Drucksache - DrS/2016/261

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss als zuständiger Fachausschuss empfiehlt dem Kreistag, die befristete 0,7 Vollzeitstelle in eine unbefristete Stelle im Stellenplan 2017 umzuwandeln.

Sachverhalt:

Teilplan 1114 –Vollstreckung/Forderungsmanagement

FD 21.00 – Finanzbuchhaltung

Hinweis:

Zur Unterstützung des Forderungsmanagements wurde im Stellenplan 2015 eine auf 3 Jahre befristete 0,7-Stelle geschaffen.

In 2015 wurden Arbeitsplatzbeobachtungen durch die Organisationsabteilung für das Forderungsmanagement durchgeführt. Diese Beobachtungen hatten zum Ergebnis und damit die Einschätzung des Fachdienstes bestätigt, dass die Arbeitsbelastung durch Neueingänge und die Rückstände des Bearbeitungsstandes so groß sind, dass die befristete Stelle dauerhaft benötigt wird.

In enger Einbindung der Organisationsabteilung sind stichprobenartig weitere Untersuchungen in 2016 erfolgt. Daraus ergab sich, dass der momentane Rückstand aus sogenannten „Parkposten“ nahezu unverändert bei 5.000 verharrt.

Dieses sind Altfälle aus den Vorjahren, die es nachzuarbeiten gilt und Mahn- und Vollstreckungsvorgänge einzuleiten bzw. aufrechtzuerhalten, damit diese nicht durch die Verjährung dem Kreis verloren gehen.

Zudem ist mit der Installation der neuen Blitzanlage in der Bahnhofstraße ein täglicher Mehraufwand von im Schnitt 60 zusätzlichen Vorgängen im Forderungsmanagement zu verzeichnen. Die Bearbeitung dieser Vorgänge bindet (fast) 100 % der Arbeitszeit von zwei Vollzeitkräften in der Kasse.

Hinzu kommt, dass ein kontinuierliches Ansteigen der jährlichen Buchungsfälle zu verzeichnen ist und dadurch auch die Fälle für das Forderungsmanagement proportional entsprechend zunehmen, da der Anteil der säumigen Zahler im Verhältnis zu den Buchungsfällen gleich bleibt, also proportional ebenfalls steigt.

Darüber hinaus hat es in den letzten Jahren insbesondere auch vor dem Hintergrund der Befristungen von Stellen einen hohen Personalwechsel und häufige Vertretungszeiten gegeben, so dass Themen der vergangenen Monate immer wieder Fluktuation, Überstunden und Überlastungsanzeigen waren. Damit einher gingen Überbrückungs- und Einarbeitungsphasen, die wiederum die begrenzten Kapazitäten zusätzlich belastet haben. Während dieser Zeiten war eine optimale Aufgabenerfüllung nicht möglich. Auch gingen von zwei Mitarbeiterinnen Überlastungsanzeigen ein, mit denen sich die Verwaltung auseinanderzusetzen hatte. Der Begriff Überlastungsanzeige ist tarifvertraglich nicht ausdrücklich definiert. Er wird aber oft im Zusammenhang mit den Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes verwendet. Nach § 16 Arbeitsschutzgesetz ist ein/e Arbeitnehmer/in verpflichtet, dem Arbeitgeber oder dem zuständigen Vorgesetzten jede festgestellte unmittelbare erhebliche Gefahr für Sicherheit und Gesundheit unverzüglich zu melden. Daraus wird die Verpflichtung abgeleitet, unverzüglich zu informieren, wenn wegen Überlastung der Beschäftigten eine Gefahr für seine Sicherheit und Gesundheit ausgehen könnte. Vorgesetzte und Führungskräfte haben zu analysieren, woher die Überlastung rühren kann und kurzfristig dafür zu sorgen, dass die Ursachen abgestellt werden. Daraus könnte sich auch eine Verpflichtung des Arbeitgebers ergeben, den Personalbestand ggf. zu erhöhen, soweit alle möglichen Maßnahmen ergriffen wurden und dennoch als nicht ausreichend anzusehen sind. Bei den Versuchen, Lösungen zu entwickeln, wird der Personalrat hinzugezogen. Hierzu sei noch erwähnt, dass jeder Tag, an dem ein/e Mitarbeiter/in mit seiner Arbeitskraft aufgrund von Krankheit nicht zur Verfügung steht, dem Arbeitgeber Kreis durchschnittlich 370 € kostet.

Zudem sind teilweise weit über das übliche Maß hinaus Überstunden angefallen. In letzter Zeit liegt ein großer Aufwand darin, Mittel zu finden und Prioritäten so zu setzen, dass die Arbeitsbelastung noch vertretbar erschien. Diese Maßnahmen konnten aber nicht verhindern, dass es zu erheblichen Arbeitsrückständen gekommen ist, die weiterhin aufzuarbeiten sind.

Der sehr hohe Bestand an offenen Forderungen (siehe dazu Schlüsselkennzahlenbericht) und dabei insbesondere von Altforderungen stellt ein hohes Ausfallrisiko für den Kreis. Sobald die Verjährung eingetreten ist, sind diese Forderungen und damit die liquiden Mittel für den Kreis in der Regel verloren. Zusätzlich leidet die Außenwirkung der Verwaltung bei den säumigen Zahlern, wenn angedrohte Vollstreckungsmaßnahmen aufgrund von Personalmangel nur mit sehr viel Verspätung oder unter Umständen gar nicht eingeleitet werden können.

Es wird in diesem Zusammenhang auch auf das Gutachten des LRH verwiesen, in dem ausdrücklich die Refinanzierung einer solchen Stelle dargelegt wurde. Gleichzeitig hatte der LRH die Kreisverwaltungen in seinen Ausführungen dazu aufgerufen, hier mehr Stellen zu schaffen, da mit der Stärkung des Forderungsmanagements die Refinanzierung gewährleistet ist.

Die Refinanzierungshöhe beträgt ca. 89.000,00 € p. A. Aufgrund der dauerhaft zu erwartenden Refinanzierung über Einnahmen aus Forderungen trägt sich die Stelle dauerhaft. Die Stelle Sachbearbeitung Forderungsmanagement ist deshalb zu entfristen.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: