Drucksache - DrS/2016/230

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss als zuständiger Fachausschuss empfiehlt dem Kreistag, 1,0 Vollzeitstelle in den Stellenplan 2017 aufzunehmen.

Sachverhalt:

Teilplan 1114 – Innere Verwaltungsdienste

FD 10.50 – Informations- und Kommunikationsmanagement

Hinweis:

Im Stellenplan 2017 ist für den Fachdienst 10.50 – Informations- und Kommunikations­management – eine 1,0 Stelle E 11 mit nachfolgendem Stelleninhalt eingeworben worden:

a)   Unterstützung der Fachdienstleitung bei der Erstellung und Fortschreibung der IT-Strategie und den Konzepten und

b)   Projektkoordination

Begründung:

Die Relevanz der beiden Aufgabengebiete wird nachfolgend detailliert dargestellt.

a)        IT-Strategie und Konzepte

Der LRH hat in seiner Prüfungsmitteilung „Ergebnis der Prüfung IT bei den Kreisen, insbesondere Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit“  darauf hingewiesen, dass kein Kreis über eine aktuelle Strategie verfügt.

Eine aktuelle IT-Strategie ist jedoch „ein wesentliches Steuerungsinstrument. Ohne sie können die Innovationswünsche der Fachbereiche weder koordiniert noch in die Gesamtentwicklung der IT eingebunden werden.“ (S. 28/29 der Prüfungsmitteilung)

Das IT-Konzept/die IT-Konzepte wiederum brechen die IT-Strategie in konkrete Maßnahmen und Regelungen herunter. Beim Kreis Segeberg existiert ein IT-Konzept. Dieses deckt jedoch lediglich einen Teilaufgabenbereich (operatives, technisches Alltagsgeschäft) ab und wird nicht kontinuierlich fortgeschrieben. Zudem verliert dieses, ohne in eine IT-Strategie eingebettet zu sein, an Relevanz und Verbindlichkeit, da es sich nicht auf übergeordnete, mit der Verwaltungsspitze vereinbarte Ziele, stützt.

Ebenso relevant wie die konkrete Vereinbarung von Zielen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen ist das Controlling, d. h. die Evaluation umgesetzter eigener Maßnahmen bzw. die an IT-Dienstleister vergebenen Leistungen sowie die daraus folgende Anpassung der IT-Strategie und -Konzepte. Auch das IT-Controlling wird laut LRH bisher bei allen Kreisen nicht ausreichend wahrgenommen. (siehe S. 32 f. LRH Prüfungsmitteilung).

Alle Tätigkeiten, die sich mit der strategischen Ausrichtung, der Konzeption und dem Controlling der IT des Kreises Segeberg befassen, waren bisher der Stelle der Fachdienstleitung 10.50 übertragen. Auf den einzelnen Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter/innen waren kleine Zeitanteile für die Mitarbeit an IT-Projekten vorgesehen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Leitung des Fachdienstes IuK entsprechend den Anforderungen der ADGA bei gleichzeitiger Hauptsach-bearbeitung der strategischen Ausrichtung der IT und dem Erarbeiten von Konzepten sowie der übergreifenden Projektsteuerung nicht leistbar ist. Es handelt sich bei den Aufgaben jedoch jeweils um unverzichtbare Aufgaben. Eine reduzierte Aufgaben-wahrnehmung hat damit in jedem Fall beträchtliche negative Auswirkungen. Aus Sicht der IT und des Fachdienstes 11.00/Organisation muss diesem Missstand unbedingt kurzfristig entgegengewirkt werden. Als eine Lösung wird die Schaffung einer zusätzlichen Stelle, die sich mit der strategischen Ausrichtung, der Konzeptionierung, dem IT-Controlling sowie der Projektkoordination befasst, angesehen. Diese Stelle dient der Unterstützung der Fachdienstleitung, indem diese in die Lage versetzt wird, auf der Grundlage der gesammelten und ausgewerteten Informationen, die notwendigen Entscheidungen für die Weiterentwicklung der IT im Kreis Segeberg zu treffen.

b)       Projektkoordination

Ebenfalls einer Optimierung bedarf die Projektsteuerung. Die Verwaltung muss sich im Vorwege darüber im Klaren sein, dass der zu erwartende zeitliche, personelle und finanzielle Aufwand für IT-Projekte weit über dem Aufwand einer allgemeinen Beschaffungsmaßnahme liegt. IT-Projekte erfordern eine wesentliche intensivere Vorbereitungs- und Begleitungs­leistung als Standardbeschaffungsmaßnahmen. Die Verwaltungsleitung muss sich vor der Vergabe von Aufträgen bei IT-Projekten im Klaren sein, was genau geplant ist und ob die Umsetzung der Maßnahme tatsächlich rechtlich und wirtschaftlich möglich ist. Die nachfolgend dargestellten Einzelphasen eines IT-Projektes (lt. RPA) verdeutlichen den Aufwand:

1. Bedarfsermittlung (Was plant die Verwaltung?)
2. Bildung eines Projektteams / Bestimmung der Projektleitung und Funktionsträger, Beteiligung der Belegschaft
3. Zielfestlegung (Was soll erreicht werden? Ist-/Sollanalyse)
4. Machbarkeitsprüfung, rechtliche Prüfung, Interne Abstimmung, Marktanalyse, Recherche nach bestehenden Konzepten vergleichbarer Behörden, Beteiligung von Fachaufsichten, ULD, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, sonstige Stellen
5. Projektkonkretisierung, Festlegung, ob Konzept in Eigenleistung oder unter Beteiligung externer Berater erstellt werden soll
6. Festlegung der erforderlichen Komponenten (Hard-, Software, Dienstleistungen)
7. Kostenprognose
8. Wirtschaftlichkeitsberechnungen

• vor der Entscheidung für die Gesamtmaßnahme als Nachweis,
• vor der Beauftragung für jede Einzelmaßnahme als Nachweis,
• nach Durchführung jeder Einzelmaßnahme begleitend als Kontrolle,
• nach Abschluss der Gesamtmaßnahme begleitend und abschließend als Kontrolle der Wirtschaftlichkeit.

9. Entscheidung über Machbarkeit des Projektes
10. Beteiligung der Entscheidungsgremien, Mittelanwerbung
11. Erstellung Pflichtenheft, Leistungsbeschreibung für die Lösung
12. Festlegung der Einführungsstrategie
13. Konzepterstellung (ggf. als beauftragte Dienstleistung)
14. Soweit erforderlich, Erstellung von Teilfachkonzepten
15. Erstellung eines Projekt- /Zeitplans
16. Vergabeverfahren
17. Kickoff-Veranstaltung
18. Projektumsetzung
19. Migration in die IT-Infrastruktur
20. Überprüfung der Zielerreichung und ggf. Nachbesserung
21. Test und Freigabe / Abnahme
22. Erstellung der Einführungsdokumentation
23. Mitarbeiterschulung
24. Abschluss der Maßnahme

Jede einzelne Phase soll mit einer Ergebnisfeststellung abschließen und bildet einen Meilenstein des Projektes. Alle Projektphasen sind zu dokumentieren und in einem Projektordner zusammenzufassen. Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann je nach Umfang des IT-Projektes differieren. Die Aufgaben können, wie dargestellt, teilweise auch durch Externe erstellt/geleistet werden, müssen dann aber wiederum begleitet und kontrolliert werden.

Diesen Anforderungen konnten in der Vergangenheit auf Grund der Belastung zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes einerseits und der Wahrnehmung der Fachdienstleitung andererseits auch aufgrund der  Größe und Anzahl der IT-Projekte /
-Maßnahmen nicht immer umfänglich erfüllt werden bzw. wurden suboptimal wahrgenommen. Dies führte zu entsprechenden Prüfungsbemerkungen oder musste ggf. in laufenden Projekten aufwendig nachgebessert werden.

Eine ausreichende Erarbeitung der IT-Strategie und -Konzepte sowie die Projektkoordination konnten, aufgrund der in den vergangenen Jahren stetig gestiegenen Anforderungen beim operativen IT-Betrieb, bislang nicht erfolgen.

Die Anzahl der Fachprogramme, auszustattenden Arbeitsplätze mit Hard- und Software sowie die Anzahl der zu betreuenden Außenstellen sind in den vergangenen 10 Jahren kontinuierlich gestiegen.

Details dazu entnehmen Sie der beigefügten Darstellung zur Entwicklung der Anzahl der IT-Geräte, der Außenstellen sowie der eingesetzten Fachverfahren.

Die Betreuung verursacht in dem Fachdienst zunehmend mehr Arbeitsaufwände, Tendenz weiter steigend. Personell wurde diesem Anstieg bislang jedoch nicht in ausreichendem Maße Rechnung getragen.

Die Schaffung der zusätzlichen Stelle wird zur Sicherstellung der anstehenden und zukünftig zu erwartenden Aufgaben aus organisatorischer Sicht aufgrund der oben beschriebenen Ausgangslage und der sich von der neuen Stellen erhofften Effekte deshalb als dringend erforderlich erachtet.

Durch den Fachdienst 11.00 – Personal und Organisation – wurde der notwendige Stelleninhalt verifiziert und als notwendig eingestuft.

Zusammenfassend wird um Zustimmung zur Aufnahme von 1,0 Vollzeitstelle in den Stellenplan gebeten.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: