Drucksache - DrS/2016/191

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss empfiehlt, der Kreistag beschließt:

1. Die Kreisverwaltung Segeberg richtet eine Zentrale Vergabestelle ein.
2. In den Stellenplan 2017 wird eine unbefristete 1,0 VZS für die zentrale Vergabestelle aufgenommen.

Sachverhalt:

Bereits im Jahr 2014 wurde der Bedarf für eine „Zentrale Vergabestelle“ im Kreis Segeberg festgestellt. Aufgrund des immer anspruchsvoller und komplexer werdenden Vergaberechts sowie regelmäßigen Anpassungen und Aktualisierungen besteht ein erhöhtes Risikopotential bei einem Ausschreibungsverfahren durch die fachlich zuständigen Fachdienste. Mängel im Vergabeverfahren haben in der Vergangenheit bereits zu kostenintensiven erneuten Ausschreibungen geführt.

Diese  Mängel bei der Durchführung von Vergabeverfahren sind in der Vergangenheit ebenfalls durch das Rechnungsprüfungsamt des Kreises sowie den Landesrechnungshof in unterschiedlichsten Fachdiensten festgestellt worden.

Um in Zukunft ein Vergabeverfahren, welches die erforderlichen sachlichen, fachlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, zu gewährleisten, hat sich der Kreis Segeberg am Kreis Herzogtum-Lauenburg orientiert, welcher bereits vor mehreren Jahren eine „Zentrale Vergabestelle“ eingerichtet hat.

Danach wird für die Kreisverwaltung Segeberg folgender Ablauf in einer Zentralen Vergabestelle vorgesehen: Nachdem die jeweils fachlich zuständigen Organisationseinheiten ihren Bedarf ermittelt, die finanziellen Mittel für die Maßnahme sichergestellt und ein Leistungsverzeichnis erstellt haben, wird der Vorgang in die noch einzurichtende Zentrale Vergabestelle abgegeben.

Nach Errichtung würde es die erste Aufgabe der Zentralen Vergabestelle sein, in Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt und der Submissionsstelle einheitliche Verfahrensvorgaben für die Verwaltung zu machen und in der Folge einheitlich zu halten.

Von hier erfolgt in Abstimmung mit der fachlich zuständigen Organisationseinheit die Festlegung der Vergabeart, die Aufstellung eines Zeitplans sowie die Überprüfung und Abstimmung des Leistungsverzeichnisses und die abschließende gemeinsame Festlegung der Vergabekriterien. Anschließend leitet die Zentrale Vergabestelle das Verfahren ein und betreut dieses. Im Anschluss gibt die Stelle das Ergebnis bekannt und bringt das Verfahren u.a. mit einer Rückgabe des Vorgangs an den entsprechenden Fachdienst zum Abschluss. Es ist geplant, dass die Zentrale Vergabestelle zunächst nur für verwaltungsinterne Verfahren verantwortlich sein soll.

Soweit die Komplexität der Verfahren oder die vorhandenen Kapazitäten es erforderlich machen, entscheidet die Vergabestelle über die Einbeziehung externer Fachleute.

Um das Ziel einer qualitativen Verbesserung der Verfahren durch die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zu erreichen, ist diese aufgrund der Erfahrungen anderer Kommunen, der Fachkräfte der Kreisverwaltung Segeberg sowie des Schleswig-Holsteinischen Landkreistages mit 1,5 Vollzeitstellen (VZS) auszustatten. 0,5 VZS können hierfür aus vorhandenen Kapazitäten aus dem FD 30.00 Rechtsangelegenheiten und Kommunalaufsicht genutzt werden. Für die weitere 1,0 VZS besteht zusätzlicher Personalbedarf, so dass die Verwaltung im Rahmen der Haushalts- und Stellenberatungen 2017 einen entsprechenden Stellenmehrbedarf anmelden wird.

Detaillierte Angaben zu der Zentralen Vergabestelle und dem geplanten Vorgehen gehen aus dem anliegenden Konzept hervor.

Finanzielle Auswirkungen:

Personalkosten in Höhe von ca. 50.000,-Euro p.A..

Bezug zum strategischen Management:

Belange von Menschen mit Behinderung sind betroffen:

Belange von Menschen mit Behinderung wurden berücksichtigt: