Drucksache - DrS/2018/205-1

Beschlussvorschlag:

Im Januar 2019 wird ein Schulungskonzept in Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov erstellt, das Schulungen für die Politik und die Verwaltung beinhaltet.

Nach der Schulung der Verwaltung wird sukzessiv der Sachstand der Vorlagen im ALLRIS aktualisiert und diese Informationen sichtbar gemacht. Dabei sind vorerst - chronologisch in die Vergangenheit zurück - die Beschlüsse des Kreistages und des Hauptausschusses als die wesentlichen beschlussfassenden Gremien im Blick. Sobald die ersten Ergebnisse eingetragen sind, folgt die Schulung der Politik auf Basis der Echtdaten des Kreises.

Sachverhalt:

In Bezug auf die Vorlage DrS/2018/205 und den ergänzenden Antrag der Wi-se fand am 30.10.18 mit Herrn Dyck von der Firma CC e-gov ein Gespräch statt. Folgende Hinweise hat es zu den einzelnen Aspekten gegeben:

Vierteljährlicher Bericht zu den einzelnen Gremien

ALLRIS bietet die Möglichkeit, sich tagesaktuell den Stand der Umsetzung anzeigen zu lassen. Ein Filter nach dem Gremium ist bereits vorhanden. Daher wird vorgeschlagen, dass die Verwaltung in der Anfangszeit - möglicherweise für ein Jahr als Übergangszeit - einen Bericht zusammenstellt. Parallel soll eine Schulung für die Politik organisiert werden, so dass jede Person tagesaktuell seine gewünschten Informationen im ALLRIS entnehmen kann.

Voraussetzung dafür ist aber, dass auch auf Seiten der Verwaltung der jeweilige Sachstand nicht nur aktuell, sondern auch von der Politik einsehbar dokumentiert ist. Dabei können die Vorschläge wie „erledigt am …“, „in Bearbeitung“ oder „Vorgang abgeschlossen“ von der Verwaltung angeführt werden.

An dieser Stelle gibt es Schulungsbedarf für die Fachbereiche und Fachdienste: Sie müssen ihre Datenbestände in ALLRIS aktualisieren und wissen, wie sie Realisierungen oder Zwischenberichte einzustellen haben. Auf Seiten von 10.20 gibt es noch Anpassungsbedarfe zur Rechtevergabe.

Bericht mit wenigen erläuternden Sätzen und Ampelsystem

In ALLRIS ist ein Filter in der Übersicht der Beschlüsse mit den Kriterien offen – überfällig – abgeschlossen – verspätet vorhanden. Daneben wird zusätzlich dargestellt, ob eine in einer Drucksache enthaltene Maßnahme realisiert ist oder sich noch in der Bearbeitung befindet. Dies erfolgt über Häkchen und einem Kalenderblatt mit Ausrufezeichen.

Darstellung der Vorlagennummer

Zurzeit wird bei der Übersicht der Beschlüsse nur der Betreff der Vorlage angezeigt. Herr Dyck wird prüfen, ob die Vorlagennummer in der Übersicht ergänzt werden kann. Seine erste Einschätzung klang zuversichtlich.

Darstellung von Kosten/Erreichung der vom Kreistag beschlossenen Ziele und Grundsätze

Sobald der in einer Vorlage dargestellte Inhalt mit Kosten verbunden ist, hat der jeweilige Vorlagenersteller diese in der Vorlage unter „Finanzielle Auswirkungen“ darzustellen. Gleiches gilt für den Bezug zum strategischen Management. Dabei ist es unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige oder pflichtige Aufgabe handelt.

ALLRIS bietet zudem die Möglichkeit, die neuen strategischen Ziele des Kreises abzubilden und in den Vorlagen einen Bezug hierzu herzustellen.

Darstellung von Nutzen und Wirksamkeit

Insbesondere bei freiwilligen Aufgaben ist die Verwaltung gehalten, Pro- und Contra-Argumente im Sachverhalt einer Vorlage abzuwägen und daraufhin der Politik einen Vorschlag zu unterbreiten.

Die Wirksamkeit einer Maßnahme kann nach einer dem jeweiligen Inhalt angemessenen Zeitspanne überprüft und der Politik berichtet werden. Es wird vorgeschlagen, dass die Politik bei Beschlussfassung den Zeitpunkt der Wiedervorlage durch die Verwaltung festlegt.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: