Drucksache - DrS/2015/266

Beschlussvorschlag:

Der Sozialausschuss und der Hauptausschuss empfehlen, der Kreistag beschließt:

1.      In den Stellenplan 2016 ist eine 0,5 VZS Verfahrensbetreuung LÄMMkom im Fachdienst Eingliederungshilfe aufzunehmen.

2.      Die Stelle ist ab dem 01.01.2016 zwecks sofortiger Besetzung zur Verfügung zu stellen.

Sachverhalt:

Zu 1):

Die Beschreibung der Personalbedarfe zur Fachsoftware LÄMMkom (Sozialamt) und Info51 (Jugendamt) wurde  in der DrS 2015/012-1 ausführlich dargelegt.

Das Fachverfahren LÄMMkom wird fachdienstübergreifend in fünf  Fachdiensten eingesetzt: 50.00 (Soziale Sicherung), 50.30 (Eingliederungshilfe), 50.60 (Flüchtlingsbetreuung, Fachaufsicht), 51.30 (Wirtschaftliche und rechtliche Jugendhilfe) und 51.33 (Sozialpädagogische Hilfen für die EGH Kinder).

Folgende Anzahl von Mitarbeiter/Innen arbeitet mit der Fachsoftware LÄMMkom:

In diesen Fachdiensten wird ein Finanzvolumen von rd. 140 Mio. € p. a. bewegt. Entsprechend hoch sind das Fallaufkommen und die Zahlungsvorgänge, denen kein belastbarer und zuverlässiger Einsatz der Fachsoftware gegenübersteht.

Der Landesrechnungshof (Prüfungsmitteilung über die IT bei den Kreisen vom 13.08.2014, S. 80 ff.) hatte die Schwächen in der Handhabung des Fachverfahrens LÄMMkom (wie auch von Info51) auf die fehlende Fortbildung der Mitarbeiter/Innen und auf die unzureichende Personalausstattung im Bereich der Fachadministration zurückgeführt. Insbesondere bei den hochkomplexen Fachverfahren wie LÄMMkom, Info51 und MACH sei dies nicht hinnehmbar. Die Fachverfahrensbetreuer/Innen hätten unbedingt die unten genannten Tätigkeiten auszuüben. Nach Auffassung der Verwaltung haben sie darüber hinaus die für das Fach- und Finanzcontrolling des Fachbereiches III erforderlichen Daten zu generieren und auszuwerten (sog. Super-User-Tätigkeit).

Den dringenden Empfehlungen des LRH und des Rechnungsprüfungsamtes des Kreises Segeberg (Bericht über die Prüfung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Kreisverwaltung 2012 – 2013, S. 104 ff. u. S. 176 ff.) sind folgende Maßnahmen zur Behebung der Mängel in der Handhabung der Fachverfahren zu ergreifen:

• Änderung der Datenstruktur in LÄMMkom zwecks Umstellung auf LÄMMkom-LISSA 2016
• Umfassende Schulung der Fachverfahrensbetreuer, danach regelmäßige Schulungen in den Fachverfahren und in den Reportsystemen
• Umsetzung der Dienstanweisung Dezentrale IuK-Ansprechpartner durch die Fachverfahrensbetreuer,
  • so z. B. die Schulung der Sachbearbeiter/Innen in der Handhabung der Fachverfahren
  • Unterstützung und Betreuung der Sachbearbeiter/Innen bei der Anwendung der Standardsoftware
  • Vergabe und Dokumentation der Benutzerrechte
  • Mitwirkung in Test- und Freigabeverfahren bei neuen Verfahren oder Upgrades von bestehenden Verfahren
  • Kontrolle der Organisation der Dateiverwaltung
  • Erstellung und Führung der Verfahrensakten
  • Optimierung der Schnittstellen zum Finanzverfahren MACH
  • Aufbau und Weiterentwicklung eines internen Kontrollsystems, so z. B.
  • Erstellung einer Dienstanweisung für das Fachverfahren
  • Stichprobenartige Kontrollen der Einzelfallsachakten und der mit dem Verfahren LÄMMkom erzeugten Buchungen und über MACH ausgeführten Zahlungen
  • Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips
• Entwicklung eines Datenmanagementsystems
• Aufbau und Weiterentwicklung eines Fach- und Finanzcontrollings aus den Fachverfahren
• Initiative von regelmäßigen Anwendertreffen mit anderen Kommunen in S.-H.
• Sicherstellung einer Vertretungsregelung für die Fachadministration.

Um diesen Maßnahmenkatalog zu realisieren, hatte die Verwaltung im Januar 2015 den Personalbedarf für die Betreuung des Fachverfahrens LÄMMkom auf 1,5 VZS beziffert. Diesem Ansatz wird weiterhin gefolgt. Der Kreistag hatte am 05.03.2015 jeweils eine 0,5 VZS im Teilplan 3112 und im Teilplan 3113 beschlossen. Diese Stellen wurden umgehend ausgeschrieben und im Sommer diesen Jahres besetzt. Für das Jahr 2016 ist die restliche 0,5 VZS erforderlich. Es wird vorgeschlagen, die dann insgesamt 1.,5 VZS dem Teilplan 3119 zuzuordnen.

Zu 2):
 

Es besteht Handlungsdruck, die restliche 0,5 VZS umgehend zu besetzen. Dies aus folgenden Gründen:

1. Aufgrund des flüchtlingsbedingten Personalmehrbedarfs im Fachdienst 50.60 werden mindestens 70 Kollegen/ mit dem  Fachverfahren LÄMMkom  arbeiten. Neben den o. g. Nutzern/innen werden allein im Fachdienst Flüchtlingsbetreuung/Fachaufsicht 7 weitere Kollegen/innen mit dem Fachverfahren LÄMMkom arbeiten. Die Arbeit beinhaltet inhaltlich eine große Schnittmenge an fachlich unterschiedlichen Fragestellungen und Bedürfnissen sowie deren Abstimmung.
   Auch ergeben sich aufgrund der steigenden Flüchtlingszahlen Optimierungsbedarfe der Nutzung der Fachanwendung. Bisher werden die Fälle über Excel erfasst. Durch einen umfassenden Einsatz der Fachanwendung sollen Familienstrukturen ausgewertet werden können und der Erfassung durch zusätzliche Excel-Tabellen entfallen. Dieses Modul muss entwickelt werden.
    
2. Die Arbeiten zur Umstellung der Software auf eine webbasierte Version (Lissa) bedürfen der intensiveren Bearbeitung und einer Gesamtdauer der Projektarbeit von 1,5 Jahren. Die bereits eingesetzten Superuser arbeiten hieran schwerpunktmäßig. Trotzdem sind sie in Verzug gekommen, da sie auf die Zuarbeit der Kollegen/innen aller Fachdienste angewiesen sind, was diese aufgrund anderer vordringlicher Arbeiten nicht im erforderlichen Maße tun konnten.
   
   Hinzu kommt, dass der eine Superuser sich auf eine andere Stelle in der Verwaltung  erfolgreich beworben hat, weshalb seine Tätigkeit vorübergehend von einem anderen Kollegen mit übernommen wird. Dieser Kollege kann aber nur dauerhaft die Tätigkeit des Superusers ausüben, wenn die Stelle mit 1,0 VZS ausgewiesen wird.
    
3. Der Haushaltssachbearbeiter im Fachbereich III hat keine Stellvertretung (!). Im Notfall könnte er nur von einer Kollegin vertreten werden, die die Stellvertretung aufgrund ihrer Teilzeittätigkeit allerdings nicht leisten könnte. Selbst wenn sie die Zeit hätte, müsste sie intensiv in die Arbeit der Haushaltssachbearbeitung eingearbeitet werden. Geplant ist daher, die Stellvertretung des Haushaltssachbearbeiters perspektivisch auf den Stellen der Superuser für die Fachverfahren LÄMMkom (Sozialamt) und Info51 (Jugendamt) zu verteilen. Dies bedarf der gründlichen Vorbereitung.
    

Hinweis:

Der geltend gemachte Stellenbedarf wird dem Hauptausschuss  und dem Kreistag im Rahmen der Gesamtvorlage „Stellen neu“ des Fachdienstes Personal und Organisation zur Beschlussempfehlung bzw. Beschlussfassung vorgelegt.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: