Drucksache - DrS/2017/234

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag die Aufnahme der Stellen

-          0.1114.070 -77,

-          0.1114.081,

-          0.1114.083 – 86

-          0.1114.101 sowie

-          0.5210.045

in den Stellenplan 2018 sowie die Besetzung im Vorgriff auf den Stellenplan ab dem 01.01.2018.

Sachverhalt:

FB I – Zentrale Steuerung

Teilplan 1114 – Zentrale Steuerung

FD 11.00 Personal und Organisation

Hinweis:

Erläuterungen:

In seiner Sitzung am 09.05.2017 hat der Hauptausschuss des Kreises Segeberg der vorgestellten E-Government-Strategie der Kreisverwaltung Segeberg bis 2021 zugestimmt (vgl. DrS/2017/077). Gleichzeitig wurde die Ermittlung u.a. der benötigten personellen Ressourcen bis zu diesem Jahr gefordert.

Um eine erfolgreiche Umsetzung von E-Government in der Kreisverwaltung Segeberg gewährleisten zu können, wurde die vorliegende Strategie inklusive des Zeitplans individuell auf die Gegebenheiten und Arbeitsweisen vor Ort entwickelt und festgelegt. Hauptbestandteil der Strategie stellt die Einführung der flächendeckend papierlosen Arbeit dar.

Vorab ist klarzustellen, dass es sich bei der Umsetzung der E-Government-Strategie nicht lediglich um die Einführung einer IT-Lösung, sondern vielmehr um ein Organisations- und Changeprojekt von enormer Größenordnung handelt. Die Kreisverwaltung Segeberg steht vor einer Umstellung der bisher gelebten Arbeitsweise mit Papier. Dieser über die kommenden Jahre andauernde Veränderungsprozess muss intern und fortlaufend durch die Organisation aktiv begleitet werden. Um die Potenziale der Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung nutzbar zu machen, wird ein Kulturwandel erforderlich sein. Zum einen ist davon auszugehen, dass eine Umstellung der Prozesse zu zunächst weniger optimalen Vorgehensweisen führt. Darüber hinaus sorgt die Modernisierung unter Berücksichtigung von IT bei einigen Mitarbeiter/innen für Ängste, da hiermit auch organisatorische Veränderungen verbunden sein können. Aus diesen Gründen muss die Mitnahme der Mitarbeiter/innen für ein erfolgreiches Projekt gewährleistet sein.

Es werden daher Beschäftigte benötigt, die der Digitalisierung nicht nur positiv gegenüberstehen, sondern die auch ein Gestaltungsinteresse unter Berücksichtigung der der o.g. Problemlagen bei der Umstellung mitbringen. Es müssen Mitarbeiter/innen der Kreisverwaltung sein, die offen für die neue Entwicklung der Digitalisierung sind und diese in die Arbeit der öffentlichen Verwaltung einbringen wollen. Hierbei geht es zum einen darum, bei der Einführung der neuen Arbeitsweise, die Strukturen der Fachbereiche und –dienste zu kennen, aber auf der anderen Seite auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter/innen aufzunehmen, um entsprechend reagieren zu können. Allen Projektbeteiligten müssen einzelne Prozessschritte sowie der allgemeine Verwaltungsablauf bekannt sein. Neben der Einführung der E-Government-Maßnahmen hat auch eine Begleitung der Mitarbeiter/innen, aber auch der Fachprogramme nach der Umsetzung im laufenden Betrieb zu erfolgen. Es ist nicht davon auszugehen, dass eine erfolgreiche Verwirklichung des Veränderungsprozesses nur durch die Einführung eines Verfahrens erfolgen kann. Lediglich das starre Ausrollen eines neuen Programms ist nicht zielführend und kann sich im Ergebnis gegenteilig zur erwünschten Effizienzsteigerung auswirken. Bei der Einführung von Maßnahmen für E-Government kann es kein Standardvorgehen geben, da trotz gesetzlicher Vorgaben eine Vielfalt an Prozessgestaltungen und Aufgabenwahrnehmungen durch verschiedene Mitarbeiter/innen herrscht und jede Behörde anders arbeitet.

Seit zehn Jahren setzt die Kreisverwaltung Segeberg in zwei Fachdiensten für die elektronische Akte bereits das Fachverfahren VIS der Firma PDV ein. Das System wurde damals mit der Intention beschafft, die E-Akte flächendeckend einzusetzen. Aufgrund der fehlenden Personalressourcen gelang dieses bisher nicht. Aus diesem Grund wurde in diesem Jahr die vorliegende Strategie entwickelt und muss jetzt auch durch entsprechende personelle und finanzielle Ressourcen mit Leben gefüllt werden. In den Jahren 2018 bis 2021 soll eine erfolgreiche Einführung von E-Government-Maßnahmen gelingen.

Dataport bietet als Leistungen für seine Kunden neben Lizenzen und Dienstleistungen der Firma PDV auch eigenes Know how zur E-Akte an. Der Kreis Segeberg möchte in Zukunft hiervon Gebrauch machen. Daraus leiten sich allerdings folgende Mitwirkungspflichten durch die Kreisverwaltung ab:

      Projektmanagement

• Teilnahme an den erforderlichen Abstimmungsterminen
• Sicherstellung der Mitwirkungsleistungen
• Projektplanung und –auftrag
• Unterstützung bei der Erhebung/ Anpassung der Ablauforganisation
• Teilnahme an Tests
• Freigabe zur Produktivsetzung
• Teilnahme an Schulungen

      Akzeptanzmanagement

• Bekanntmachung des Vorhabens in allen erforderlichen Gremien
• Sicherstellung der erforderlichen Zustimmungen von Gremien
• Organisation von Informationsveranstaltungen für die Nutzer/innen
• Erstellung von Informationsmaterial für die betroffenen Mitarbeiter/innen

      Risikomanagement

• Unterstützung beim Risikomanagement durch Steuern geeigneter Maßnahmen im Verantwortungsbereich

      Anforderungs- und Nachforderungsmanagement

• Controlling der SLA
• Teilnahme am Changemanagement
• Freigabe von Spezifikationen zur Umsetzung der Anforderungen

      Referenzverwaltung

• Der Auftraggeber steht für gemeinsame Auftritte/ Besuche von Veranstaltungen7 Messen etc. zur Verfügung. Dies ist auf die Dauer von 2 Jahren und maximal 4 Veranstaltungen pro Jahr begrenzt.
• Empfang der Referenzbesuchen anderer Verwaltungen

      Herstellerkontakte

• Herstellen des Erstkontaktes zwischen den Herstellern der Fachverfahren und dem Auftragnehmer
• Unterstützung bei der Verhandlung mit Fachverfahrens-hersteller zur Herstellung einer Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und der E-Akte
• Eskalationsstelle zwischen Dataport und dem Fachverfahrens-hersteller

Schon allein für diese Aufgaben müssen entsprechende Stellen vorgehalten werden.

Aus all diesen unterschiedlichen Gründen muss das Projekt durch Mitarbeiter/innen der Kreisverwaltung selbst durchgeführt werden und kann nicht von einer externen Firma übernommen werden.

Zur Umsetzung Strategie mitsamt seiner Teilprojekte und Basisdienste bis zum Jahr 2021 wurde der Projektauftrag seitens des Landrates bereits erteilt und die Lenkungsgruppe bestehend aus den Fachbereichsleitungen und Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte sowie Schwerbehindertenbeauftragten gegründet. Darüber hinaus hat bereits das sogenannte Projektteam seine Arbeit aufgenommen.

Zu den Aufgaben des Projektteams gehört zum einen die Planung des Gesamtprojekts E-Government zusammen mit der Projektleitung. Die Projektleitung ist bei der Fachbereichsleitung I angesiedelt. Diese steuert und koordiniert gemeinsam mit der Projektkoordination das Gesamtprojekt. In den 14-tägigen Sitzungen des Projektteams sollen u.a. Projektphasen und Meilensteine beschrieben und festgelegt werden. Des Weiteren hat das Projektteam die einzelnen Teilprojekte (z.B. Einführung der E-Akte in den Fachdiensten, elektronische Vergabe oder die Virtuelle Poststelle) und Basisdienste (z.B. einheitlicher Aktenplan oder e-Payment) zu koordinieren. Hierbei ist der Zeitplan zu beachten und ggf. anzupassen oder die Mitglieder zu benennen. Der Zeitplan und die Ressourcen sind zu überwachen und die Projektleitung auf inhaltliche Unstimmigkeiten aufmerksam zu machen.

Als Mitglieder des Projektteams sind neben der Projektleitung die Leitungen der Fachdienste Personal und Organisation sowie Informations-und Kommunikationstechnologien und die bisherige Projektkoordinatorin vorgesehen. Diese hat derzeit Frau Harder inne. Darüber hinaus sind folgende Rollen für die Einführung von E-Government erforderlich: Fachberater/innen, Systemkoordinator/in, IT-Sicherheitsexperte/-expertin sowie Projektkoordinator/in. Diese Rollenkategorien wurden bereits durch die abgeschlossene Studie in 2015 „Aktuelle Ausprägung sowie Gestaltungsmöglichkeiten der E-Government-Aus- und Fortbildung von Fach- und Führungskräften der Verwaltung“ bestätigt und als notwendig angesehen.

Die Aufgaben der einzelnen Rollen stellen sich wie folgt dar:

Fachberater/in

Die Fachberater werden als Mitglieder des Projektteams in die einzelnen Teilprojekte zur Einführung der E-Akte entsandt. Durch die Mitarbeit in allen Teilprojekten kann das Projektteam auf das dort erworbene Wissen zurückgreifen und Maßnahmen für die noch anstehenden Projekte entwickeln. Ebenfalls können die Mitglieder des Teilprojekts, aber auch die Mitarbeiter/innen der Fachdienste von dem immer weiter ansteigenden Wissen der Fachberater profitieren.

Systemkoordinator/in 10.50

Die von den Fachbereichen und Fachdiensten benötigten Kommunikations- und Informationstechnologien werden durch eine Systemkoordination sichergestellt. Die Aufgabe des/der Systemkoordinators/Systemkoordinatorin besteht darin, das Projektteam auf benötigte Verfahren, Lizenzen o.Ä. hinzuweisen und diese ggf. zu beschaffen. Des Weiteren ist dafür Sorge zu tragen, dass jedem/jeder Mitarbeiter/in die technischen Voraussetzungen für den aufgrund der Maßnahmen der E-Government-Strategie veränderten Arbeitsplatz vorliegen.

IT-Sicherheitsexperte/ -expertin

Der/die Verantwortliche für die IT-Sicherheit sorgt für die sichere Einbindung der benötigten Verfahren und Programme für die Umsetzung der E-Government-Struktur in die gesamte IT-Infrastruktur der Kreisverwaltung Segeberg.

Insgesamt wird durch eine Benennung eines/einer IT-Sicherheitsexperten /-expertin der erste Schritt zu einem Informations-Sicherheitsmanagementsystem (ISMS) getan, welches auch vom RPA gefordert wird. Zu den Aufgaben der/des IT-Sicherheitsbeauftragten gehört es u.a., sicherheitsrelevante Projekte wie die der E-Government-Strategie mit zu koordinieren, den Sicherheitsprozess zu steuern und zu koordinieren, den Realisierungsplan für Sicherheitsmaßnahmen zu erstellen und ihre Umsetzung zu initiieren und zu überprüfen, sicherheitsrelevante Vorfälle zu untersuchen sowie Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen zur Informationssicherheit zu initiieren und zu koordinieren.

Fachbereichsexperten/ -expertin

Die Fachbereichsexperten stellen das Bindeglied zwischen dem Gesamtprojekt E-Government und den einzelnen Fachbereichen dar. Sie werden von den jeweiligen Fachbereichen benannt und für die Gesamtdauer des Projekts bis Ende 2021 eingesetzt. Als Mitglieder des Projektteams fungieren die Fachbereichsexperten als Koordinatoren, um Informationen aus Projektteam und Fachbereich hin und her zu transportieren. Die Einbindung der Mitarbeiter/innen soll hierdurch sichergestellt werden.

Der/die Fachbereichsexperte leitet seinem/ihrem Fachbereich  die in den Projektteamsitzungen erworbenen Kenntnisse zum aktuellen Sachstand des Gesamtprojekts E-Government und seinen Teilprojekten weiter. Die Fachbereiche werden hierdurch zeitnah über Planungen bzgl. des eigenen Fachbereichs, aber auch zum gesamten Projekt informiert. Daneben können auch aktuelle Sachstände zu den laufenden Teilprojekten, eventuelle Verzögerungen im Zeitplan inkl. notwendiger Anpassungen und weitere Inhalte weiter getragen werden.

Auf der anderen Seite werden durch die Scharnierfunktion der Fachbereichsexperten die Bedürfnisse der Fachbereiche bei der Umsetzung von E-Government in der Kreisverwaltung Segeberg berücksichtigt. Das Projektteam erhält über aktuelle Entwicklungen aus den Fachbereichen Kenntnis und kann hierauf reagieren. Erworbene Kenntnisse über Anforderungen oder Schwierigkeiten aus der Praxis fließen dann in die Arbeit des Projektteams ein. So könnten z.B. der Zeitplan oder bestimmte Voraussetzungen angepasst werden.

Gemeinsam mit den weiteren Mitgliedern des Projektteams, konkretisieren die Fachbereichsexperten den Zeitplan zur Umsetzung der Strategie bis 2021 und passen ihn ggf. an, erarbeiten Leitfäden und Umsetzungshinweise, erkennen Schulungsbedarf und melden diesen an geben dem Projektteam sowie dem Fachbereich Tipps für die Umsetzung bzw. Einführung.

Damit die Fachbereichsexperten die o.g. Aufgaben wahrnehmen können, müssen die Fachbereiche Stellenanteile erhalten, die wie folgt aufgeteilt werden sollen:

* Der Fachbereich I verzichtet aufgrund der Mitarbeit der FDL 11.00 und 10.50 sowie weiteren Mitarbeiter/innen aus dem Fachbereich auf Stellenanteile für Fachbereichsexperten.

Projektkoordinator/in

Die Projektkoordinatoren unterstützen die Projektleitung bei der Erstellung, Anpassung und Umsetzung der E-Government-Strategie des Kreises Segeberg.

Um eine bestmögliche Umsetzung von E-Government zu erreichen, werden u.a. die Lenkungsgruppe, das Projektteam und die Projektgruppen zu den einzelnen Teilprojekten eingesetzt. Die Aufgaben des Projektkoordinators erstrecken sich zum einen auf die Vor- und Nachbereitungen der von Lenkungsgruppe und Projektteam 14-tägig stattfindenden Sitzungen. Hierfür müssen die Inhalte der Sitzungen zusammen mit der Projektleitung erarbeitet und aufbereitet werden. Die Sitzungen sind gemeinsam mit der Projektleitung durchzuführen und anschließend, einschließlich der Erstellung eines Protokolls, nachzubereiten.

Darüber hinaus hält der/die Projektkoordinator/in den Kontakt zu den Verfahrensherstellern und teilt hier Wünsche und Anforderungen mit und spiegelt diese zurück an die Projektleitung sowie die anderen Gremien des Projekts. Des Weiteren haben Abstimmungen mit dem FD 10.50 Informations- und Kommunikationstechnologien des eigenen Hauses stattzufinden.

Die Projektkoordinatoren müssen stets den Fortgang des Gesamtprojekts sowie der Teilprojekte im Blick behalten, um auf die Umsetzung der Strategie bis zum Ende des Jahres 2021 hinzuwirken. Dafür müssen Informationen von extern und intern aufgenommen, ausgewertet und verarbeitet werden. Mögliche Gesetzesänderungen, Richtlinien und Leitfäden von Bund und Land müssen ebenso in das Projekt eingebunden werden wie Fragen, Anmerkungen und Informationen aus den Fachbereichen oder der Verwaltungsleitung sowie der Politik. Der Projektleitung, der Lenkungsgruppe und dem Projektteam sind diese Informationen sowie die Auswirkungen bereitzustellen.

Wie in der Strategie festgehalten, ist die Strategie inklusive des Zeitplans regelmäßig den aktuellen Gegebenheiten anzupassen. In Abstimmung mit den Beteiligten des Projekts hat das jährlich durch die Projektkoordinatoren zu erfolgen. Hierüber ist der Hauptausschuss absprachegemäß durch eine Vorlage und Darstellung in der Sitzung durch die Projektkoordinatoren zu informieren. Des Weiteren haben zwei Mal im Jahr Berichte über den Fortgang des Gesamtprojekts und der Teilprojekte in den Sitzungen des Hauptausschusses zu erfolgen.

Neben den Stellen für die Umsetzung der E-Government-Strategie werden folgende Stellen für die tägliche Arbeit benötigt:

Digitales Anordnungswesen

Das Teilprojekt E-Rechnung –Digitales Anordnungswesen hat neben dem Teilprojekt Digitale Bauakte bereits gestartet, die Testung steht unmittelbar bevor. In Vorbereitung auf die Einführung sowie die spätere Begleitung der Umsetzung des Digitalen Anordnungswesens (DAO) sind im Fachdienst (FD) 20.00 parallel zu den regulär anfallenden Aufgaben zusätzliche Tätigkeiten zu leisten. Neben dem neu zum Einsatz kommenden Fachprogramm VIS gilt es insbesondere die Schnittstellen zum Finanzprogramm MACH in einer Testumgebung ausführlich über einen längeren Zeitraum zu testen, zu begleiten und zu protokollieren. Eingehende Rechnungen sind in der Geschäftsbuchhaltung einzuscannen, zu überprüfen und dem richtigen Fachdienst zur sachlich/ rechnerisch richtigen Prüfung und Anordnung digital weiterzugeben. Daneben erfolgt weiterhin das zentrale Buchen. Dem FD 20.00 stehen für diese Tätigkeiten keine freien personellen Ressourcen zur Verfügung, so dass für die Einführung und die spätere Begleitung des DAO die Bereitstellung einer 0,5 Vollzeitstelle erforderlich ist.

Digitale Bauakte

Im Rahmen der E-Government-Strategie des Kreises wird unter anderem auch die Einführung der Digitalen Baulastenbeauskunftung bis Ende 2018 und des virtuellen Bauamtes bis Ende 2019 angestrebt. Hierdurch soll sowohl den Bauherrinnen und Bauherrn, den Entwurfsverfasserinnen und –verfasser, aber auch den Fachdiensten 63.00 und 63.40 sowie allen beteiligten Dienststellen die Möglichkeit gegeben werden, den Bauantrag und die Bauvorlagen medienbruchfrei einzureichen, Stellungnahmen abzugeben, Auskünfte zum Bearbeitungsstand einzuholen, zu prüfen und zu genehmigen.

Bisher werden in den Fachdiensten 63.00 und 63.40 insgesamt 0,75 Planstellen für die Betreuung der aktuellen Fachanwendungen und zur Unterstützung der Anwender/innen vorgehalten. Im Umfang einer 0,5 Planstelle wird dieser Bereich bereits derzeit für die Projektarbeit zur Einführung des digitalen Bauamtes durch Aufgabenverlagerung und unter Zurückstellung anderer Aufgaben unterstützt. Auf der Grundlage der bisherigen Erfahrung in der Bauaufsicht und in der Bauverwaltung wird für den Zeitraum der Beschaffung und Einführung der erforderlichen neuen Software, als auch für die weitergehende dauerhafte Betreuung der Fachverfahren mit einem erheblichen Mehraufwand für die Systempflege erwartet.

Die entsprechenden Personalressourcen sind spätestens ab dem Stellenplan 2018 in der dargestellten Form erforderlich. Nur so ist die gewünschte Intensivierung zum Ausbau der digitalen Baugenehmigungsverfahren möglich. 

IT-Fachkoordinator/in

In der Vergangenheit wurden beim Kreis Segeberg sämtliche Aufgaben bzgl. der IT-Infrastruktur von mehreren Stellen mit unterschiedlichen Bezeichnungen wahrgenommen. Die internen Bezeichnungen lauten dezentraler IuK-Ansprechpartner, SuperUser, (Fach-)Verfahrensbetreuer oder Syko. Zu den Aufgaben gehören die Mitwirkung beim fachbezogenen Controlling, Sicherstellung einer sachgerechten und umfassenden Anwendung des Fachverfahrens, Unterstützung der Anwender/innen von Fachverfahren, Teilnahme an Arbeitsgruppen, Verwalten der Benutzerrechte sowie die Stammdatenpflege. Eine klare Zuordnung der einzelnen Aufgaben auf eine bestimmte Stellenbezeichnung war mit dem Zuwachs von Inhalten in jüngster Vergangenheit nicht mehr möglich. Aus diesem Grund werden die genannten Aufgaben in Zukunft nur noch von sog. IT-Fachkoordinatoren wahrgenommen. Dabei muss ein IT-Fachkoordinator nicht zwangsläufig alle genannten Aufgaben wahrnehmen. Die Entscheidung, welche Aufgaben in einem Fachdienst anfallen und daher übertragen werden müssen, trifft im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwortung die Fachdienstleitung.

Insbesondere durch die Umstellung des Systems im Fachbereich III auf Lämmkom/LISSA wird in der Kreisverwaltung Segeberg vermehrt Wert auf eine optimale Nutzung bestehender und neu angeschaffter Fachverfahren gelegt. Die Möglichkeiten der Verfahren für die Mitarbeiter/innen und der daraus resultierenden Arbeit sollen in Gänze genutzt werden. Insbesondere für die Überprüfung der sachgerechten und umfassenden Anwendung des Fachverfahrens, die Erarbeitung von Arbeitshinweisen sowie die fachdienstübergreifende Weiterentwicklung der Fachsoftwaren müssen daher weitere Stellenanteile zur Verfügung stehen.

Hierfür wird für die Kreisverwaltung ein Stellenmehrbedarf von insgesamt 3,15 VZS benötigt. Der Bedarf teilt sich wie folgt auf die genannten Bereiche:

First-Level-Support

Neben dem Fachdienst Informations- und Kommunikationsmanagement (IuK) waren in der Vergangenheit u.a. div. Kleinstaufgaben (z. B. Papierstau im Drucker beheben, Kabel überprüfen, Neustart veranlassen etc.) aufgrund der räumlichen Nähe auf sog. Dezentrale IuK-Ansprechpartner/innen übertragen, die Vor-Ort in den Fachdiensten schnell helfen konnten. Stellenanteile waren für diese Aufgaben nur in wenigen Bereichen vorhanden. Viele Kolleginnen und Kollegen haben diese Aufgaben zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit erledigt. Aus Sicht der Verwaltung hat sich dieses dezentrale Modell nicht bewährt, weshalb aufgrund der angepassten Aufgabenstruktur der o.g. IT-Fachkoordinatoren die Unterstützung  der Mitarbeiter/innen bei den Standardsoftwares sowie bei Hardwareproblemen  nicht mehr dezentral durch die Fachdienste wahrgenommen werden soll, sondern zentral durch den FD 10.50. Hierfür werden die entsprechenden Stellenanteile im Umfang einer 0,5 Stelle benötigt.

Finanzielle Auswirkungen:

       711.800 €

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: