Bericht der Verwaltung - DrS/2017/241

Sachverhalt:

Unter Bezugnahme auf die Vorlage DrS/2017/221 (Einführung Teamleitungen für die Kreisverwaltung) wird im Folgenden begründet, warum diese geplante organisatorische Maßnahme gerade für den Fachbereich III notwendig ist und wie sie sich in den einzelnen Fachdiensten des FB nach Einführung auswirken wird.

1. Teambildung im FB III – warum?

Folgende Gründe sprechen für die Teambildung im FB III:

(1) Große Aufgaben- und Mitarbeiterzuwächse in fast allen Fachdiensten:
Die „Flüchtlingswelle“ und gesetzliche Reformvorhaben (Bundesteilhabegesetz, Pflegestärkungsgesetze, Reform des Unterhaltsvorschussrechtes u. a. m.) erhöhen nicht nur den Umfang, sondern die Qualitätsanforderungen an die Aufgabenerledigung. Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl liegt bei über 25, in den sozialen Fachdiensten (perspektivisch) zwischen 30 bis 40 Mitarbeitenden (MA) und im FD Kita, Jugend, Schule, Kultur (51.10) bei über 60 MA.
 

(2) Hohe Fluktuation in den Fachdiensten:

Erhebliche Fluktuationen bestanden und bestehen nicht nur in den Fachdiensten der sozialpädagogischen Hilfen des Jugendamtes und im sozialpsychiatrischen Dienst des Gesundheitsamtes, sondern auch in den Verwaltungsfachdiensten des Jugend- und des Sozialamtes. Einzelne Fachdienste waren über längere Zeit nur mit 60 % der MA besetzt. Die Fachdienste befanden und befinden sich in einer Dauereinarbeitung von neuem Personal. Auf Stellenausschreibungen fanden sich häufig keine (geeigneten) Bewerber/innen. Oftmals traten neue MA die Arbeitsplätze nicht an oder verließen sie nach kurzer Zeit. Der Fachkräftemangel besteht massiv in den medizinischen und sozialpädagogischen Berufen, aber längst nicht mehr nur dort.

Seit der Zeit der Flüchtlingswelle ist die Dienststelle auf Bitten des  Fachbereiches dazu übergegangen, Stellen unbefristet auszuschreiben, da sich auf  befristete Stellenangebote niemand mehr findet.

(3) Überlastungen der Mitarbeiterschaft:

Fachdienstleitungen und Mitarbeitende befinden sich im Dauerstress. Überlastungsanzeigen von ganzen Teams, hohe Überstunden- und Krankheitsstände bestehen in fast allen Fachdiensten. Hierzu tragen nicht nur die o. g. gesetzlichen Reformvorhaben bei, sondern folgende weitere Umstände: Die Problematik bestimmter Zielgruppen steigt, so die Zahl von multikausalen Beeinträchtigungen, von traumatisierten Flüchtlingen, von Kindern psychisch und/oder suchtkranker Eltern. Die Belastungen der MA in den Fachdiensten der Sozialpädagogischen Hilfen des Jugendamtes und im FD Sozialpsychiatrie des Gesundheitsamtes sind enorm. Die Belastungen der MA in den anderen Fachdiensten  „ziehen nach“.

Die Umstellung der EDV-Fachverfahren in den „Masseverfahren“ der Jugend- und Sozialhilfe, die jeweils mehr als 100 Arbeitsplätze erfasst, war bereits 2014/2015 wegen dringenden Änderungsbedarfen eingeleitet worden. Sie konnte nicht mehr rückgängig gemacht werden. Wegen der Überlastung der Fachdienste wurde sie nur zeitlich verschoben. Zum 01.01.2017 erfolgte die Umstellung auf das Fachverfahren LISSA in den Fachdiensten des Sozialamtes und im Aufgabengebiet EGH Kinder des FD Wirtschaftliche und Rechtliche Jugendhilfe. Dies unter Inkaufnahme von erheblichen Überstunden in den betroffenen Fachdiensten. Zum 01.11.2017 wird das Fachverfahren in der Jugendhilfe auf das KDO-Jugendwesen umgestellt werden.

(4) Überlastung der Führungskräfte:

Die Fachdienstleitungen haben nicht nur zu große Leitungsspannen, sondern müssen häufig selbst gehobene Sachbearbeitung – regelmäßig zu 1/3 ihrer Arbeitszeit – wahrnehmen. Dies aus dem Grunde, dass bislang die Arbeitsplätze der Fachdienstleitungen so angelegt waren, dass sie nicht ausschließlich leiten sollen. Auch fehlt einigen Fachdiensten die ausreichende Zahl von gehobenen Sachbearbeitungsstellen, oder diese Stellen sind wegen Fluktuation und Krankheit längere Zeit nicht besetzt. In Einzelfällen müssen die Führungskräfte sogar ihre eigenen Stellvertretungen vertreten, so die Leiterin des Fachdienstes Grundsatz- und Koordinierungsangelegenheiten Soziales und Asyl, der Jugendamtsleiter bis zum 31.12.2016 den Pflegekinderdienst, die Fachbereichsleitung bis zum 31.07.2017 den Jugendamtsleiter.

(5) Keine Zeit für Führung:

Die Führungskräfte des Fachbereiches III haben nicht oder nur unzureichend Zeit für Führung. Die Führung von Mitarbeitergesprächen und die Förderung von MA und Nachwuchskräften bleiben auf der Strecke. Diese Situation kann nicht mehr länger hingenommen werden. Die Erfahrungen im Jugendamt – die Durchführung einer fachdienstübergreifenden Einarbeitung und Ausbildung der sozialpädagogischen Fachkräfte durch die Jugendamtsleitung und die Fachstelle Kinderschutz – haben gezeigt, dass es dem Fachbereich gelingen kann, die Fluktuation einzudämmen und die  Zufriedenheit der MA zu steigern.

(6) Keine Zeit für andere Leitungstätigkeiten:

Die Führungskräfte des Fachbereiches haben auch keine Zeit für andere Leitungstätigkeiten wie Steuerung, Kontrolle, Entwicklung von grundsätzlichen fachlichen Lösungen oder von strategischen Lösungen etc. Angesichts der Budgethöhe des Fachbereiches ist es unerlässlich, Controllingaufgaben selbst wahrzunehmen und nicht an den dezentralen Controller oder andere „abgeben“ zu müssen. Es kann mit hoher Wahrscheinlichkeit davon ausgegangen werden, dass die Weiterentwicklung von Controllinginstrumenten, von Fachplanung und -controlling, die Einführung der E-Akte und andere Maßnahmen des E-Government mangels Zeit der Führungskräfte nicht gelingen werden. Ebenso nicht die Lösung der „Megathemen“ demografischer Wandel, Weiterentwicklung der Sozialraumorientierung, Integration, Inklusion etc., die in den Handlungsfeldern des FB III eine große Rolle spielen.

Die Führungskräfte des FB III wollen die aufgezählten Schwachstellen abstellen. Deshalb haben sie seit einem Jahr – jede/r für sich und gemeinsam mit der Jugendamtsleitung und der Fachbereichsleitung – ihren/seinen Fachdienst mittels Teambildung perspektivisch umgestaltet. Das in der Anlage beigefügte Organigramm des zukünftigen Fachbereiches stellt die Teambildungen in ihrer Gesamtheit dar. Einige Teambildungen sind im Hinblick auf bevorstehende Organisationsuntersuchungen noch nicht ganz abgeschlossen, so z. B. im FD Eingliederungshilfe für Erwachsene (50.30), im FD Gesundheit (53.10) und im FD Sozialpsychiatrischer Dienst (53.55). Gemeinsam haben die Fachdienstleitungen die Inhalte der Teamleitungsstellen (vgl. Vorlage DrS/2017/221 des FD Personal und Organisation) entwickelt.

Für die Ausübung der Teamleitung wird ein Zeitanteil von durchschnittlich 0,25 VZS angesetzt, d. h. im Einzelfall kann der Zeitanteil geringer oder höher sein.

2. Teambildungen in den einzelnen Fachdiensten:

In allen Fachdiensten des FB III sollen Teams mit eigener Teamleitung (TL) gebildet werden mit Ausnahme der Betreuungsbehörde (FD 50.11) mit „nur“ 9 MA. Das beigefügte Organigramm gibt pro Fachdienst und pro Team die jeweilige Mitarbeiterzahl (nicht Vollzeitstellen, sondern Köpfe) wieder. Teilweise ist die heutige MA-Zahl angegeben, zum Teil aufgrund von abgeschlossenen und laufenden Organisationsuntersuchungen die perspektivische Zahl. Dies erscheint aus Planungsgründen geboten.

2.1 Teambildungen in den Fachdiensten des Jugendamtes

2.1.1 Team 51.00 der Jugendamtsleitung

Das Team 51.00 erfasst die MA, die der Jugendamtsleitung bereits heute direkt unterstellt sind. Dies sind die 4 Planungskräfte (Jugendhilfeplanung, Bildungsplanung, -koordination und -management) und die 4 MA der Fachstelle Kinderschutz und Qualitätsentwicklung (FS). Alle arbeiten fachdienstübergreifend, z. T. auch über die Fachdienste des Jugendamtes hinaus. Der Jugendhilfeplaner z. B. nimmt die Geschäftsführung der Kuratorien des Beratungswesens unter Leitung der FBL wahr. Die Tätigkeit der FS ist sowohl dezentral (z. B. Frühe Hilfen), als auch zentral (z. B. Koordinierung der Ausbildung/Einarbeitung/Weiterbildung der sozialpädagogischen Fachkräfte des gesamten Fachbereiches) ausgerichtet. Hinzukommen soll die neue Stelle der Verwaltung des Jugendamtes (vgl. Parallelvorlage DrS/2017/231). In diesem Team ist die Funktion einer Teamleitung nicht vorgesehen.

2.1.2 FD Wirtschaftliche und rechtliche Jugendhilfe (51.30)

2014 hatte dieser Fachdienst 14 MA. Die aktuelle Zahl liegt bei 32. Aufgrund des Abschlusses der Orga in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (DrS/2017/196) und des Aufgabenzuwachses im Bereich Unterhalt und EGH Kinder wird 2018/2019 von einer Zahl von 36 MA auszugehen sein.

Es sollen folgende drei Teams gebildet werden:

        Unterhalt/Beistandschaften (9 MA)

        Wirtschaftliche Jugendhilfe (15 MA)

        EGH Kinder (perspektivisch 11 MA, Orga steht noch aus).
 

2.1.3 FD Kita, Jugend, Schule, Kultur (51.10)

Die Zahl der MA beträgt derzeit 58, verteilt auf 5 Standorte. Mit den 5 Stellen „Kita-Einstieg“ (DrS/2017/224) wird die Zahl 63 MA betragen (ohne FSJ, BFD und Praktikanten). Bis 2011 bestand der Fachdienst nur aus dem Schul- und Schulverwaltungsamt. Da die Angelegenheiten der Jugend- und Kulturförderung mit den Themen Schule und Bildung thematisch eng zusammenhängen, wurden die Aufgaben 2011 auch organisatorisch verbunden. Dies hat sich bewährt.

Folgende Teams sollten gebildet werden:

        Kreiseigene Schulen (Förderzentren und BBZ) (38 MA)
Die gehobenen Aufgaben, insbesondere die Personalverantwortung über die MA in den Förderzentren (FÖZ) im Umfang von heute 0,4 VZS sollten der Teamleitung übertragen werden.

        Schule, Jugend, Kultur, Sport (13 MA)
Schulamt, insbesondere Assistenz für Schulräte sowie Schulsozialarbeit
Assistenz Schulpsychologischer Dienst
Jugend-, Kultur- und Sportförderung
Kreisarchiv

        Kita-Team (11 MA)
Kita-Aufsicht
Kita-Ausbau und Betriebskostenförderung
Förderprogramm „Kita-Einstieg“
Abrechnung Tagespflege

2.1.4 Drei Fachdienste Sozialpädagogische Hilfen Ost, West und Nord (51.33)

Nach Beendigung des SRO-Projektes wurden die drei Regionalräume organisatorisch in drei Fachdienste überführt. Jeder Fachdienst hat zwei Standorte. Diese sollen erhalten bleiben und gleichzeitig in Teams mit eigener Leitung umgewandelt werden. Die MA der Spezialdienste Pflegekinderdienst (PKD) und Amtsvormundschaft (AV), die bislang den Fachdiensten West und Nord zugeordnet waren, werden zukünftig den Gemeindeteams räumlich und organisatorisch zugeordnet werden. Gleichzeitig sollen der PKD und die AV im Hinblick auf die fachliche Weiterentwicklung eine Teamleitung erhalten.

Die Teambildung in den Fachdiensten ist wie folgt geplant, im

(1) FD Sozialpädagogische Hilfen Ost (24 MA):

-          Team Segeberg (11 MA)

-          Team Wahlstedt (4 MA)

-          Team Amtsvormundschaft (7 MA)

(2) FD Sozialpädagogische Hilfen West (27 MA):

-          Team Kaltenkirchen (10 MA)

-          Team Henstedt-Ulzburg (10 MA)

-          Team PKD (7 MA)

(3) FD Sozialpädagogische Hilfen Nord (19 MA):

-          Team Bad Bramstedt (7 MA)

-          Team Bornhöved (5 MA)

Die unterschiedliche Anzahl der MA in den Teams zu der in den Fachdiensten erklärt sich dadurch, dass z. B. im FD Sozialpädagogische Hilfen Ost von den 7 MA der AV nur 3 am Standort Bad Segeberg tätig sein sollen, dafür 3 MA des PKD und 2 Assistenzkräfte dazu kommen werden. In den Fachdiensten West und Nord läuft derzeit eine Orga hinsichtlich des Assistenzbedarfes.

2.2 Teambildungen in den Fachdiensten des Sozialamtes
 

2.2.1 FD Soziale Sicherung (50.00)

Aktuell sind 26 MA im FD 50.00 tätig. Nach dem Ergebnis der Orga von Oktober 2017 hat der FD aufgrund von der Zunahme von Aufgaben und Fallsteigerungen einen Personalmehrbedarf von weiteren 8,5 (!) VZS (vgl. DrS/2017/222). Damit wird die Zahl der MA 2018/2019 rd. 35 betragen.

Folgende Teams werden zu bilden sein:

        Stationäre Hilfe zur Pflege (17 MA)

        Ambulante Hilfen und Hilfeplanung (9 MA)

        Sonstige Leistungen und Abrechnungen (7 MA).

Die Vielzahl der pro Team hinterlegten Aufgaben ist der DrS/2017/222 zu entnehmen. Zielgruppen dieses Fachdienstes sind in erster  Linie Menschen mit Pflegebedarf, Senioren/innen oder solche Klienten/innen, die eine vorübergehende Hilfe zur Überwindung besonderer sozialer Schwierigkeiten oder Hilfe in anderen Lebenslagen brauchen. Diese Zielgruppen werden wegen des demografischen Wandels besonders stark wachsen.

2.2.2 FD Grundsatz- und Koordinierungsangelegenheiten Soziales und Asyl

 (50.60)

Der FD hat aktuell 22 MA. Perspektivisch wird von einer Zahl von 27 MA ausgegangen. Momentan wird eine Orga im Bereich der Fachaufsicht durchgeführt, die Anfang November abgeschlossen werden soll. Aufgrund der Tatsache, dass bestimmte Aufgaben nicht oder nicht ausreichend wahrgenommen werden können, wird trotz der Entscheidung der FBL, die Bearbeitung von Klagen und Widersprüchen aus den FD 50.00 und 50.30 an diese abzugeben (aus Gründen der Beseitigung von Schnittstellen), mit einem Personalmehrbedarf gerechnet. Im Bereich der Leistungsgewährung nach dem AsylbLG wurde eine Orga im Juli d. J. abgeschlossen. Diese hat den dauerhaften Bedarf von rd. 4 Stellen bestätigt (vgl. DrS/2017/226).
 

Folgende Teams sollten gebildet werden:

(1)  Fachaufsicht und Koordinierung SGB II (11 MA, Ergebnis der Orga steht noch aus)

        Fachaufsicht über Städte, Ämter und Gemeinden des Kreises in Angelegenheiten des SGB XII, BuT, AsylbLG und des Wohngeldgesetzeseinschließlich der Bearbeitung von Widersprüchen, Klagen und Kostenerstattungsverfahren in bestimmten Fällen

        Heranziehung von Unterhaltspflichtigen in den an die Kommunen übertragenen Fällen und bei Leistungsgewährung durch die anderen Fachdienste der Kreisverwaltung nach dem SGB XII

        Koordinierung SGB II (der Kreis als Träger des Jobcenters), insbesondere Geschäftsführung Trägerversammlung und Fachaufsicht

        Leitung der Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen Sozialämter und der rechtskreisübergreifenden Zusammenarbeit mit Jobcenter, Bundesanstalt für Arbeit und Ausländerbehörde

        Beratungs- und Dienstleistungsverträge mit sozialen Beratungsträgern u. a. m.
 

(2)  Leistungsgewährung nach dem AsylbLG (7 MA)

        Aufgaben: vgl. DrS/2017/226

(3)  Betreuung und Integration (8 MA)

        Betreuung und Beratung der ankommenden Flüchtlinge

        Koordinierungsstelle für die Integrationsorientierte Aufnahme von Flüchtlingen (KIA)

        kreisweites Freiwilligenmanagement für Flüchtlinge.

Die Tätigkeit des Teams Integration wird sich zukünftig intensiv in Richtung Integrationsarbeit (Kultur, Sprache, Beruf) weiterentwickeln und noch stärker mit dem Jobcenter, der Bundesanstalt für Arbeit, dem Bildungsmanagement, den Schulen, den Kommunen und anderen Partnern zusammenarbeiten müssen (vgl. DrS/2017/227). Darüber hinaus könnten die Potentiale des Freiwilligenmanagements für andere soziale Handlungsfelder (z. B. Senioren/innen, Menschen mit Behinderung) erschlossen werden.

2.2.3      FD Eingliederungshilfe für Erwachsene (50.30)

Die Zahl der MA beträgt heute 29. Da die durchschnittliche Fallbelastung pro MA fast doppelt so hoch ist wie in anderen Kreisen von S.-H., und das Bundesteilhabegesetz (BTHG) ab dem 01.01.2018 erhebliche Mehrarbeit verursachen wird, wird momentan die Besetzung von weiteren 2,5 VZS vorbereitet. Eine Orga des gesamten Fachdienstes hat begonnen, deren Ergebnisse für die Stellenplanberatungen 2019 vorliegen sollen.

Auf den Fachdienst kommen in den nächsten Jahren mit dem BTHG und dem PSG zum Teil neue Aufgaben und Verfahren zu, so u. a.

        das Begutachtungsverfahren nach Pflegegraden seit diesem Jahr

        das Bedarfsfeststellungsverfahren nach dem sog. ICF ab 2018

        das Gesamtplanverfahren mit Durchführung einer Gesamtplankonferenz ab 2018

        die Trennung der Sachleistungen von der GRUSI ab 2020.

Bei vorsichtiger Schätzung wird mit einem weiteren, d. h. über die o. g. 2,5 VZS hinausgehenden Personalmehrbedarf gerechnet. Dieser könnte bis zu 10 Stellen mehr bedeuten, insbesondere dann, wenn die Kreisverwaltung die Sachbearbeitung GRUSI übernehmen muss.

Folgende Teams wären zu bilden:

        Sachbearbeitung inklusive Rechnungsbearbeitung (mind. 22 MA)
nach Vorliegen des Ergebnisses der Orga ist zu entscheiden, ob aufgrund der Größe des Teams nicht eine Teilung in zwei Teams angezeigt ist
Zeitumfang der Teamleitung: ca. 0,5 VZS (bzw. 2 x 0,25 VZS)

        Hilfeplanung (8 MA nach heutiger Besetzung)

        Sachbearbeitung GRUSI (7 – 10 MA)

Der FD hätte dann über 40 MA.

2.2.4 FD Betreuungsbehörde (50.11)

Wie oben erwähnt, ist aufgrund der Größe des FD (9 MA) eine Teambildung nicht geplant.

2.3 Teambildungen in den Fachdiensten des Gesundheitsamtes

2.3.1 FD Gesundheit (53.10)

In diesem Fachdienst sind derzeit rd. 30 MA tätig. Da infolge der Flüchtlingswelle 2,5 Stellen befristet geschaffen wurden, soll eine externe Orga zum Stellenplan 2019 durchgeführt  werden.

Folgende Teams sollen gebildet werden:

        Kinder-Jugend-Ärztlicher Dienst (KJÄD) (14 MA)

        Zahnärztlicher Dienst (ZÄD) (5 MA)

        ggf. Verwaltung zusammen mit dem FD Sozialpsychiatrie (7 MA)

2.3.2 FD Sozialpsychiatrie (53.55)

Die Zahl der MA beträgt 15. Infolge wachsender gesetzlicher Aufgaben bzw. Vorgaben und einer gestiegenen Fallzahl wird dieser Fachdienst ebenfalls einer externen Orga unterzogen werden.

Geplant ist, ein sozialpädagogisches Team (8 MA) zu bilden. Dabei soll die Teamleitung Koordinator und Ansprechpartner des externen 7/24-Krisendienstes sein.

2.4 Steuerungsteam der FBL III

Derzeit sind der Fachbereichsleitung die drei MA des Bereichsbüros und die drei MA des Büros für Chancengleichheit und Vielfalt (BfCV) direkt zugeordnet. Der Controller des FB III ist als MA des FD Soziale Sicherung gleichzeitig stellvertretender Fachdienstleiter dieses Fachdienstes. Diese Regelung ist notwendig, da es momentan niemanden gibt, der die Fachdienstleitung vertreten könnte. Geplant ist, mit der Schaffung der Teamleitungsstellen im FD 50.00 eine der Teamleitungen mit der Stellvertretung zu betrauen und den Controller anschließend direkt der FBL zu unterstellen. Des Weiteren soll die Sozialplanerin, die ebenfalls fachdienstübergreifend tätig ist, aus dem FD Eingliederungshilfe für Erwachsene zur Fachbereichsleitung versetzt werden. Wenn der Kreistag der Schaffung von Stellen für die E-Government-Offensive des Landrates zustimmen sollte, ist geplant, die Stelle des Dezentralen FB-Experten E-Government bei der FBL anzusiedeln. Mit der Parallelvorlage für den Sozialausschuss (DrS-Nr. noch nicht vergeben) wird eine 0,5 Stelle Steuerungsunterstützung für die FBL eingeworben. Dieser Stelle soll gleichzeitig die Teamleitung übertragen werden.