Drucksache - DrS/2018/205

Beschlussvorschlag:

Die Beschlusskontrolle soll im digitalen Sitzungsdienst abgebildet werden. Dafür wird die Verwaltung beauftragt mit der Firma cc-egov zu klären, ob die Anpassungen im Programm nach den Wünschen des Kreises Segeberg möglich sind. Anschließend werden die Möglichkeiten der Umsetzung im Hauptausschuss vorgestellt.

Sachverhalt:

Nach Aufforderung des Hauptausschusses hat Frau Grote einen Vorschlag für eine Beschlusskontrolle vorgelegt. Danach soll im Rahmen des Berichtswesens vierteljährlich (Zusammenstellung aus den entsprechenden Tagesordnungen, geordnet nach Ausschüssen) ein Bericht zu allen Beschlüssen der Fachausschüsse, des Hauptausschusses und des Kreistages zu erstellt und dem Hauptausschuss vorgelegt werden. Im Bedarfsfall können weitergehende  Fragen zur Umsetzung gestellt werden.

Dieser wird aus den jeweiligen Tagesordnungen der Ausschüsse/ des Kreistages zusammengestellt. Im Rahmen der Beschlusskontrolle soll über jeden Tagesordnungspunkt einzeln nach dem Ampelsystem mit jeweils 3 erläuternden kurzen Sätzen berichtet werden. Die Ampel steht für 

Grün : erledigt

Gelb: in Bearbeitung

Rot: nicht umsetzbar.

Gelbe Punkte bleiben solange in der Berichtsliste, bis sie mit Grün: erledigt markiert sind. Erläuterungen in höchstens 3 kurzen Sätzen, z.B.:

• Beschuss gefasst am x.x. Erledigt am x.x.
• oder: Beschluss im Ausschuss x am x. gefasst, weitet geleitet in HA.
• oder:  Beschluss gefasst am x.x. , wird bearbeitet, voraussichtlich erledigt bis x.x.
• oder:  Beschluss gefasst, Gespräche an dem und dem Terminen mit x geführt, 
• oder: Vorgang abgeschlossen, keine Aussicht auf Erfolg, eventuell Vorschlag für eine neue Vorgehensweise.
• oder: Beschluss umgesetzt.

Vorschlag der Verwaltung:

Bereits jetzt wird für die papierlose Gremienarbeit das Programm ALLRIS genutzt. Dieses bietet auch eine Beschlussverfolgung an, zum Teil wurde diese in den letzten Jahren bereits umgesetzt. Seitens des Kreistagsbüros sind für einen reibungslosen Ablauf noch Absprachen mit den Fachbereichen bzw. Fachdiensten zu treffen. Weiterhin müssen die Datenbestände und Rechte innerhalb der Verwaltung angepasst und gegebenenfalls geändert werden. Dieses wird als nächstes erledigt. Anschließend werden die Mitarbeiter geschult, um die Bearbeitung zu vereinheitlichen und die Beschlussverfolgung für die PolitikerInnen selbsterklärend und einfach zu gestalten.

Mit der Firma cc-egov ist zu klären, ob Anpassungen im Programm nach den Wünschen des Kreises möglich sind. Es fehlen in der Darstellung derzeit die Vorlagennummern bei der Bezeichnung der Vorlage und eine farbige Darstellung nach dem Ampelsystem ist nicht vorhanden. Ferner ist fraglich, ob ein Filter gesetzt werden kann, der z. B. die bearbeiteten Beschlüsse innerhalb eines bestimmten Zeitraums (vierteljährlich) sichtbar macht. Alternativ wäre eine Liste mit den bearbeiteten Beschlüssen wünschenswert.

Die Verwaltung schlägt daher vor, die Abstimmung mit der Firma cc-egov abzuwarten. Die Möglichkeiten der Umsetzung würden umgehend an die Mitglieder des Hauptausschusses kommuniziert werden.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: