07.06.2022 - 4.1 Neubau Haus A der Kreisverwaltung - Umbau KT-...

Frau Lexau stellt eine Präsentation vor. Auf Nachfrage von Frau Spörel erklärt sie, dass Rollstuhlfahrer*innen im Brandfall im Treppenraum auf die Feuerwehr warten würden. Dieser sei 30 Minuten lang sicher vor Rauch und Flammen. Der Außenbereich werde barrierefrei und ohne Rampe errichtet.

Herr Brunkhorst gibt zu bedenken, dass das Foyer derzeit auch für Ausstellungen genutzt werde, was später nicht mehr möglich sei. Frau Lexau verweist auf den Pavillon. Herr Flak erkundigt sich, wieviele Schulungen derzeit in externen Räumen stattfinden, weil die kreiseigenen zu klein oder nicht verfügbar seien. Weiter möchte er wissen, welche Veranstaltungen/Ausstellungen o. ä. zur Zeit in den Räumen durchgeführt werden, die anderweitig untergebracht werden müssten. Herr Schroeder teilt mit, dass eine Anmietung von externen Räumen günstiger sein könnte, als diese dauerhaft vorzuhalten. Der Landrat sagt zu, entsprechende Zahlen und Informationen zu ermitteln. 

Herr Kowitz erklärt unter Bezugnahme auf den Antrag, dass er die vorhandenen Räumlichkeiten des Kreises (Sitzungsräume unterhalb des KT-Saals und in der Rosentraße) für Schulungen für auskömmlich halte. Für die politische Arbeit biete der KT-Saal ausreichend Platz, so dass der Pavillon obsolet sei. Die Archivflächen seien zu groß bemessen, weil die Altakten ebenfalls digitalisiert werden könnten. Frau Lexau weist darauf hin, dass der Kellergrundriss gerade so den Archivbedarf der ausgelagerten Akten decke. Weiter sei die Lüftungsanlage im Keller unterhalb des Pavillons geplant. Dies sei wirtschaftlich die beste Stelle dafür. Wenn die Lüftungsanlage nicht zentral geplant, sondern in einem der Schenkel untergebracht werde, entfallen zum einen Büroflächen, zum anderen werden andere Leitungsquerschnitte benötigt. Dies würde dazu führen, dass durch die vergrößerten Steigeschächte ebenfalls Arbeitsplätze wegfallen.

Zu den gestellten Fragen der CDU-Fraktion erläutert Frau Lexau die schriftlichen Antworten (s. Informationsvorlage DrS/2020/208-10) ausführlich mündlich.

Auf weitere Fragen von Herrn Kowitz erklärt Frau Lexau, dass der B-Plan ein Satteldach mit der gleichen Firsthöhe, wie beim KT-Gebäude vorschreibe. Für Dachbegrünung sei die Neigung viel zu stark. Die Temperierung der Büros sei in der Arbeitsstättenverordnung vorgeschrieben. Hierfür könne die Fernwärme gut genutzt werden. Frau Berger bittet um Ermittlung der Mietkosten für die Anmietung von 150 qm Aktenlager für 25 Jahre. Frau Lexau sagt dies zu und gibt zu bedenken, dass im Fall von Auslagerung von Akten zusätzlich ein Shuttleservice bereitgehalten werden müsse. Herr Schuchardt bittet auch um Benennung dieser Kosten. Zudem erkundigt er sich, was bei der Umfrage der Mitarbeiter*innen zur Raumplanung abgefragt worden sei. Frau Lexau stellt dar, dass Sonderwünsche abgefragt worden seien. Die Antworten seien durch die Fachbereichsleitungen überprüft worden. Es sei wichtig für die Akzeptanz, dass die Mitarbeiter*innen mitgenommen werden.

Herr Mann erklärt, dass es aus Sicht der Arbeitnehmer*innen nachvollziehbar sei, dass 2er-Büros gewünscht werden. Großraumbüros seien jedoch sinnvoller. Der Landrat antwortet, dass beim Arbeiten in Großraumbüros mehr Ruhebereiche und Besprechungszimmer nötig seien und dadurch nicht mehr Arbeitsplätze geschaffen werden könnten. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen sei nicht gegeben, was zu mehr Wechsel führe. Die Büros seien so geplant, dass in jedem Büro ein*e Rollstuhlfahrer*in arbeiten könnte. Herr Mann erkundigt sich weiter, wann mit der Digitalisierung der Akten begonnen werden solle und welche Akten nicht digitalisierbar seien sowie nach der Quote gescannter Akten zum Aktengesamtbestand und dem jährlichen Zuwachs des Aktengesamtbestandes. Er regt an, die Anzahl der E-Akten als Schlüsselkennzahl zu hinterlegen. Der Landrat führt aus, dass die Mitarbeiter*innen nur in Einzelfällen vorhandene Akten digitalisieren. Dies sei durch externe Dienstleister vorgesehen, was erhebliche Kosten verursachen werde. Ein Zeitplan müsse erstellt werden. Der gesamte Papierposteingang werde bereits gescannt und digital an die Mitarbeiter versandt.

Frau Spörel bemängelt, dass 2015 bereits ein Beschluss zur Digitalisierung von Bauakten gefasst worden sei, der jedoch nicht umgesetzt wurde. Der Landrat teilt mit, dass sich herausgestellt habe, dass das vorgelegte Angebot mit 5 € pro Akte technisch nicht ausgereift gewesen sei. Baupläne oder Katasterkarten müssten beispielsweise maßstabsgetreu gescannt werden. Herr Schrenk ergänzt, dass er bereits ein Digitalisierungsprojekt begleitet und es erhebliche Herausforderungen gegeben habe. Ein entscheidender Punkt, die Akten noch nicht zu digitalisieren, sei für ihn, wann die Voraussetzungen vorliegen, dass das Digitalisat revisionssicher aufbewahrt und gleichzeitig den Mitarbeiter*innen für die Sachbearbeitung und für die Kund*innen (Akteneinsicht und Kopie) in effizienter Weise zur Verfügung gestellt werden kann. Schließlich gehe es nicht rein um die Archivierung, sondern Bauakten hätten einen Ewigkeitswert.

Frau Spörel fragt nach den Bürogrößen. Es seien insgesamt 11.000 qm vorgesehen, was bei 340 Mitarbeiter*innen rund 32 qm pro Mitarbeiter*in ausmache. Außerdem sei nicht berücksichtigt worden, dass im Homeoffice gearbeitet wird und deshalb weniger Büros erforderlich seien. Frau Lexau sagt eine Prüfung der qm-Zahlen zu. Das Thema „Flexibles Arbeiten“ (=Homeoffice) werde gerade umgesetzt. Es sei aber dennoch vorgesehen, am Hauptstandort so viele Arbeitsplätze wie möglich zu schaffen, um Außenstellen zu entmieten oder ggf. zu verkaufen. Der Landrat erinnert daran, dass der Kreistag gleichlautend beschlossen habe. Zur Zeit gehe es um die größtmögliche Anzahl der Arbeitsplätze. Wieviele Personen sich später einen Platz teilen werden, sei dabei nicht relevant. Es habe bisher keine Raumkonzepte für die Kreisverwaltung gegeben, was zu einem Mangel an Räumen/Arbeitsplätzen geführt habe. Jetzt wolle man vorausschauend planen, um den Bedarfen nicht weiter hinterher zu laufen. Die Raumknappheit betreffe nicht nur die Kreisverwaltung, sondern in allen Städten, Gemeinden und Ämtern werde angebaut oder gemietet. Er mahnt an, dass die Entscheidung für oder gegen einen Pavillon und/oder den Keller jetzt getroffen werden müsse. Ein späterer Bau würde erhebliche Mehrkosten verursachen.

Herr Kowitz bemängelt, dass die Politik nicht darüber informiert worden sei, dass die Digitalisierung der Akten nicht fortschreite. Der Landrat gibt bekannt, dass dies nicht korrekt sei. Zudem seien z. B. alle Personalakten bereits digitalisert. Unter anderem im Baubereich seien noch rechtliche Fragen zu klären, wie beispielsweise die Zustellung von Baugenehmigungen, die noch nicht digital erfolgen dürfe.

Herr Riemenschneider erklärt, dass die Technik zur Wärmeversorgung in der Rosenstraße überzeugend sei und er sicher sei, dass die Verwaltung die Kostenfragen und Optimierungen im Blick habe. Die Flächen zur Aktenlagerung werden benötigt und sollten gebaut werden, zur Not müsse ein Deckel auf den Keller. Er halte jedoch am Pavillon fest, da dieser auch für Schulungen benötigt werde. Zudem müssten die Mietkosten für Archivflächen Büroflächen gegengerechnet werden. Frau Lexau verweist auf DrS/2020/208, in der von jährlichen Mietkostenminderungen in Höhe von 642.000 € ausgegangen wird.

Herr Barkowsky teilt mit, dass aufgrund der hohen Kosten von derzeit 65 Mio. € geschaut werden müsse, wo Einsparungen möglich seien. Er erkundigt sich, ob die Nutzung von Fernwärme im B-Plan festgelegt sei. Frau Lexau antwortet, dass es einen Anschlusszwang gebe.

Pause: 20:50 – 21:00 Uhr