Drucksache - DrS/2016/213

Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss empfiehlt dem Hauptausschuss und dem Kreistag die Aufnahme von 1,25 VZS Assistenz im Bereichsbüro der Fachbereiche II und III (Bereichsbüro A) in den Stellenplan 2017 ff.

Sachverhalt:

Teilplan 3639 – Verwaltung der Jugendhilfe

Bereichsbüro A

Im Stellenplan 2016 waren 4 Assistenzstellen für das Bereichsbüro A ausgewiesen, davon
 

1,0 VZS im Teilplan 0.3639.004

1,0 VZS im Teilplan 0.3633.050

0,7 VZS im Teilplan 0.3639.006

0,5 VZS im Teilplan 0.3639.005.

Diese Stellen wurden mit 4 Mitarbeiter/innen besetzt. 2015/2016 wurde eine Organisationsuntersuchung durch den Fachdienst Personal und Organisation durchgeführt, um den angenommenen Personalmehrbedarf zu ermitteln. Wegen erheblicher Überlastung infolge der „Flüchtlingswelle“ in den Fachdiensten des Jugendamtes und des Sozialamtes und der dadurch ausgelösten Mehrarbeit im Bereichsbüro wurde im März 2016 eine 0,6 VZS außerhalb des Stellenplanes befristet besetzt. Diese Kollegin arbeitet schwerpunktmäßig im Bereich der Sozialpädagogischen Hilfen (Allgemeiner Sozialer Dienst, ASD) des Jugendamtes. Seit dem 01.10.2016 ist das Bereichsbüro zusätzlich um eine weitere 0,6 VZS mehr besetzt, da eine interne Umsetzung aus einem anderen Bereich der Kreisverwaltung notwendig war.

Das Bereichsbüro A befindet sich räumlich am Standort Bad Segeberg und ist für folgende Bereiche tätig:

Fachbereich III

• 3 Fachdienste des Sozialamtes (Soziale Sicherung (50.00), Grundsatz- und Koordinierungsangelegenheiten Soziales und Asyl (50.60), Eingliederungshilfe (50.30)
• Fachdienst Betreuungsbehörde
• 3 Fachdienste des Jugendamtes (Kita, Jugend, Schule, Kultur (51.10), Wirtschaftliche und Rechtliche Jugendhilfe (51.30), Sozialpädagogische Hilfen (51.33) einschließlich Amtsvormundschaften, Pflegekinderdienst, Kinder- und Jugendschutz
• alle Planer/innen des Fachbereiches
• 2 Fachdienste des Gesundheitsamtes (Gesundheit (53.10), Sozialpsychiatrischer Dienst (53.55) in bestimmten Bereichen
• Fachbereichsleitung und Jugendamtsleitung.

Fachbereich II:

• Eingaben in Allris und in das Prozessregister
• Schreibaufträge

Inhaltlich obliegen dem Bereichsbüro im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• Eingaben der Gremienvorlagen in Allris für die Fachbereiche II und III
• Krisentelefon Kinderschutz für das Jugendamt (durchgehender Bereitschaftsdienst während der Bürozeiten, auch in der Mittagszeit)
• Postverteilung für den Fachbereich III, auch in alle Außenstellen des Jugendamtes (Wahlstedt, Bad Bramstedt, Bornhöved, Henstedt-Ulzburg, Kaltenkirchen, vorübergehend Boostedt wegen der unbegleiteten Minderjährigen)
• Registratur (Aktenanlage, -archivierung, -vernichtung) für den gesamten Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) einschließlich Amtsvormundschaften, Adoptionswesen und Pflegekinderdienst
• Aufgabenerfüllung nach dem Gesundheitsdienstgesetz und nach dem Opferentschädigungsgesetz, Erledigung von Rechercheanfragen von (ehemaligen) Mündeln und Heimkindern des Jugendamtes
• Führen eines zentralen Prozessregisters für die FB II und III nach den Vorgaben des Rechtsamtes
• Assistenz in der Korrespondenz und eigene Korrespondenz mit den Gerichten, der Staatsanwaltschaft und anderen Behörden, wie BAMF
• Erstellung von Broschüren und Flyern für alle Fachdienste des Fachbereiches III
• Veranstaltungsmanagement für den Fachbereich III (Fertigen der Einladungen, Führen der Anmeldungslisten, Fertigung der Zusagen und Absagen, Raumbuchungen etc.) für den Fachbereich III (ca. 120 Arbeitstreffen von Arbeitsgruppen, zum Teil mit externen Partnern/innen und der Politik, Gemeindeteams des ASD, Fortbildungsveranstaltungen etc.)
• Schreiben nach Diktat für alle Fachdienste des Fachbereiches III (außer Gesundheitsamt und Sozialpsychiatrischer Dienst), z. B. gutachterliche Stellungnahmen des Jugendamtes an die Familiengerichte
• Führen der Urlaubs- und Krankheitskartei für die meisten Fachdienste des Fachbereiches III und der monatlichen Krankenstatistik für den gesamten FB III
• Vorzimmertätigkeit für die Fachbereichsleitung III, die Jugendamtsleitung, die Regionalleitung Ost der Sozialpädagogischen Hilfen, die Fachdienstleitungen 50.00, 50.60 und 50.30
• Telefondienst für die Kinderschutzbeauftragte
• Zuarbeit für alle Fachdienste und Planer/innen des Fachbereiches III bei herausragenden Maßnahmen
• Materialbeschaffung für den Fachbereich III.

Zahlreiche der oben genannten Aufgaben konnten in den letzten Jahren nicht mehr ausgeübt werden. Gleichzeitig erhöhte sich der Assistenzbedarf nicht nur wegen der Flüchtlingswelle, sondern weil infolge der starken Fluktuation von Sozialpädagogen/innen im Jugendamt das Krisentelefon Kinderschutz immer stärker auf das Bereichsbüro verlagert wurde. Diese Umstände haben zu Mehrarbeitsstunden sowohl bei den Kolleginnen des Bereichsbüros als auch bei den Fachdienstleitungen des FB III geführt.

Die Organisationsuntersuchung des Fachdienstes des Fachdienstes Personal und Organisation stellte fest, dass allein hinsichtlich der Assistenz für das Jugendamt (ohne die Außenstellen West und Nord) 1,25 VZS fehlen. Mit dieser Vorlage wird der Personalmehrbedarf dieser 1,25 VZS eingeworben. Die Organisationsuntersuchung soll 2017 hinsichtlich der Außenstellen des Jugendamtes fortgeführt werden.

Zusammenfassend wird um Zustimmung zur Aufnahme von 1,25 VZS Assistenz in den Stellenplan gebeten. Diese 1,25 VZS werden mit einer weiteren 0,4 VZS verbunden, so dass insgesamt 2 Kollegen/innen auf diesen Stellen beschäftigt werden können.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: