 17.11.15 BKS)vorausgegangen. Es wird dazu verwiesen auf:

DrS/2015/335 v. 07.12.15HA 08.12.15, BKS 02.02.16, JHA 11.02.16

DrS/2016/007 v. 13.01.16HA 28.01.16, BKS 02.02.16, JHA 11.02.16

DrS/2015/335-1 v. 31.05.16JHA + BKS 16.06.16, HA 28.06.16

DrS/2016/106 v. 31.05.16JHA + BKS 16.06.16, HA 28.06.16

Drs/2016/175 v. 08.09.16BKS 20.09.16. JHA 06.10.16, HA 11.10.16, KT 13.10.16

DrS/2016/194 v. 28.09.16HA 11.10.16

DrS/2016/175-1 v. 28.09.16JHA 06.10.16, HA 11.10.16, KT 13.10.16

Der Vertragsentwurf, der im Oktober 2016 beraten wurde, berücksichtigt die Er­gebnisse der wirtschaftlichen, inhaltlichen und rechtlichen Prüfungen, die im Laufe des mehrmonatigen Arbeitsprozesses zur Neuordnung der Angelegenheiten des Vereins von Verwaltung, Verein, Aktive Management Beratung GmbH (AMB) sowie einem Fachanwalt für Vergaberecht durchgeführt wurden.

2.Kostenstellenrechnung (Teileinrichtungen)

Der VJKA betreibt nach § 4 Abs. 1 des Vertrages als Teileinrichtungen:

-die JugendAkademie Segeberg (Teilplan 3661 „Einrichtungen der Jugendarbeit - Jugendakademie“),

-den JugendZeltplatz Wittenborn (Teilplan 3661 „Einrichtungen der Jugendar­beit - Jugendakademie“)

-die KreisMusikschule Segeberg (Teilplan 263 „Musikschulen - Kreismusikschule (VJKA)“) und

-das Kulturhaus REMISE (Teilplan 252 „Nichtwissenschaftliche Museen, Samm­lungen – Kunst- und Kulturförderung“).

Darüber hinaus führt er in den Jahren 2017-2019 die SE Kulturtage (Teilplan 252 „Nichtwissenschaftliche Museen, Sammlungen – Kunst- und Kulturförderung“) durch.

Die jährlichen Kreiszuwendungen nach § 11 Abs. 2 des Vertrages sind:

2017:2.095.000 €

2018:2.129.500 €

2019:2.163.500 €

2020:2.128.250 €

2021:2.173.250 €hier Schreibfehler gegenüber Beschluss vom                                           13.10.2016 = 2.172.250 €

Dem zugrunde liegen folgende Ausgangsbeiträge gemäß § 11 Abs. 3 a-c des Vertrages für das Jahr 2017:

Personal:806.200 €

Miete/Pacht441.100 €

Inhaltszuw.849.200 €

2.095.000 €

Für die Personalkosten und die Inhaltszuwendungen sind Steigerungen um je­weils 2% jährlich ab 2018, für Miete und Pacht um 2% jährlich ab 2021 hinter­legt.

Für die Jahre 2020 und 2021 ergeben sich Änderungen durch den Wegfall der SE-Kulturtage (siehe hierzu Vorlage DrS/2019/082).

Der VJKA hat bisher seine Buchungen nicht nach den o.g. Teilplänen des Kreises (Teileinrichtungen) aufgeteilt, sondern auf folgende Kostenstellen/Ebenen:

• Verwaltung (10)
• Beherbergung (50)
• Gebäude (100)
• JAS – JugendAkademie Segeberg (1000)
• Wibo – JugendZeltplatz Wittenborn (2000)
• KMS – KreisMusikschule Segeberg (3000)
• KuAS – KulturAkademie Segeberg (4000)

Aufgrund der jetzt zweijährigen Erfahrung mit dem Vertrag, soll eine Anpassung (siehe Anlage 2) der Abrechnung erfolgen. Dieses wird, wie erwartet, nur zu Ver­schiebungen der Mittel im Kreishaushalt führen, d.h. die Teilzuwendungen wer­den künftig in den Teilplänen des Kreises gebucht, für die sie beim VJKA (inkl. anteiliger Overhead-Kosten Verwaltung, Beherbergung, Gebäude) tatsächlich anfallen.

3.Geschäftsjahre 2017 und 2018 (positive Ergebnisse)

Der VJKA konnte die Geschäftsjahre 2017 und 2018 jeweils mit positiven Ergeb­nissen abschließen.

2017:255.029,67 €

2018:183.915,96 €

Gründe hierfür waren z.B.

-ein außerplanmäßiger Zuschuss aus Landesmitteln für die Ausstattung des Ge­bäudes,

-die Nichtbesetzung von zwei Bildungsreferenten/-innenstellen über mehrere Monate in den Jahr 2017 und 2018,

-das Ausscheiden des bisherigen Geschäftsführers zum 30.06.2018 und

-daraus folgend Einsparungen überwiegend im Personalbereich.

4.Rücklagen

Nach Rücksprachen mit der AMB GmbH und dem Steuerberater sowie nach vor­standsinterner Beratung könnten diese einmalig sinnvoll eingesetzt werden für:

1.Die Bildung einer Liquiditätsrücklage.

2.Die Tätigung notwendiger Investitionen (z.B. Neugestaltung Außengelände geplant – Umsetzung erst nach Gebäudesanierung möglich).

3.Die Vorsorge für mögliche finanzielle Risiken während der Sanierungsphase 2020 (siehe Punkt 5.), z.B. fehlende Einnahmen aus Beherbergung.

Für die Zukunft sind dagegen keine Überschüsse geplant.

5.Besondere Situation 2020 / Bedarf für Folgejahre

Für das laufende Kalenderjahr 2019 ist die Zuwendung i.H.v. 2.163.500 € ange­ordnet und angemessen. Für die Zeit von Januar bis voraussichtlich August 2020 ist eine umfangreiche Sanierung der JugendAkademie durch den Fachbereich V „Immobilienverwaltung“ geplant (siehe DrS/2018/256), weshalb das Gebäude für diesen Zeitraum komplett geräumt werden muss.

Der VJKA ist noch auf der Suche nach Alternativen, um den Betrieb in diesem Zeitraum fortsetzen zu können. Die Verwaltung und der VJKA gehen zurzeit da­von aus, dass mit der Zuwendung 2020 die Nutzung/Miete anderer Räume er­möglicht werden kann. Sobald bekannt ist, welche Lösung umgesetzt wird und ob dieses ggf. Auswirkungen auf die Finanzierung hat, wird im Ausschuss be­richtet.

Für das Jahr 2021 ist die Jahreszuwendung noch in § 11 Abs. 2 des Vertrages festgelegt. Spätestens im Sommer 2020 muss über die Finanzierung ab 01.01.2022 verhandelt werden. Dann liegen mit dem Abschluss 2019 insgesamt drei Referenzjahre seit Vertragsbeginn vor.

Der Geschäftsführer, Herr Lück, und die für Buchhaltung und Controlling zustän­dige Mitarbeiterin, Frau Paffendorf, werden in den Fachausschusssitzungen an­wesend sein und können Fragen beantworten.