Bericht der Verwaltung - DrS/2015/041

Ein erster Blick auf das existierende Berichtswesen zeigt Ansätze zu Verbesserungs­potentialen auf, die in Abstimmung mit allen Beteiligten und Betroffenen geklärt werden sollen. Es ist verstärkt Wert darauf zu legen, dass Zahlen grundlegend analysiert, in Entscheidungen und Handeln umgesetzt und für eine Steuerung als Grundlage genutzt werden können. Es soll eine gleichartige Basis geschaffen werden, um Soll- und Ist-Werte vergleichen, die Einhaltung der formulierten Ziele mittels der Kennzahlen beurteilen und Prozesse auf die festgelegten Ziele steuern zu können. Dabei ist Bewährtes fortzusetzen und Besonderheiten der fachlichen Bereiche zu berücksichtigen, aber Möglichkeiten von Steuerung und nutzbringender Information aufzuspüren. Angestrebt wird, den Aufwand für die Verwaltung möglichst zu reduzieren und gleichzeitig die Zweckdienlichkeit bei den Berichtsempfängern zu erhöhen, um das politische Mandat wahrnehmen zu können.

Zu diesem Zweck müssen die Ziele sowie deren erfolgsrelevanten Merkmale klar definiert sein. Dies erfordert ein durchgängiges, stufenweise verdichtetes Zielsystem mit den wesentlichen Zielen, das alle Ebenen der Verwaltung einschließt und alle Bereiche abbildet. Entscheidungen sind an den Zielsetzungen auszurichten. Die Ziele werden den Teilplänen zugeordnet. Mit Informationen zum erreichten Stand und zu wichtigen Veränderungen soll die Entwicklung wesentlicher Leistungen in Bezug auf Quantität, Qualität oder Ressourcen beurteilt werden können. In den Berichten sollen dafür die steuerungs- und entscheidungs­relevanten Informationen periodisch zusammengestellt, die Kennzahlen mit Soll- und Istwerten dokumentiert, die Ursachen bei Abweichungen analysiert und die Führungskräfte bei der Gegensteuerung unterstützt werden.

Für den Aufbau eines derartigen konsistenten Zielsystems hat der Kreistag in seiner Sitzung am 22.05.14 mit den Strategischen Zielen des Kreises Segeberg die entscheidende Ausgangsposition beschlossen (Vorlage - DrS/2014/005-4). Diese Grundlage wird nun für die Steuerung und Entscheidungen auf der operativen Ebene der Teilpläne über Ziele und Indikatoren genutzt. Über Vereinbarungen zwischen der Verwaltungsleitung und den Fachbereichsleitungen sowie der Fachbereichsleitungen mit den Fachdienstleitungen werden die strategischen politischen Vorgaben operationalisiert. Die Politik bestimmt über die längerfristigen Vorgaben das „Was“ und "Wozu" des Handelns. Die Verwaltung kümmert sich um die Umsetzung der strategischen Ziele in kurz- und mittelfristiger Perspektive, also das „Wie“. Über das Berichtswesen erhält die Politik anschließend ihre Steuerungs- und Kontrollmöglichkeit im Hinblick auf die Frage der Zielerreichung. Diese neue Ausgangs­situation kann auch das Berichtswesen verändern und eine neue Abstimmung aller Beteiligten erfordern. Bei allen entscheidenden Änderungsvorschlägen wird die Politik beteiligt werden.