22.09.2022 - 7 Bericht der Firma Con_sens

Frau Wiemer erläutert die Arbeit der Firma Con_sens anhand einer Präsentation. Auf Nachfrage von Herrn Schuchardt erklärt Frau Terschüren, dass die Umsetzung der Prozesse nun der Verwaltung obliegen würden. In einzelnen Fällen werde es Arbeitsgruppen geben.

Frau Saggau möchte wissen, warum es unterschiedliche Herangehensweisen in den Sozialräumen gegeben habe, da das Lütrringhaus Modell zur Standartisierung eingeführt worden sei. Weiter fragt sie nach, was seit Fertigstellung im August 2021 passiert sei. Frau Terschüren teilt mit, dass sich die Vorstellung im Ausschuss durch den Wechsel der Fachbereichsleitung und die damit verbundene Einarbeitung sowie durch Corona verzögert habe. Es gebe schon gute Ideen für die weitere Ausgestaltung (z. B. Videosequenzen). Zur Zeit werden in der gesamten Verwaltung Prozesse beschrieben und in einem Prozessportal abgebildet werden. Möglicherweise könnten in den Fachbereichen Handbücher erarbeitet werden, um das Scrollen in den Tabellen zu optimieren. Das Lüttringhaus Modell sei ein Instrument, mit dem in der Jugendarbeit gearbeitet werde. Die Prozesse seien die Verfahren, quasi eine Schablone für Arbeitsabläufe. Die Prozesse des ganzen Hauses werden nach und nach freigeschaltet. Der Aufwand sei hoch und brauche Zeit.

Herr Brunkhorst fragt, ob die Untersuchung der Firma Con_sens ein Ergebnis erbracht habe, inwiefern sich die von ihr empfohlene Effektivierung der Verwaltungsabläufe positiv auf den Mittel- und Personaleinsatz auswirken werde. 

Frau Terschüren stellt dar, dass Reibungsverluste durch Schnittstellen aufgedeckt und optimiert worden seien. Herr Zetzsche ergänzt die Frage, ob sich dadurch Vorteile für Bürger*innen und/oder Mitarbeiter*innen (z. B. durch die Möglichkeit von Überstundenabbau) ergeben. Über die Erfahrungen werde gern in einer späteren Sitzung berichtet.

Frau Schultz weist darauf hin, dass der Jugendhilfeausschuss Teil des Jugendamtes sei und erkundigt sich, wie der Ausschuss beteiligt sei. Herr Pohlmann schlägt vor, für die Sitzung im 1. Quartal 2023 eine Vorlage zu erstellen und bittet darum, die Rolle des Jugendhilfeausschusses darzustellen und was optimiert worden sei. Frau Terschüren erklärt, dass versucht werde, Erkenntnisse nach den ersten Erprobungen darzustellen.

Frau Wiemer zeigt einen Prozessablauf am Beispiel des ASD. Die Dateien sind dem Protokoll angefügt. Sie macht deutlich, dass idealtypische Verläufe dargestellt seien und die Abläufe in der Realität gelegentlich abweichen können.

Frau Terschüren gibt bekannt, dass mit dem Fachdienst 11.00 zudem abgestimmt werde, ob die Personalbemessungen noch passend seien.

Pause: 20:05 – 20:25 Uhr