Drucksache - DrS/2013/202

Beschlussvorschlag:

1. Der Hauptausschuss nimmt die sofortige Freigabe für die im Stellenplan 2013 mit einem Sperrvermerk versehene Stelle für eine/n Gesundheitsaufseher/in im Fachdienst 53.30/Umweltmedizin & Seuchenhygiene zustimmend zur Kenntnis.
    
2. Der Hauptausschuss stimmt der sofortigen Aufhebung des Sperrvermerks im Stellenplan 2013 für die Stelle eines/einer Personalentwicklers/in im Fachdienst 11.00/Personal, Organisation & Allgemeine Dienste zu. Die Ausführungen der Verwaltung zum veränderten Stelleninhalt werden zustimmend zur Kenntnis genommen.
    
3. Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur vorübergehenden Änderung des Inhalts der Stelle Gesamtabschluss im Fachdienst 20.00/Finanzen (Gesamtabschluss) zur Kenntnis.
    

Sachverhalt:

zu 1.) Freigabe der Stelle Gesundheitsaufsicht im Fachdienst 53.30/Umweltmedizin & Seuchenhygiene

Mit Beschluss des Hauptausschusses vom 04.12.2012 (vgl. DrS/2012/105-1) wurde im Stellenplan für 2013 eine zusätzliche Stelle für eine/n Gesundheitsaufseher/in aufgenommen. Diese Stelle wurde mit einem Sperrvermerk versehen und deren Besetzung von der Zusage der Konnexitätsmittel des Landes abhängig gemacht.

Wie im OVG-Ausschuss am 11.11.2013 zur DrS/2013/149 berichtet, liegt seit dem 01.11.2013 die Zusage des Landes über die Auszahlung der Konnexitätsmittel rückwirkend zum 01.01.2013 auf der Grundlage einer vertraglichen Vereinbarung unbefristet vor. Dadurch werden die von der Politik gemachten Vorgaben für die Freigabe dieser Stelle erfüllt. Es wird gebeten, die Stelle Gesundheitsaufsicht mit sofortiger Wirkung freizugeben.

zu 2.) Freigabe der Stelle Personalentwicklung im Fachdienst 11.00/Personal, Organisation & Allgemeine Dienste

a)

Die Verwaltung hatte mit der Vorlage DrS/2012/105-1 1,5 Stellen für Personalentwicklung und -gewinnung im Fachdienst 11.00 eingeworben. Hiervon wurde nach entsprechendem Beschluss des Hauptausschusses vom 27.11.2012 eine Stelle Personalentwicklung in den Stellenplan 2013 aufgenommen und mit einem Sperrvermerk versehen.

Am 14.05.2013 beschloss der Hauptausschuss, den Sperrvermerk nicht aufzuheben, obwohl die Notwendigkeit der Einrichtung dieser Stelle im Hauptausschuss am 18.04.2013 bejaht worden war. Argumentiert wurde, die Stelle sollte, wenn sie freigegeben werden würde, im Stab der Landrätin eingerichtet werden. Die Führungskräfte selbst sollten das operative Geschäft der Personalentwicklung, also die Planung Organisation und Umsetzung von PE-Maßnahmen einschl. der Fortbildung durchführen. Die Stabsstelle hingegen sollte PE-Maßnahmen und andere strategische Maßnahmen konzipieren. Trotz dieses Votums wurde die Stelle zur Besetzung nicht freigegeben.

Die Verwaltung befürwortet weiterhin, die Aufgabe der kompletten Personalentwicklung und -planung im Fachdienst 11.00 wahrzunehmen. Dort wird die Aufgabe bereits heute wahrgenommen, nur nicht im erforderlichen Umfang (siehe unten). Die Stelle der Personalentwicklung ist bei den Kommunen – auch den großen Kommunen – regelmäßig im Personalamt angesiedelt; so auch bei der Stadt Bielefeld, die ein deutschlandweit anerkanntes PE-Konzept praktiziert. Seltener wird eine PE-Stelle in den einzelnen Fachbereichen bzw. Dezernaten eingerichtet. So handhabt dies z. B. der Kreis Pinneberg. Nur sehr große Unternehmen oder Bundesbehörden wie die Agentur für Arbeit unterhalten eine Stabstelle Personal- und/oder Organisationsentwicklung.

b)

Der Handlungsdruck in der Kreisverwaltung Segeberg hat seit den oben genannten Beschlüssen weiter zugenommen. Wie aus der Anlage 6 zum Personalbericht 2012 (DrS/2013/045) hervorgeht, betrug der Altersquotient bei der Kreisverwaltung im Jahr 2012 47,2 Jahre. In Schleswig-Holstein allgemein betrug er 2009 nur 36 Jahre (Quelle: LN 16.11.2013). In den nächsten 4 Jahren ist bei der Kreisverwaltung – ohne ISE – eine starke Zunahme von Pensionierungen und Verrentungen zu verzeichnen (Personalbericht 2012, Anlage 6, als Anlage 1 dieser Vorlage beigefügt).

In den letzten Jahren hat sich die Zahl der Personalauswahlverfahren deutlich erhöht.

Anzahl der durchgeführten Stellenbesetzungsverfahren (einschl. ISE seit 2013):

Der Personalbericht 2012, S. 3 (als Anlage 2 dieser Vorlage beigefügt), zeigt auf, dass die Zahl der Fluktuationen (in der Anlage 2 grau hinterlegt) stark gestiegen ist. Aufgrund des zu erwartenden Anstiegs der Pensionierungen und Verrentungen ist in den kommenden Jahren von einer weiteren Steigerung der Zahl der Personalauswahlverfahren auszugehen. Soweit der quantitative Aspekt.

c)

Die Kreisverwaltung hat in den vergangenen 3 Jahren zunehmend die Erfahrung gemacht, dass es immer schwieriger wird, geeignetes Personal für freie Stellen zu finden. Auf Stellenausschreibungen melden sich allgemein weniger und/oder nicht genügend qualifizierte Bewerber/Bewerberinnen. Bei bestimmten Berufszweigen (Ärzte/Ärztinnen, Ingenieure/Ingenieurinnen, Sozialpädagogen/Sozialpädagoginnen) ist die Bewerberlage eingebrochen. So mussten 2012 die freien Stellen für Sozialpädagogen/Sozialpädagoginnen bis zu fünfmal und eine Zahnarztstelle dreimal ausgeschrieben werden.

Der Druck auf die personalverantwortliche Stelle wächst auch insofern, als es immer häufiger vorkommt, dass eingestelltes Personal den Kreis nach kurzer Zeit wieder verlässt. Dies aus dem Grunde, weil sich eine wachsende Konkurrenz zwischen den öffentlichen Arbeitgebern in der Metropolregion Hamburg entwickelt hat. Hierbei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Die schleswig-holsteinischen Kommunen dürfen Arbeitsmarktzulagen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Kommunalen Arbeitgeberverbandes Schleswig-Holstein (KAV SH) zahlen. Die Zustimmungspraxis wird restriktiv gehandhabt.
• Freie Träger der Jugend- und Sozialhilfe zahlen, da nicht tarifgebunden, immer häufiger mehr Entgelt als die öffentlichen Träger.
• Hamburg, Kiel und Lübeck können ihre Standortvorteile bezüglich vorhandener Universitäten und Fachhochschulen nutzen.
• In der vergleichenden Betrachtung ist das Infrastrukturangebot des Kreises Segeberg gegenüber den vorgenannten Städten nicht wettbewerbsfähig.

d)

Entsprechend dem oben Gesagten müssen Personalgewinnung und -förderung inhaltlich vollkommen neu ausgerichtet werden. Es genügt nicht mehr, Stellenanzeigen zu schalten und professionelle und rechtssichere Personalauswahlverfahren durchzuführen (dazu später). Vielmehr muss „Personalarbeit“ aktiv gestaltet werden.

Es gilt,

• den Suchradius und den Medieneinsatz zu erweitern (über die Grenzen Schleswig-Holsteins hinaus unter stärkerer Einbeziehung von Online-Jobbörsen),
• ein eigenes Jobportal („Der Kreis Segeberg als attraktiver Arbeitgeber“) aufzubauen,
• geeignete und aussagekräftige Auswahlinstrumente einzusetzen, die genau auf die zu besetzende Stelle angepasst sind, insbesondere strukturierte Interviews zu führen,
• neue Mitarbeiter/innen in der Anfangszeit stärker zu begleiten, um sie langfristig an den Kreis zu binden,
• sich noch stärker als bisher auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf einzustellen (durch noch flexiblere Arbeitszeitmodelle, durch die Sicherstellung der Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen der Mitarbeiter/innen u. a. m.),
• gezielt Menschen mit Migrationshintergrund anzuwerben,
• Personalplanung, Personalgewinnung und Qualifizierung des vorhandenen Personals langfristig, d. h. mindestens für 10 Jahre auszurichten.

Hingewiesen wird insbesondere auf Folgendes:

(1)     Die Kreisverwaltung muss dringend seine Aktivitäten im Bereich der Außendarstellung als familienfreundlicher Arbeitgeber verstärken. Gemeinsam mit den Nachwuchskräften und mit Vertretern/innen des Personalrates engagiert sich der Fachdienst 11.00 auf (Ausbildung-)Messen und Foren. Darüber hinaus ist ein Jobportal auf der Internetseite des Kreises mit Aussagen zu folgenden Inhalten zu konzeptionieren und einzurichten:

•    Darstellung der Berufsgruppen, die in der Kreisverwaltung beschäftigt sind
•    Darstellung der Ausbildung beim Kreis
•    Darstellung der Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten beim Kreis
•    Darstellung sonstiger Leistungen/Unterscheidungsmerkmalen (flexible Arbeits-zeiten, Betreuungsmöglichkeiten, Parkmöglichkeiten etc.)
•    Stelleninserate

(2)     Die Kreisverwaltung muss die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern/innen verstärken. Bewerber/innen fragen in den Auswahlgesprächen verstärkt nach einem individuellen Einarbeitungsplan und danach, wer sie einarbeitet bzw. ob der Kreis ein Mentorenprogramm hat. Die Verwaltung muss hier angemessen reagieren und neue Standards hinsichtlich Einarbeitung und Mentoring entwickeln.

e)

Personalauswahlverfahren sind sorgfältig zu gestalten und durchzuführen, um trotz der rückläufigen Tendenz auf dem Arbeitsmarkt auf Anhieb geeignete Mitarbeiter/innen zu gewinnen. Über das gesetzliche Gebot der Bestenauswahl hinaus sind (neue) rechtliche Anforderungen aus dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz und aus dem Schwerbehindertenarbeitsrecht (SGB IX) zu beachten. Sie führen zu einer Steigerung der Komplexität und der Dauer der Auswahlverfahren. Die dieser Vorlage beigefügte Anlage 3 stellt das reguläre Auswahlverfahren dar, wenn sich nicht ein/e Schwerbehinderte/r oder Gleichgestellte/r beworben hat. Die Federführung für Vorbereitung, Durchführung und Abschluss der Auswahlverfahren liegt beim Fachdienst 11.00. Dies aus dem Grunde, da die rechtlichen Standards sowohl im schriftlichen Teil (Arbeitsplatzbeschreibung, Stellenausschreibung, Anforderungsprofil, Fragebogen für das strukturierte Interview, Bewerbungsmatrix), als auch im Verfahren (Vorbereitung, Durchführung des Vorstellungsgespräch, Beteiligung von Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragten) in allen Fällen und damit fachbereichsübergreifend zu wahren sind.

Der Zeitaufwand für die Durchführung der Auswahlverfahren (ohne Abschluss des Arbeitsvertrages) beansprucht im Fachdienst 11.00 durchschnittlich 2,5 Arbeitstage einer Vollzeitkraft.

f)

Ressourcen im Fachdienst 11.00/Personales:

Die oben dargestellten aktiven Maßnahmen der Personalgewinnung können derzeit nur in geringem Umfang geleistet werden. Dies hat seinen Grund darin, dass die Stelle, die heute für die Personalgewinnung zuständig ist, auch verantwortlich zeichnet für die Ausbildung, die Personalentwicklung und -qualifizierung, hiermit verbundene Grundsatzsachbearbeitung und für die Bearbeitung schwieriger Personalfragen. Diese Mehrfachbelastung führt dazu, dass weder die Personalgewinnung noch die Personalförderung im erforderlichen Ausmaß geleistet werden können. Eine Umschichtung dieser Tätigkeiten auf die anderen Kollegen/Kolleginnen scheidet aus, da diese mit den anderen Aufgaben der Personalabteilung (Personalverwaltung, Personalkosten und Stellenplan, BEM, Klärung schwieriger personeller Konfliktlagen, Wahrnehmung der Dienststellenaufgaben im Sinne des Mitbestimmungsgesetzes u. a. m.) mehr als ausgelastet sind. Es werden bereits Tätigkeiten auf Arbeitsplätze der Orga, der Fachdienstleitung und der Fachbereichsleitung auf Kosten anderer Aufgaben umgeschichtet. Diese Verlagerung hat inzwischen die Grenzen der Belastbarkeit für die Betroffenen überschritten.

Folgende organisatorische Aspekte kommen hinzu:

• Die Personalverwaltung und die Organisationsarbeit für die ISE (rd. 50 Mitarbeiter/innen) sind seit dem 01.01.2013 auf den Fachdienst 11.00 übergegangen.
• Der ehemalige Fachdienst Personal und der ehemalige Fachdienst Organisation & Qualitätsmanagement wurden zum 01.02.2012 in einem Fachdienst zusammengefasst.
• Das Sachgebiet Allgemeine Dienste innerhalb des Fachdienstes 11.00 wird seit Mitte 2012 mit neuen Aufgaben aufgebaut.

Die inzwischen eingetretenen Risiken stellen sich wie folgt dar:

• Es werden zum Teil erhebliche Überstunden geleistet.

• Krankheitsbedingte Vertretungen können nicht mehr im erforderlichen Umfang geleistet werden.
• Dringende Personalangelegenheiten können nur noch unter der Maßgabe bearbeitet werden, dass alles andere zurücksteht.
• Konzeptionelle Arbeiten, Grundsatzangelegenheiten, die Überarbeitung von Dienstvereinbarungen und Projektarbeiten können nur noch auf ein Mindestmaß beschränkt werden, so
   die dringend benötigte Neuauflage eines Personalinformationssystems
      (landesweite Umstellung auf KoPers),
   die Personalentwicklung, insbesondere die Neuauflage der Führungskräfte- und
      Nachwuchsqualifizierung, und vor allem
   die Personalgewinnung unter den oben beschriebenen Anforderungen.

g)

Begründung der Entsperrung des Stellenmehrbedarfs:

Die aktive Personalgewinnung, die Federführung bei der Durchwahl von Auswahlverfahren und die Personalplanung sollen Schwerpunkte der neuen Stelle sein. Diese Tätigkeiten stellen sich angesichts der Alterspyramide und der steigenden Zahl von Auswahlverfahren als noch dringender dar, als die Personalverstärkung im Bereich Personalentwicklung. Personalentwicklung und Ausbildung sollen auf die bereits vorhandene Stelle konzentriert werden.

Einzelne Bausteine der Personalentwicklung wie die Konzeptionierung der Führungskräfte- und Nachwuchskräfteförderung können extern vergeben werden. Hierfür werden für das Budget des Fachbereiches I 2014 auch Mittel angeworben. Personalgewinnung kann nicht extern oder nur hinsichtlich bestimmter Aspekte (wie z. B. hinsichtlich der Begleitung von AC-Verfahren) durchgeführt werden. Standardisierte Verfahren kosten erfahrungsgemäß durchschnittlich 3.000,- €, was bei der Menge von Auswahlverfahren in der Kreisverwaltung wesentlich teurer ist als die Aufgabenerledigung durch eigenes Personal.

Hinsichtlich der Wertigkeit der Stelle bleibt es bei der derzeitigen Ausweisung mit E 11/A 11. Es wird dringend um die Entsperrung der Stelle gebeten.

zu 3.) Vorübergehende Änderung des Stelleninhaltes der Stelle Gesamtabschluss im Fachdienst 20.00/Finanzen

a)

Der Hauptausschuss hatte am 18.04.2013 den Sperrvermerk bzgl. der 0,5-Stelle Gesamtabschluss im Fachdienst Finanzen aufgehoben. Ende Juni informierte das Innenministerium Schleswig-Holstein darüber, dass die Kommunen den Gesamtabschluss nicht mehr bis 2014, sondern erst bis 2018 aufgestellt haben müssen. Hierüber wurde der Hauptausschuss in seiner Sitzung am 10.09.2013 unterrichtet. Gleichzeitig wurde mitgeteilt, dass die Verwaltung die Stelle Gesamtabschluss zum sofortigen Aufbau eines Risikomanagementsystems (RMS)/internen Kontrollsystems (IKS) einsetzen wolle. Der Hauptausschuss bat um weitergehende Informationen, ehe die Besetzung vorgenommen wird.

b)

Kommunales Risikomanagement wird definiert als die Gesamtheit aller organisatorischen Regelungen zum Umgang mit den Risiken des Verwaltungshandelns (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), Kommunales Risikomanagement, S. 4). RMS in diesem Sinne ist der planvolle Umgang mit Risiken.

In zahlreichen spezialgesetzlichen Grundlagen (z. B. in der GemHVO Doppik zum Lagebericht, im SBG VIII zum Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung) finden sich Bestimmungen, die einen systematischen Umgang mit Risiken in der kommunalen Aufgabenwahrnehmung verlangen. Darüber hinaus ist es notwendig, vor Beschlussfassung der politischen Gremien und anderer kommunaler Entscheidungen eine (Folgen) Risikobetrachtung durchzuführen. Risikomanagement ist insofern nichts Neues. Neu ist nur, dass die Risikobeurteilung einheitlich für die gesamte Verwaltung zu erfolgen hat.

Nach allgemeiner Auffassung sind nicht nur finanzielle Risiken Gegenstand des RMS, sondern alle Ereignisse innerhalb und außerhalb von kommunalen Verwaltungen, die sich ungünstig auf die kommunale Zielerreichung auswirken können. Der Risikobegriff umfasst sowohl Finanzrisiken als auch Risiken zu Wirkungen und Prozessen (KGSt, Kommunales Risikomanagement, S. 23).

Nach Auffassung des Landesrechnungshofs Schleswig-Holstein (LRH) soll das Risikomanagement Kommunen dabei unterstützen, ihre Aufgaben und Leistungsziele, die sich aus den gesetzlichen und politischen Vorgaben ergeben, mit höherer Wahrscheinlich zu erreichen. Letztlich sollten auch Schäden vermieden werden. Der Vorteil des RMS liege im bewussten Umgang mit Risiken. Durch das frühzeitige Erkennen könne die Kommune Risiken besser steuern und im Eintrittsfall schneller reagieren (Schreiben des LRH vom 29.10.2013, als Anlage 4 dieser Vorlage beigefügt).

Nach Auffassung des LRH und der KGSt sind folgende Elemente für das kommunale RMS notwendig:

• Risikofrühwarnsystem (Risikoerkennung, -bewertung und -steuerung)
• Internes Kontrollsystem (IKS - Etablierung von prozessualen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen, insbesondere durch interne Regelungen)
• Controlling (Kontrolle von risikobehafteten Prozessen, Steuerung, Information auch der Politik)

c)

Die Verwaltung hat erste Schritte in Richtung Risikomanagement unternommen. In den Teilplänen des Haushaltsplans werden unter Ziff. 5 der Teilplanbeschreibungen mögliche Risiken dargestellt. Mangels Ressourcen konnte bisher keine Gesamtbetrachtung und -bewertung erfolgen. Bewertungen, Hinweise zur Risikovermeidung oder -minderung, Controlling und Berichterstattung erfolgen nur nach absoluter Prioritätensetzung. Im Bereich der Finanzrisiken wird quartalsweise dem Hauptausschuss in der Anlage zum Protokoll berichtet.

Das Rechnungsprüfungsamt des Kreises kritisiert, zuletzt im Schlussbericht zum Jahresabschluss 2012, S. 60, dass der Aufbau des RMS/IKS in der Kreisverwaltung noch nicht vorangeschritten ist. Gefordert wird der Aufbau des RMS noch in 2014.

Der LRH erachtet die Einrichtung eines systematischen Risikomanagements als sehr wichtig. Mit Schreiben vom 29.10.2013 hat er eine örtliche Erhebung beim Kreis Segeberg angekündigt, die ab Dezember 2013 beginnen soll.

d)

Für den Aufbau des RMS/IKS sind derzeit keine Ressourcen im zuständigen Fachbereich I vorhanden. Eine erste Analyse aller Teilpläne zeigt, dass beim Kreis Segeberg in erster Linie finanzielle Risiken bestehen. Aus diesem Grunde soll der Fachdienst 20.00 das RMS/IKS aufbauen und später pflegen. Beabsichtigt ist daher, die vorhandene 0,5-Stelle Gesamtabschluss befristet für zwei bis drei Jahre zum Aufbau des RMS/IKS zu verwenden und danach für die Vorbereitung und Durchführung des Gesamtabschlusses einzusetzen. Der/die zukünftiger/e Stelleninhaber/in soll später auch für die Pflege des bis dahin aufgebauten RMS/IKS zuständig sein.

Finanzielle Auswirkungen:

Bezug zum strategischen Management: