Drucksache - DrS/2017/054

Beschlussvorschlag:
 

1.        Die Rechtsauffassung des RPA bezüglich des Rahmenvertrages über Rechtsberatung wird zur Kenntnis genommen.
 

2.        Die Ausführungen zum Fachdienst Informations- und Kommunikationsmanagement Nachweis des ordnungsgemäßen Einsatzes der Informationstechnik werden zur Kenntnis genommen. Eine Abarbeitung ist größtenteils erfolgt oder begonnen bzw. soll entsprechend den Ausführungen in Anlage 1 erfolgen.
 

3.        Die Ausführungen zum Fachdienst Personal und Organisation Wechsel zur Bezügekasse der VAK - Überprüfung der Wirtschaftlichkeit werden zur Kenntnis genommen. Eine weitere Wirtschaftlichkeitsuntersuchung soll nicht erfolgen.
 

4.        Die Ausführungen zum Fachdienst Personal und Organisation Wechsel zur Bezügekasse der VAK Überprüfung der Abrechnungsblätter werden zur Kenntnis genommen. Eine stichprobenartige Überprüfung der Abrechnungsblätter soll zukünftig erfolgen.

Sachverhalt:

Der Hauptausschuss hat die Beratung der Prüfbemerkungen aus dem Jahresbericht 2014/2015 an die Fachausschüsse verwiesen. Für die Fachbereiche L und I/den Hauptausschuss ergeben sich daraus die nachfolgenden Beratungspunkte:

Fachbereich L – Fachdienst 30.00 – Rechtsangelegenheiten und Kommunalaufsicht

1. Rahmenvertrag zur Rechtsberatung
   Das RPA bewertet in seinen Ausführungen im Bericht (Seiten 18 - 29) den Abschluss eines Rahmenvertrages zur Rechtsberatung von Gemeinden durch eine Rechtsanwaltskanzlei als rechtswidrig. Ein bestehender Interessenkonflikt könne nicht anders als durch Kündigung aufgelöst werden, auch bestünde keine rechtliche Verpflichtung einen solchen Vertrag abzuschließen. Die Verwaltung hat zu ihrer Einschätzung der Sach- und Rechtslage bereits im Rahmen des Prüfungsverfahrens umfangreich Stellung genommen (Seite 27, 28 des Berichts), zur Vermeidung von Wiederholungen wird darauf verwiesen. Die Rechtsauffassung des RPA wird zur Kenntnis genommen. Eine Auflösung des Vertrages hält die Verwaltung weder für erforderlich noch für geboten.

Fachbereich I – Fachdienst 10.50 – Informations- und Kommunikationsmanagement (IuK):

2. Nachweis des ordnungsgemäßen Einsatzes der Informationstechnik
   In dem Prüfungsbericht des RPA (Seite 30 - 65) wurden insbesondere die Punkte Maßnahmenpapiere, Lizenzmanagement, IT-Vergaben, Ausschreibungs- und Vergabeordnung/Zentrale Vergabestelle, Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Datenschutz und Datensicherheit sowie die Organisation des Fachdienstes (Neustrukturierung nach ITIL, IT-Controlling, Organisationsuntersuchung/ Stellenbemessung, ISM) beschrieben.
   
   Das RPA fordert die Verwaltung/Politik dazu auf, die rechtlichen Vorschriften der Vergabe, der Datensicherheit und der Dokumentation konsequent zu beachten, empfiehlt eine Zentrale Vergabestelle einzurichten und IT Beschaffungen zu zentralisieren und durch ausreichend qualifiziertes Personal durchzuführen, ein geeignetes Lizenzmanagement einzurichten und zu pflegen, Strategien und Dienstanweisungen sowie Fachkonzepte zu erstellen bzw. zu vervollständigen und in IT Projekten umzusetzen sowie den Fachdienst IuK neu zu strukturieren und eine Organisationsuntersuchung durchzuführen, auf deren Grundlage eine aktuelle Stellenbemessung erfolgen sollte. Die Abarbeitung ist größtenteils bereits erfolgt bzw. in der aktuellen Umsetzung. So wurden bspw. die IT- Dienstvereinbarungen in 2016 noch erstellt und zum 01.09.2016 in Kraft gesetzt. Ein Entwurf für die IT-Strategie ist in der finalen Abstimmung, an der Neuorganisation des Fachdienstes nach ITIL wird aktuell intensiv gearbeitet. Auch ist für 2017 noch eine Organisationsuntersuchung und entsprechende Stellenbemessung geplant.
   
   Die Angaben zu den einzelnen Punkten sind im Detail der als Anlage 1 beigefügten Tabelle zu entnehmen.

Fachbereich I – Fachdienst 11.00 – Personal und Organisation

3. Wechsel zur Bezügekasse - Überprüfung der Wirtschaftlichkeit
   In dem Prüfungsbericht des RPA (Seite 67 - 69) wurde dem Kreis/der Politik die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenübertragung der Bezügeabrechnung von der Kreisbesoldungsstelle auf die Bezügekasse VAK nahegelegt.
   
   Die Auflösung der Kreisbesoldungsstelle und der Beitritt des Kreises zur Bezügekasse der VAK zum 01.01.2008 erfolgte vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung als Beschluss des Hauptausschusses vom 08.02.2007. Auch liegen keine Anhaltpunkte dafür vor, dass der Landesrechnungshof seine diesbezügliche, mit Nachdruck betriebene Empfehlung für eine Verlagerung der Bezügeabrechnung auf die VAK aufgegeben haben könnte. Eine Verifizierung der erwarteten Einsparungen ist daher auf Grund der Beschlusslage nicht erfolgt und ergibt vor dem Hintergrund der Endgültigkeit auch keinen Sinn. Eine gesamte Überprüfung der Wirtschaftlichkeit erscheint nur sinnvoll, wenn die darauf resultierenden Konsequenzen auch umgesetzt werden. Es liegt aber weder im tatsächlichen noch im wirtschaftlichen Interesse der Kreisverwaltung, die Bearbeitung der Bezügekasse zukünftig eigenständig wieder zu übernehmen. Dies ist mangels nicht mehr vorhandener personeller Ressourcen, nicht mehr vorhandener fachlicher Qualifikation, nicht zur Verfügung stehender Arbeitsplätze als auch nicht mehr vorhandener Software faktisch nicht umkehrbar. Alle beteiligten Kreise heben die sich aus der Auslagerung und Zentralisierung ergebenden Synergieeffekte hervor. Darüber hinaus wird auf die Erfahrungen der Kreise verwiesen, die eine eigene Bezügeabrechnung vorhalten. Diese leiden nach wie vor unter massiven Schwierigkeiten in der Zahlbarmachung der Entgelte und unter einem erhöhten Personalmehraufwand, um die Anwendungsprobleme monatlich zu beheben. Wenn eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung dennoch erfolgen soll, wird die Unterstützung durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für notwendig erachtet. Auf die zusätzlich entstehenden Kosten wird hingewiesen.
   
    
4. Überprüfung der Abrechnungsblätter
   In dem Prüfungsbericht des RPA (Seite 69 - 71) wurde die Verwaltung durch das RPA aufgefordert, die Abrechnungsblätter stichprobenartig zu überprüfen. Eine regelmäßige Überprüfung der Abrechnungsblätter von einzelnen Mitarbeiter/innen wird zukünftig stichprobenhaft digital im System KoPers durchgeführt und entsprechend dokumentiert.

Wegen der Einzelheiten wird auf den Bericht des RPA über die Prüfung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung des Kreises Segeberg für die Haushaltsjahre 2014 - 2015 und den mündlichen Vortrag verwiesen.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: