Drucksache - DrS/2013/184

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur beschließt die Bereitstellung der Mittel in Höhe von 400.000 € zur Einführung eines digitalen Archivs in der Bauaufsicht.

Sachverhalt:

Anlass

Die Archivakten der unteren Bauaufsichtsbehörde des Kreises Segeberg sind derzeit im Wesentlichen an drei Standorten gelagert (Archiv im Haus B im 5. OG, Archiv unter dem Kreistagssitzungssaal, Kreisberufsschule Segeberg). Derzeit lagern ca. 15.000 Akten im Archiv im 5. OG und ca. 60.000 Akten an den anderen Standorten. Jedes Jahr kommen ca. 2.000 Akten hinzu. Dieses entspricht einer Regallänge von ca. 21 m/Jahr. Die Kapazitäten der zur Verfügung stehenden Archivräume sind nahezu ausgeschöpft.

Ziel

Mit der Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems soll der Bedarf an Archivräumen reduziert werden.

Derzeit ist rechtlich nicht abschließend geklärt, ob Papierdokumente nach der digitalen Archivierung vernichtet werden dürfen. Bis zur abschließenden Klärung dieser Frage müssen die Papierakten zwar weiterhin aufbewahrt werden. Dieses könnte aber platzsparender erfolgen (z. B. in Kartons).

Folgen

Durch die Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems ergeben sich folgende Vorteile:

- geringerer Platzbedarf,

- schneller Zugriff auf Archivakten durch jede berechtigte Person zu jeder Zeit an jedem Arbeitsplatz im gesamten Fachbereich,

- gleichzeitige Einsichtnahme mehrerer Personen in Archivakten,

- kein Suchen von Archivakten erforderlich,

- Sicherung des aktuellen Bestandes z. B. vor Feuchtigkeit,

- Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Auskünfte,

- Auszüge der Bauakten (z. B. Baugenehmigungen) können als PDF-Dokument per Mail oder CD zur Verfügung gestellt werden,

- kein aufwändiges Kopieren der Akten im Rechtsfall.

Projektabschnitte

Die Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems ist in zwei Projektabschnitte zu unterteilen:

A          Digitalisierung von bereits archivierten Akten,

B          Digitalisierung von laufenden Akten.

Zu A:

Digital archiviert werden sollen alle vorhandenen Akten (ab 1964), um die Vorteile umfassend nutzen zu können. Hierfür gibt es vier Möglichkeiten:

1.        Die Digitalisierung erfolgt durch Beschäftigte der Registratur.

Die Beschäftigten der Registratur haben aber bereits jetzt keine freien Kapazitäten.

2.        Für die Digitalisierung wird eine zusätzliche Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in der Registratur eingestellt.

Hierfür müsste eine zusätzliche Stelle geschaffen werden. Darüber hinaus ist ein großformatiger und leistungsfähiger Scanner erforderlich. Die vollständige Erfassung würde voraussichtlich jedoch mehrere Jahre in Anspruch nehmen.

3.        Die Digitalisierung erfolgt durch Hilfskräfte.

Die vorhandenen Bauakten setzen sich aus unterschiedlichen Dokumentformaten zusammen. So sind großformatige Pläne genauso enthalten wie z. B. (Telefon-) Notizen in DIN A5 oder kleiner. Dies erfordert eine besondere Sorgfalt und Erfahrung bei der Erfassung. Diese kann durch Hilfskräfte nicht sichergestellt werden.

4.        Die Digitalisierung erfolgt durch Spezialfirmen.

Diese Lösung ist am sinnvollsten, weil derartige Firmen über die erforderliche Erfahrung verfügen und die vollständige Erfassung innerhalb eines Jahres sichergestellt werden kann.

Zu B:

Die laufenden Akten sollen nach Bescheiderteilung und nach Abschluss der Akte archiviert werden. Eine Archivierung jedes Dokuments während des bauaufsichtlichen Verfahrens soll im Zuge dieses Projekts nicht erfolgen. Hierzu wird weiterhin eine vollständige digitale Antragstellung und –bearbeitung im Rahmen des „Virtuellen Bauamtes“ angestrebt.

Mit der Digitalisierung nach Bescheiderteilung steht die Akte bereits nach Abschluss des wesentlichen Bearbeitungsabschnitts und nicht erst nach Abschluss der Akte digital zur Verfügung.

Die laufende Digitalisierung kann durch Beschäftigte der Registratur erfolgen, weil das Aufkommen und der Aufwand überschaubar sind.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Nachfrage bei verschiedenen Anbietern ergab, dass das Einscannen einer Bauakte zwischen 3,00 € und 10,00 € betragen würde. Durchschnittlich seien Kosten in Höhe von 5,00 € pro Akte zu kalkulieren. Zur Finanzierung der Einscannung aller Archivakten werden deshalb Kosten in Höhe von 400.000 € veranschlagt. Diese sind zusätzlich einzuwerben. Aufgrund des Auftragsvolumens ist wegen der Überschreitung der Wertgrenze von 200.000 € eine EU-weite Ausschreibung erforderlich.

Kosten für die EDV-Ausstattung stehen unter den Konto-Nrn. 7831000000 und 7834000000 des Fachdienstes Informations- und Kommunikationsmanagement in Höhe von 100.000 € durch eine Verpflichtungsermächtigung aus 2013  zur Verfügung und sind für 2014 beplant.

Die Kosten sind ursprünglich für die Einführung eines papierlosen Baugenehmigungsverfahrens („virtuelles Bauamt“, „Bauantrag online“ usw.) eingeworben worden. Die Umsetzung dieses Projekts wird aber zum jetzigen Zeitpunkt zurückgestellt, weil es auf Grund der hohen Kosten für die Realisierung, aber auch den laufenden Kosten für eine entsprechende technische Plattform wirtschaftlich zurzeit nicht darstellbar ist. Es wird aber weiter verfolgt. Untersucht wird derzeit, ob Kooperationen mit anderen Bauaufsichtsbehörden oder ggf. Projektförderungen durch das Land möglich sind. Voraussetzung für die Einführung eines papierlosen Baugenehmigungsverfahrens ist aber auf jeden Fall die Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem.

Bezug zum strategischen Management: