Drucksache - DrS/2016/034

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, die Leistung „Betrieb der Flüchtlingsunterkünfte des Kreises Segeberg und Betreuung der dort untergebrachten Personen“ öffentlich auszuschreiben. Die Ausschreibung erfolgt für fünf Jahre und umfasst die in der Anlage genannten Aufgaben. Einziges Entscheidungskriterium für die Vergabe soll der Preis sein.

Für die Ausschreibung sollen zwei Lose gebildet werden, jeweils eines für die Unterkunft in Warder und eines für die Unterkünfte in Schackendorf. Über die Vergabe der Leistung entscheidet der Kreistag in seiner Sitzung am 12.05.2016.

Sachverhalt:

Im Rahmen der Beratungen über den Haushalt 2016 wurde die Verwaltung gebeten zu prüfen, inwieweit eine Vergabe des Betriebes der Flüchtlingsunterkünfte des Kreises Segeberg und der Betreuung der dort untergebrachten Personen an einen Träger rechtlich möglich und wirtschaftlich ist. Die Aufwendungen der für diese Aufgaben im Haushalt 2016 zusätzlich zur Verfügung gestellten Personalstellen in Höhe von 350.000,00 € sollen dann in Sachkosten umgewandelt werden.

Die Vergabe der Aufgaben an einen Träger ist rechtlich möglich und müsste durch ein EU-weites Ausschreibungsverfahren erfolgen. Dies bedeutet u. a., dass die Angebotsfrist für potentielle Bewerber mindestens 52 Kalendertage nach Bekanntgabe der Ausschreibung beträgt. Sollte dem Beschlussvorschlag gefolgt werden, ist die Bekanntgabe für den 01.03.2016 vorgesehen. Die Angebotsfrist endet dann am 22.04.2016, 24.00 Uhr, so dass die Angebotseröffnung durch die Vergabestelle des Kreises Segeberg am 23.04.2016 stattfinden kann. Die Bewertung der Angebote durch den Fachdienst erfolgt am 25.04.2016. Im Rahmen der Sitzung des Sozialausschusses am 28.04.2016 könnte die Verwaltung nichtöffentlich über das Ergebnis der Ausschreibung berichten und der Kreistag am 12.05.2016 endgültig über die Vergabe entscheiden. Ein entsprechender Vertrag mit einem Träger könnte demzufolge mit Wirkung vom 01.06.2016 abgeschlossen werden.

Als Entscheidungsgrundlage hinsichtlich einer möglichen Ausschreibung hat die Verwaltung verschiedene Träger  gebeten, ihre Preisvorstellungen bei einer Vergabe der Leistung mitzuteilen. Aus den Rückmeldungen ergibt sich, dass bei der Vergabe für fünf Jahre Kosten (Personal- und Sachkosten) in Höhe von ca. 120.000,00 € je Einrichtung und Jahr entstehen. Eine Vergabe der Leistung für fünf Jahre ist angemessen. Zum einen bedeutet dies für den Träger Planungssicherheit, zum anderen ist absehbar, dass die Flüchtlingsunterkünfte des Kreises Segeberg mindestens in den nächsten fünf Jahren benötigt werden.

Die Vergabe an einen Träger ist gegenüber der Aufgabenerledigung durch die Kreisverwaltung wirtschaftlich:

      es fallen für den Kreis Segeberg keine „Overheadkosten“ z. B. im Bereich der Personalverwaltung an, die zu den Kosten für die zusätzlich geschaffenen Personalstellen bei eigener Aufgabenerledigung hinzuzurechnen wären,

      eine Wartung der EDV-Anlage wäre durch den Träger zu veranlassen, ohne dass zusätzliche Kosten für den Kreis anfallen,

      bei einer Vergabe an einen Träger besteht für diesen die Verpflichtung, bei evtl. Vakanzen durch Urlaub oder Krankheit für Vertretungsregelungern zu sorgen,

      zukünftige Tariferhöhungen sind bereits über die pauschal an den Träger zu erbringende Vergütung abgedeckt, so dass für den Kreis finanzielle Planungssicherheit besteht.

Der Kreis Segeberg ist Eigentümer der Unterkünfte in Warder und in Schackendorf, so dass er für eine ordnungsmäße technische Ausstattung und die Einhaltung brandschutzrechtlicher Vorschriften verantwortlich ist. Es besteht daher ein gesteigertes Interesse, dass der Kreis die Aufgaben der Hausmeister selbst übernimmt, zumal entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Insofern sollte diese Leistung nicht ausgeschrieben werden.

Die Bildung von zwei Losen trägt zum einen den unterschiedlichen Voraussetzungen in den Unterkünften in Warder und in Schackendorf Rechnung und sichert zum anderen die Trägervielfalt. Gleichzeitig soll zur Nutzung von Synergieeffekten aber auch die Möglichkeit bestehen, dass sich ein Träger auf beide Lose bewirbt.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: