Drucksache - DrS/2017/252

Beschlussvorschlag:

Der Sozialausschuss empfiehlt dem Hauptausschuss und dem Kreistag

1)     die Aufnahme einer 1,0 VZS Leitung des Sozialamtes (FD 50, Stellenplan-Nr.: 0.31190.0010) und einer 0,5 VZS Sachbearbeitung Steuerungsunterstützung FBL III (Steuerungsteam FBL III, Stellenplan-Nr.: 0.31190.0011),

2)     die Besetzung der Stelle Steuerungsunterstützung im Vorgriff auf den Stellenplan ab dem 01.01.2018.

Sachverhalt:

FB III – Soziales, Jugend, Bildung, Gesundheit

Teilplan 3119 – Verwaltung der Sozialhilfe

FD 50 - Sozialamt

Steuerungsteam der FBL Soziales, Jugend, Bildung, Gesundheit

Begründung:

Die Anmeldung der o. g. 1,5 Stellen ist ein Ergebnis der im Sommer d. J. vorgelegten Personal- und Organisationskonzeptes der Fachbereichsleitung (FBL) III. Dieses hat 3 Schwerpunkte:

1. Teambildung in den Fachdiensten des FB III
2. Einrichtung einer zweiten Leitungsebene zwischen der FBL und den Leitungen der sozialen Fachdienste
3. Bildung einer Steuerungseinheit für den gesamten Fachbereich bei der FBL III.

Die im Folgenden dargestellten Schwerpunkte des Konzeptes bilden unter den Ziffern 2 und 3 gleichzeitig den mit dieser Vorlage geltend gemachten Stellenmehrbedarf ab.

1. Teambildung und andere Hinweise zur Aufbau- und Ablauforganisation des FB III
   
   Die Berichtsvorlage zur Teambildung im FB III (DrS/2017/241) fasst die Eckpunkte des Personalkonzeptes der FBL für den FB III zusammen. Diese sind folgende:
   -    mehr Zeit für die Führung der Mitarbeitenden (MA)

-          insbesondere mehr Zeit für Ausbildung, Einarbeitung und Weiterbildung der MA im Verwaltungsbereich und der sozialpädagogischen Fachkräfte (letztere nicht nur im Jugendamt, sondern auch in den Fachdiensten des Sozialamtes und des sozialpsychiatrischen Dienstes) 

-          mehr Zeit der Führungskräfte für die anderen Leitungstätigkeiten wie Steuerung, Controlling, Entwicklung von grundsätzlichen und strategischen Lösungen, Optimierung der Verwaltungsabläufe, Umsetzung von E-Gov.-Maßnahmen.

     Alle Schnittstellen innerhalb des FB wurden analysiert. Diese betreffen sehr unter-

     schiedliche Entwicklungen, vor allem aber solche, die aus der Teilung der FD

     Soziale Sicherung und Gesundheit in den Jahren 2015/2016 stammen. Die

     Empfehlung der FBL, diese Schnittstellen aufzulösen, ist in die Organisations-

     untersuchungen des FD Personal & Organisation aufgenommen worden.

In allen drei Bereichen des FB fallen bestimmte, gleichgelagerte gehobene Verwaltungstätigkeiten im Sozial-, Jugend- und Gesundheitsamt an. Diese Tätigkeiten wurden und werden nur teilweise oder auf verschiedenen Arbeitsplätzen, häufig von den Führungskräften „miterledigt“. Es handelt sich um folgende Tätigkeiten:
      -   Bearbeitung von Ausschreibungen der Fachdienste – in Zukunft in

          Zusammenarbeit mit der Vergabestelle im FB L; die Vergabestelle erstellt

          allerdings nicht die Leistungsbeschreibung, die Verträge und die Gremienvor-

          lagen; hierfür bleiben die (anderen) Fachbereiche zuständig;

           -   Prüfung der Verwendungsnachweise der freien Träger, die für die Fachdienste

               des Sozialamtes, des Jugendamtes und des Gesundheitsamtes tätig sind;

               Überprüfung der fachlichen Vorgaben.

Diese Verwaltungstätigkeiten sollten unbedingt zusammen mit anderen gehobenen Sachbearbeitungstätigkeiten auf jeweils einer Stelle im Sozial-, Jugend- und im Gesundheitsamt gebündelt werden (vgl. DrS/2017/231 und 226-1). Hinweis: Bis zur Einrichtung der zentralen Vergabestelle wurden die Vergabeverfahren des FB III (nicht die o.g. anderen Verwaltungstätigkeiten) regelmäßig an Rechtsanwälte zur Bearbeitung gegeben.

2. Einrichtung einer zweiten Leitungsebene zwischen FBL und den sozialen Fachdiensten – Bildung einer Sozialamtsleitungsstelle
   
   Nach  dem als Anlage 1 beigefügten Entwurf eines Organigramms des FB III sollen der zukünftigen Sozialamtsleitung (SAL) die Fachdienste
   - Soziale Sicherung (50.00)
   - Grundsatz- und Koordinierungsangelegenheiten Soziales und Asyl (50.60)
   - Eingliederungshilfe (für Erwachsene) (50.30)
   - Betreuungsbehörde (50.11)
   
   mit zusammen (mittelfristig) rd. 110 MA unterstellt werden. Diese Leitung soll dieselben Kompetenzen haben, wie sie der Jugendamtsleiter und der ltd. Veterinär nach der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung haben.

 
Der FB III mit mittelfristig rd. 345 MA (derzeit rd. 310 MA) kann in dieser Größe und Gesamtheit nicht geleitet werden. Die jetzige Führungsspanne von 6 FD im Sozial- und Gesundheitsamt (mittelfristig rund 145 MA), dem Jugendamt (rund 190 MA, 5 FD) und 10 weiteren direkt unterstellten MA, verteilt auf 11 Standorten, ist zu unausgewogen und zu groß. In anderen Kreisverwaltungen von S.-H., die die Bereiche Soziales, Jugend, Bildung und Gesundheit in einem Fachbereich führen, ist diese Zwischenebene, wie sie vorliegend für das Sozialamt vorgeschlagen wird, vollständig eingeführt. Bei der Kreisverwaltung Segeberg sollten zumindest zwei Ämter – Jugend- und Sozialamt – im FB III gebildet werden. Anders ist der Fachbereich - auch angesichts der Budgethöhe – nicht mehr zu führen.

Die strategischen Themen des zukünftigen Sozialamtes beinhalten einen Großteil der sozial- und finanzpolitischen Mega-Themen (Demografie, Senioren/innen, Pflege, Inklusion, Integration, Armut, Wohnungslosigkeit, steigende Populationen mit multikausalen Erkrankungen, Fachkräftemangel in allen sozialen Handlungsfeldern, Kostenexplosion der sozialen Leistungen). Querschnittsthema für alle Bereiche ist die Notwendigkeit der Fortentwicklung der SRO bzw. des Quartiermanagements. Diese Themen werden in den nächsten Jahren eine noch stärkere Bedeutung erfahren.

Aufgaben der Sozialamtsleitung werden neben den allgemeinen Leitungstätigkeiten im Wesentlichen die folgenden sein:
-   die strategischen und grundsätzlichen Fragestellungen erkennen und lösen

     und deren Umsetzung vorantreiben 

        Förderung und Ausbildung von Personal als Daueraufgabe erkennen und umsetzen

        Fach- und Finanzcontrolling ausbauen, ebenso die Zugangssteuerung in der Eingliederungshilfe und in der Hilfe zur Pflege, um Kosten zu senken

        Verwaltungsabläufe effizient und sicher gestalten, d. h. das interne Kontrollsystem aufbauen und weiterentwickeln

        Die heute von der FBL wahrgenommenen Aufgaben wahrnehmen, so
die Begleitung und Korrektur von Gremienvorlagen der sozialen Fachdienste
die rechtliche und fachliche Beratung der FDL in herausgehobenen
    Angelegenheiten
Vorbereitung des Sozialausschusses mit der/dem Ausschussvorsitzenden
ständige Teilnahme am Sozialausschuss
Budgetaufstellung, Leitung der Haushaltsvorbereitungen des Sozialaus-
   schusses
stellvertretender Vorsitz der Trägerversammlung Jobcenter

        Gemeinsam mit FBL und Jugendamtsleitung: Weiterentwicklung der Kuratorien zu Sozialraumkonferenzen, Leitung derselben

        Stellvertretung der FBL (neben dem Jugendamtsleiter)
 

3. Einrichtung eines Steuerungsteams bei der FBL - Bildung einer Stelle Steuerungsunterstützung 
   
   Der FBL steht eine Assistenz von rd. 0,25 VZS aus dem Bereichsbüro zur Verfügung. Die MA leistet in der Hauptsache die Terminverwaltung, die Korrespondenz nach Diktat, die formale Vorbereitung der Dienstbesprechungen, der Kuratorien, der Ausschüsse, der Trägerversammlung Jobcenter u. a. m.
   
   Die FBL selbst nimmt folgende Aufgaben wahr:
   -    Leitung, Vor- und Nachbereitung der Dienstbesprechungen mit den FDL und

     Planern/innen, der Kuratorien und anderen Besprechungen mit Externen

-          Vor und Nachbereitung der Ausschüsse und der Trägerversammlung Jobcenter
(weil stellvertretende Vorsitzende)

-          Durchsicht aller Gremienvorlagen des Fachbereiches

-          Teilnahme an 4 (!) Fachausschüssen des FB III, am Hauptausschuss und Kreistag
   aus Zeitgründen ist nur noch die regelmäßige Teilnahme am Sozialaus-

            schuss möglich

         die Vorbereitungen der Fachausschüsse mit den Ausschussvorsitzenden

             wurde an die FDL abgegeben, dabei an die FDL Soziales im Wechsel
-    Leitung der Vorbesprechung der Haushaltsberatungen der 4 Fachausschüsse
         teilweise abgegeben
-    Durchführung von Jour-Fixe-Terminen mit den FDL, dem Jugendamtsleiter,
      Büro für Chancengleichheit & Vielfalt (BfCV), dem Controller und der
      Sozialplanerin
-    rechtliche und fachliche Beratung der FDL in herausgehobenen Angelegen-

      heiten
         Abgabe an das Rechtsamt u. a., wo und wann immer möglich
-    organisatorische Angelegenheiten des gesamten Fachbereiches
        Raum- und Umzugsplanung als Dauerthema
        die bereits laufenden Arbeiten zur Einführung der E-Akte können nicht
           wahrgenommen werden
  -    u. v. a. m.

Trotz hoher Wochenarbeitszeit können die eigentlichen Führungsaufgaben nur teilweise und unter Inkaufnahme von Überstunden geleistet werden. Deshalb sollte die FBL entlastet werden. 

Gleichzeitig besteht die Notwendigkeit, fachdienstübergreifende Tätigkeiten anderer MA zu bündeln. Dies sind folgende Kollegen/innen:
-    der dezentrale Controller, dessen Stelle im FD Soziale Sicherung angesiedelt
     ist und der gleichzeitig stellvertretender FDL ist (sobald eine der Teamleitungs-
     stellen in diesem FD besetzt werden kann, soll die Stellvertretung der FDL auf
    diese Stelle verlagert werden);

        die Sozialplanerin im FD Eingliederungshilfe, die für alle sozialen Fachdienste tätig ist;

        den/die E-Gov.-Fachbereichsexperten/in (die Stelle wird vom FB I angemeldet, da die FBL III (wie alle anderen FBL) als Verantwortliche für die Einführung der E-Akte keine Zeit für die  Umsetzung hat und andere Ressourcen nicht zur Verfügung stehen.
 

Jour fixe-Termine mit diesen Kollegen/innen sowie zweiwöchige Dienstbesprechungen mit allen Planern/innen des FB werden von der FBL seit über einem Jahr durchgeführt, um alle übergreifenden Planungen und Maßnahmen abzustimmen. Abstimmung und Koordination alleine genügen jedoch nicht. Vielmehr müssen sowohl die Planung als auch das Controlling inhaltlich weiterentwickelt werden. So sollte die Methode der sog. Integrierten Sozialplanung und Steuerung (Anlage 2) baldmöglichst eingeführt werden. Alle Planungskräfte und der Controller des FB III arbeiten sich zurzeit in diese von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Veranstaltungsmanagement (KGSt) und vom Deutschen Verein für öffentliche und private Fürsorge (DV) empfohlene Steuerungsmethode in der Sozialverwaltung ein. Ebenso muss das Fachcontrolling in den FD ausgebaut und dringend mit dem dezentralen Finanzcontrolling verbunden werden.

Die Tätigkeiten der Sozialplanerin, des Controllers und des E-Gov.-Fachbereichs-experten sollen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu einer Steuerungseinheit direkt bei der FBL III verbunden werden. Die Tätigkeit der anderen Planungskräfte soll hinsichtlich der Integrierten Sozialplanung in einer Matrixorganisation gebündelt werden. 

Die neue Stelle Steuerungsunterstützung wird den Umfang einer 1,0 VZS haben. 0,5 VZS werden mit dieser Vorlage eingeworben, 0,25 VZS sind als freie Stellenanteile vorhanden und 0,25 VZS werden über die Vorlage Stellenmehrbedarf für Teamleitungen (DrS/2017/221) eingeworben.

Folgende Aufgaben wird der/die Stelleninhaber/in im Wesentlichen wahrzunehmen haben:

        Leitung des Teams Steuerungsunterstützung (3 MA Assistenz Bereichsbüro, Sozialplanerin, Controller, E-Gov.-Fachbereichsexperte)

        Erstellung der Tagesordnung der Leitungsbesprechungen der FBL und der Planungsrunden, Leitung der Planungsrunden insb. bei Abwesenheit der FBL

        Abstimmung und Controlling der auf Leitungsebene getroffenen Absprachen und Weisungen der FBL III

        Unterstützung der FBL bei der Entwicklung von Entscheidungsgrundlagen und Zielvorgaben

        Federführende Abstimmung aller Fachplanungen, Federführung der Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung der Integrierten Sozialplanung und Steuerung

        Projektmanagement.

Hinweis:

Wenn die Kreisgremien den vorgeschlagenen Maßnahmen des Personal- und Organisationskonzepts, insbesondere dem mit dieser Vorlage geltend gemachten Stellenmehrbedarf von 1,5 VZS zustimmen können, wird es gelingen, den Fachbereich III erfolgreich zu steuern.

Aufgrund der Überlastung der FBL wird gebeten, die 0,5 VZS Steuerungsunter-stützung ab dem 01.04.2018 zur Verfügung zu stellen. Die Ausschreibung der Stelle könnte nach erfolgter Bewertung dann bereits Ende 2017 erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: