Drucksache - DrS/2017/236

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Kreistag die Aufnahme der Stelle 0.1114.067 im Umfang von 0,6 in den Stellenplan 2018 sowie die Besetzung im Vorgriff auf den Stellenplan ab dem 01.01.2018.

Sachverhalt:

FB I – Zentrale Steuerung

Teilplan 1114 – Innere Verwaltungsdienste

FD 11.00 – Personal und Organisation

Hinweis:

Erläuterungen:

Mit Beschluss der personalstrategischen Ausrichtung des HA 27.06.17 (DrS 2017/069-1) und KT am 29.06.2017 sind die Rahmenbedingungen der Personalwirtschaft ergänzend zur strategischen Zielsetzung des Kreistages vom 22.05.2014 beschlossen wurden. Ziele sind

• Strategische Ausrichtung zum demografie- und familienorientierten Personal- und Organisationsmanagements
• Megatrends Demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Integration und Digitalisierung bewältigen
• Schwerpunkte Personalgewinnung, Personalbindung, Personalführung
• Aufgabenkritik von Stelle und Orga-Umfeld
• Organisationsuntersuchungen und Prozessoptimierungen

In der tagtäglichen Personalbewirtschaftung zeichnete sich seitens der FDL ein Bild der Überlastung bei den 2,5 VZS.

Insbesondere sind folgende Schwerpunkte zu benennen:

• Stellenzuwächse von rd. 20 % (157 Stellen) zum Stichtag 01.01.2015. Aktuell sind 852 Beschäftigte in der KV tätig. Der Mitarbeiterstamm erhielt in den letzten 10 Jahren keine personelle Aufstockung, die Aufgaben und die Fallzahlen haben sich jedoch stetig verändert und erhöht.
• Beratung der MA in allen Fragen der Personalsachbearbeitung von Fragen der Eingruppierung, Stufensteigerung, Arbeitszeitflexibilisierung, Elternzeitregelungen, Sonderurlaub etc.
• Interne Stellenbesetzungsketten durch interne Stellenbesetzungsverfahren bedingen größeren Aufwand, der den Aufwand neuer Stellenbesetzungen ergänzt
• Pflege und Erweiterung des Personalinformationsprogrammes Kommboss (auch als Basis für die E-Personalakte) inklusive Stellenplan- und Produktzuordnung für die Kostenrechnung
• Umsetzung der automatisierten Zeiterfassung und Urlaubsworkflow für alle MA der KV
• Umsetzung der Zutrittskontrolle für alle MA der KV

In Folge dessen fand eine Organisationsuntersuchung und -betrachtung des Bereiches der Personalbewirtschaftung/Personalsachbearbeitung in 2017 statt. Aufgaben der PersonalsachbearbeiterInnen sind vielfältig:

      ganzheitliche Personalsachbearbeitung der Beschäftigten, FSJler, BFDler, Auszubildender, Praktikanten und BeamtInnen sowie der MA der Arge Bauhof, Kreismusikschule inkl. Beteiligung der Interessenverbände Personalrat, Gleichstellung und Schwerbehindertenbeauftragter mit Pflege des Personalmanagementprogramm Kommboss unter Berücksichtigung der Auswirkungen aus dem Schwerbehindertenrecht, bspw.:

•         Gesamtes Einstellungsverfahren nach Abschluss des Auswahlverfahrens

•         Prüfung und Durchführung von Ernennungen, Beförderungen und Versetzungen von Beamten

•         Erstellung von Arbeits-, Änderungs- und Auflösungsverträgen

•         Prüfung und Durchführung von Versetzungen und Umsetzung innerhalb der KV und externe Versetzung

•         Durchführung von Höher-/Rückgruppierungen (gesetzl./tarifvertragliche Prüfung, Mitbestimmungsvorlagen für die Interessenvertretungen, Anschreiben, Änderungsverträge)

•         Bearbeitung von Anträgen auf Elternzeit, Beurlaubung/Sonderurlaub (gesetzl. und tarifvertragliche Prüfung, Mitbestimmungsvorlagen für die Interessenvertretungen, Anschreiben, Änderungsverträge)

•         Abwicklung der Verfahren infolge Ausscheiden wegen Kündigung, Auflösung, Rentengewährung, Beendigung befristeter Beschäftigungsverhältnisse

•         Prüfung und Bearbeitung von Entgeltfortzahlungsfällen inkl. Kind krank, primeweb, Kopers in Zusammenarbeit mit den Krankenkassen

•         Bearbeitung von Anträgen auf Teilzeitbeschäftigung (gesetzl. und tarifvertragliche Prüfung, Mitbestimmungsvorlagen für die Interessenvertretungen, Anschreiben, Änderungsverträge)

•         Beratung der Beschäftigten und Beamten in allen personalrechtlichen Fragestellungen (Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit, Arbeitszeitreduzierungen, Sonderurlaub)

      Bearbeitung personalrechtlicher Fragestellungen der Beschäftigten

      Bearbeitung von Schadensersatzansprüche des Kreises im Zusammenhang mit der Entgeltfortzahlung

      Jährliche Weiterentwicklung und unterjährige Pflege des Stellenplanes in Kommboss sowie Vorbereitung und Teilnahme an Stellenplangesprächen (Besetzung der Beschäftigten/Beamten auf den Stellen, Pflege bei Arbeitszeitreduzierungen/Elternzeit ect.)

      Mitarbeit an der Berechnung der Personalkosten und der unterjährigen Berichterstattung

      Mtl. Abrechnung der Entgelte der Beschäftigten

Nach der vorliegenden Personalbemessung der Organisation ist mit dem aktuellen Personalstamm der Kreisverwaltung ein Bedarf von zusätzlich 0,6 VZS notwendig aufzunehmen.

Nicht berücksichtigt sind die aktuellen Stellenanmeldungen für den Haushalt 2018. Jedoch untermauern sie den dringenden personellen Unterstützungsbedarf. Die verstärkte Unterstützung durch Digitalisierung sorgt im Bereich der Personalsachbearbeitung für eine qualitative Unterstützung, jedoch nicht für eine Reduzierung des Aufwands.

Untermauert wird diese Berechnung durch die Darstellung im Benchmarking. Danach haben wir als KV mit 165 Personalfällen je besetzte Vollzeitstelle den zweithöchsten Wert an Personalfällen in Schleswig-Holstein. Laut Benchmarking-Bericht beträgt die durchschnittliche Stellenanzahl je Kreis für die Personalwirtschaft rd. 5,5 Stellen, wir haben 2,5 Stellen.

Aus Sicht des Fachdienstes Personal und Organisation ist daher die Schaffung einer zusätzlichen 0,6 Stelle notwendig, um die personalstrategische Ausrichtung der Kreisverwaltung im operativen Bereich der Personalsachbearbeitung sicherzustellen.

Der Inhalt gestaltet sich wie folgt:

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: