Drucksache - DrS/2017/198

Beschlussvorschlag:

Der WRI empfiehlt dem Hauptausschuss und dem Kreistag die Aufnahme der Stelle 52100.0044 in den Stellenplan 2018 sowie die Besetzung im Vorgriff auf den Stellenplan ab dem 01.01.2018.

Sachverhalt:

In den Jahren 2008 und 2009 wurde vom Fachdienst Organisation und Qualitätsmanagement zur Feststellung des Stellenbedarfs im Fachdienst Bauaufsicht/Geschäftsstelle Gutachterausschuss [jetzt: Fachdienst Bauaufsicht, Brandschutz, Denkmalschutz / Geschäftsstelle Gutachterausschuss] eine Untersuchung zur Geschäftsprozessoptimierung durchgeführt. Der Abschlussbericht zu dieser Untersuchung ergibt die Notwendigkeit von 2 Vollzeitstellen in der Registratur, insbesondere zur Registrierung der Bauanträge und der anderen bauaufsichtlichen Verfahren sowie zur Sicherstellung der Erreichbarkeit in der Bauaufsicht („Virtuelles Call-Center“).

Im Abschlussbericht außerdem u. a. ausgeführt:

„Der Bereich ist … signifikant für funktionierende Arbeitsabläufe im gesamten Fachbereich V [jetzt: Fachbereich IV]. Neben der Sicherstellung der Abarbeitung der anfallenden Arbeitsmengen ist auch eine weitestgehend ständige Präsenz von Personal in der Registratur sicherzustellen. Unter Berücksichtigung der derzeitig anfallenden Aufgaben und Rahmenbedingungen, zu denen auch die Gewährleistung einer funktionierenden Vertretungsregelung gehört, ist die Registratur mit zwei Vollzeitkräften adäquat besetzt, zudem ist nicht absehbar, dass hier eine Personalreduktion umsetzbar ist.“

Eine aktuelle Organisationsuntersuchung durch den Fachdienst 11.00 ergab, dass die zusätzliche Vollzeitstelle gerechtfertigt ist.

A)           Aufgaben der Registratur:

      Registrieren der bauaufsichtlichen Verfahren
(Anlegen der Akte, Überprüfen der Angaben im Bauantragsvordruck, Übertragen der Angaben im Bauantragsvordruck in das Fachverfahren ProBAUG, Erfassen des zuständigen Schornsteinfegermeisters in ProBAUG, Zuordnung der Geodaten, Versand der Eingangsmitteilung, Beteiligung der Gemeinde),

      Postversand für genehmigte Verfahren
(Versand der Bescheide einschl. der Anlagen, Merkblätter und Vordrucke sowie Verteilung der Ausfertigungen an die einzelnen Empfängerinnen und Empfänger),

      Bauüberwachung
(Prüfung der Bescheinigungen der am Bau Beteiligten),

      Betreuung von Anträgen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz
(Registrieren; bei Vorhaben im Zuständigkeitsbereich der Stadt Norderstedt: Beteiligen der zu beteiligenden Stellen, Verfassen einer Stellungnahme des Kreises),

      Bearbeitung des Postein- und ausgangs für den Fachdienst,

      Gewährung von Akteneinsichtnahmen, Anfertigung von Kopien aus Bauakten einschl. Fertigung von Rechnungen,

      Schriftverkehr, Telefondienst, Auskünfte und Bauberatung

      Kundenverkehr - Grundsatzfragen, Auskünfte zum Verfahrensstand, interne Auskünfte aus ProBAUG),

      Vorkontierungen der Eingangsrechnungen,

      Kassenführung,

      Siegelverwaltung,

      Versenden der bautechnischen Nachweise an Grundstückseigentümerinnen und Grundstückseigentümer (Altakten),

      Archivierung der Bauakten,

      Archivverwaltung an drei Standorten (Aktenbeschaffung und Ablage).

In absehbarer Zeit werden außerdem weitere Aufgaben hinzukommen:

      Ausgabe von Flurkartenauszügen an Bauwillige (nach Aufgabe der Zweigstelle Bad Segeberg des Landesamts für Vermessung und Geoinformation),

      zusätzliche Aufgaben im Zuge der Einführung des Virtuellen Bauamts.

B)           Fallzahlenentwicklung:

1. Antragszahlen

In der Registratur werden folgende Anträge erfasst:

          Vorbescheidsverfahren nach § 66 LBO,

          Baugenehmigungsverfahren nach §§ 67 und 69 LBO,

          Verfahren der Genehmigungsfreistellung nach § 68,

          Anzeigen von Abbrüchen nach § 63 Abs. 3 LBO,

          Abweichungen nach § 71 LBO,

          Ausnahmen nach § 31 Abs. 1 BauGB,

          Befreiungen nach § 31 Abs. 2 BauGB,

          Nachträge zu Baugenehmigungen,

          Verlängerungen der Gültigkeit von Baugenehmigungen,

          Zustimmungsverfahren nach § 77 LBO,

          Beteiligungsverfahren nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG),

          Abgeschlossenheitsbescheinigungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

In den vergangenen Jahren haben sich die Antragszahlen wie folgt entwickelt:

1)    hochgerechnet

Damit sind die Fallzahlen seit 2008 um ca. 30 % (gegenüber dem vom Fachdienst Organisation und Qualitätsmanagement betrachteten Bewertungszeitraum) gestiegen.

2. Anfragen zur Akteneinsichtnahme

Die Zahl der Anfragen zur Akteneinsichtnahme haben sich in den Jahren 2012 bis 2015 wie folgt entwickelt:

1)    hochgerechnet

Damit sind die Fallzahlen innerhalb dieses Zeitraums ca. um 350 % gestiegen. Ursache für den Anstieg sind insbesondere die Änderungen im Kreditwesen, die die Banken und Sparkassen zur Neubewertung der Immobilien veranlassen.

Aufgrund der Änderungen im Erbschaftssteuerrecht haben auch die Finanzämter einen erhöhten Bedarf an Akteneinsichtnahmen in der Registratur.

Der Fachdienst geht davon aus, dass das Personal insbesondere in diesem Arbeitsbereich auch langfristig vorgehalten werden muss.

C)           Personalbesetzung:

Nach Stellenplan sind in der Registratur derzeit 2 Vollzeitstellen E5 vorgesehen. Diese sind derzeit mit drei Teilzeitkräften besetzt.

D)           Bisherige Folgen des Fallzahlenanstiegs:

1. Anträge

Derzeit werden die Anträge mit einer Verzögerung von bis zu 14 Tagen nach Eingang registriert. Dieses hat zur Folge:

            Die Eingangsmitteilung wird erst zwei Wochen nach Antragseingang versendet.

            Die Gemeinde wird erst zwei Wochen nach Antragseingang beteiligt.

            Für die Anforderung von fehlenden Unterlagen, die nach der LBO im vereinfachten Baugenehmigungsverfahren innerhalb der ersten drei Wochen nach Eingang angefordert werden sollen, verbleibt den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern nur noch eine Woche.

            Für die Bearbeitung der Genehmigungsfreistellungsverfahren, die innerhalb eines Monat nach Eingang zu bearbeiten sind, verbleiben den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern nur noch zwei Wochen.

            Für die Bearbeitung der vereinfachten Baugenehmigungsverfahren, die innerhalb von drei Monaten nach Eingang zu bearbeiten sind, verbleiben den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern nur noch zweieinhalb Monate.

2. Posteingang, Postversand

Derzeit werden der Posteingang und der Postausgang mit einer Verzögerung von bis zu 2 Tagen zusätzlich zum üblichen Postweg bearbeitet.

3. Akteneinsichtnahmen

Derzeit werden die Anträge auf Akteneinsichtnahme mit einer Verzögerung von bis zu 1 Monat bearbeitet.

            Die Antragstellerinnen und Antragsteller sind unzufrieden.

            Entwurfsverfasserinnen und Entwurfsverfasser benötigen Unterlagen aus den Archivakten, um auf dieser Grundlage Bauanträge zu erarbeiten. Sachverständige der Grundstückswertermittlung benötigen derartige Unterlagen für ihre Wertermittlung. Durch die verzögerte Akteneinsichtnahme können Bauanträge erst später eingereicht und Verkehrswertgutachten erst später erstellt werden.

4. Versand der archivierten bautechnischen Nachweise

Durch das Versenden der archivierten bautechnischen Nachweise an die Grundstückseigentümerinnen und Grundstückseigentümer soll Platz im Archiv  geschaffen werden. Diese Aufgabe konnte aber wegen fehlender Kapazitäten bislang nahezu nicht wahrgenommen werden.

            Die erforderliche Archivfläche kann nicht geschaffen werden.

5. Archivierung, Archivverwaltung

Derzeit werden die abgeschlossenen Verfahrensakten und die zur Einsicht bereitgestellten Archivakten nicht wieder zeitnah in das Archiv einsortiert.

            Es entsteht ein zusätzlicher Aufwand für das Suchen von Akten, weil sie nicht im Archiv hängen.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: