Drucksache - DrS/2018/190

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag die Aufnahme bzw. Erhöhung der Stellen 0.1114.0035, 0.1114.0082, 0.1114.0072, 0.1114.0073, 0.1114.0040,  0.1114.0086, 0.1114. 0084 sowie 0.1114. 0085 in den Stellenplan 2019.

Sachverhalt:

FB I

Teilplan 1114

FD 21.00

Hinweis:

Erläuterungen:

Ausgangssituation:

Aufgrund von zwei gestellten Überlastungsanzeigen, einer sehr hohen Überstundenzahl aller Mitarbeiter im Fachdienst und dauerhaft hohen Bearbeitungsrückständen wurde von Juni 2017 bis Februar 2018 eine externe Organisationsuntersuchung durchgeführt. Hierfür wurden alle Prozesse, Arbeitsabläufe und Volumina im gesamten Fachdienst aufgenommen und ausgewertet.

Ergebnis der Untersuchung:

Die Untersuchung hat ergeben, dass der FD 21.00 personell stark unterbesetzt ist, es fehlen ohne Berücksichtigung der Optimierungsmaßnahmen 14,98 VZÄ und mit Berücksichtigung der Optimierungsmaßnahmen insgesamt 8,18 VZÄ.

Aufgrund der vorhandenen Arbeitsrückstände und der in den letzten Jahren zu verzeichnenden immer weiteren Erhöhung der Fallzahlen, ist der Stellenbedarf im Fachdienst 21.00 auf mindestens 18,7 Vollzeitäquivalente (VZÄ) zu erhöhen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die empfohlenen Optimierungsmaßnahmen zeitnah und vollständig umgesetzt werden. Auf Grund der aktuellen Arbeitssituation wären 25,5 VZÄ notwendig. Dem gegenüber steht ein IST von 10,52 VZÄ (9 Stellen FD 21.00 und 1,52 Stellen extern). Somit wurde unter Berücksichtigung der notwendigen Optimierungsmaßnahmen ein Stellenmehrbedarf von 8,18 VZÄ ermittelt - die leichte Abweichung der Angaben zum Originalbericht (8,55 VZÄ = Differenz von 0,37 VZÄ lässt sich mit Stundenaufstockung einzelner Mitarbeiter in 2018 erklären). Prozentual ausgedrückt bedeutet das, der Fachdienst 21.00 muss unter Berücksichtigung der Optimierungsmaßnahmen um 78% vergrößert werden und ohne die Durchsetzung der Maßnahmen liegt die Quote der Aufstockung sogar bei 142%. Diese Zahlen dürften die prekäre Lage im Fachdienst mehr als verdeutlichen.

Umsetzung der Ergebnisse:

Der Stellenmehrbedarf wird vom FD 21.00 stufenweise abgefordert. Dies liegt vor allem darin begründet, dass ansonsten eine qualitativ hochwertige Einarbeitung nicht sichergestellt werden kann. Wenn alle Stellen gleichzeitig neu besetzt werden würden, hätte es zur Folge, dass bei fast jedem Mitarbeiter eine Person zur Einarbeitung „mitlaufen“ müsste. Da eine Einarbeitung per se eine Mehrbelastung darstellt, muss diese auf mehrere Köpfe im Fachdienst aufgeteilt werden. Ein gesundes Maß liegt bei einer personellen Aufstockung von 2 – 4 Mitarbeitern pro Jahr.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt stellt die Raumknappheit in der Kreisverwaltung dar. Der Kreis Segeberg wäre momentan gar nicht in der Lage für 9 neue Mitarbeiter adäquate Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen.

Aus den beiden vorgenannten Gründen wird der Personalmehrbedarf über 3 Haushaltsjahre wie folgt verteilt.

Zeitschiene:

2019 = 6,52 VZÄ

Zunächst gilt es die zurzeit noch im Pool angesiedelten Stellenanteile (1,42VZÄ) dem FD 21.00 zuzuordnen, da ein dauerhafter Bedarf ermittelt wurde.

2,1 Stellen wurden bereits aufgrund der Dringlichkeit im Vorgriff auf den Stellenplan 2019 in diesem Jahr (2018) besetzt.

Eine weitere unbefristete Personalaufstockung von 2 VZÄ wird in 2019 erfolgen.

Eine weitere Personalaufstockung für die Vorbereitung, Koordination und Umsetzung der geforderten Maßnahmen wird benötigt. Durch das hohe Arbeitsaufkommen auf dem Platz der Leitung und der Stellvertretung sowie der Vielzahl der Maßnahmen bedarf es einer Unterstützung.

1,42 VZÄ =   Dauerhafte Stellenansiedlung im FD (bisher Unterstützung aus Pool)

2,00 VZÄ = Sachbearbeitung Vollstreckungsinnendienst E8 (Ermittelter Stellenbedarf Vollstreckung: 6 VZÄ, derzeitig besetzt 3VZÄ)

2,10 VZÄ = Sachbearbeitung Einnahmebuchhaltung E6 (Ermittelter Stellenbedarf Einnahmebuchhaltung: 10 VZÄ, derzeitig besetzt 3,9VZÄ)

1,00 VZÄ =   gehobene Sachbearbeitung E10 (Projekt Kassenautomat; Durchset-

zung der Erstellung zeitnaher Annahme- und Auszahlungsanordnungen durch die Fachbereiche des Hauses; Unterstützung, Vorantreiben und Zuarbeit (FD intern) bei hausweiten Maßnahmen; Unterstützung und Ausarbeitung von weiteren Optimierungsmaßnahmen in der Fibu)

2020 = 3 VZÄ

Für dieses Jahr plant der Fachdienst eine Aufstockung um 3 VZÄ, diese sind begründet durch den ermittelten Personalbedarf aus der Organisationsuntersuchung.

2,00 VZÄ =   Sachbearbeitung Einnahmebuchhaltung E6 (Ermittelter Stellenbedarf Einnahmebuchhaltung: 10VZÄ, Besetzung inkl. Aufbau aus 2019 6VZÄ)

1,00 VZÄ =   Vollstreckungsaußendienst E8 (Ermittelter Stellenbedarf Vollstreckung: 6 VZÄ, Besetzung inkl. Aufbau aus 2019 5 VZÄ)

2021 = 2 VZÄ

Um die Mehrarbeit für bis dahin nicht umgesetzte Optimierungsmaßnahmen abzufangen oder falls alle Maßnahmen kompl. umgesetzt, für die Übernahme weiterer Tätigkeiten wie Mahnung und Vollstreckung von privatrechtlichen Forderungen oder für eine Rücknahme der Forderungsverwaltung von Ansprüchen aus dem Rechtsgebiet SGB II werden zwei zusätzliche Mitarbeiter benötigt. Achtung: in der Organisationsuntersuchung unter Punkt Zusatz aufgeführt. Tatsächliche Notwendigkeit dieser 2 VZÄ wird 2020 nochmals überprüft und ggf. Anforderung angepasst.

2,00 VZÄ =   Sachbearbeitung Finanzbuchhaltung E6 – E8

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: