24.08.2022 - 3.9 Sachstandsbericht zur Digitalisierung des Bauak...

Herr Giering stellt fest, dass seinerzeit Geld für die Digitalisierung bereitgestellt wurde, das Projekt nach der Zurückstellung aber nie weiter verfolgt worden sei. Es seien Stellen geschaffen worden, nun werde über eine Fremdvergabe diskutiert. Er möchte wissen, was mit den Stellen geplant sei.

Herr Schrenk erläutert dass die Prioritätensetzung auf den Planungen des „virtuellen Bauamtes“ liege. Dieses werde eine digitale Beantragung und Bearbeitung ermöglichen und große Mengen Papierakten sparen. Das Projektteam sei 2017 gegründet worden, die Stellenanteile stammen teilweise aus dem E-Government Projekt. Es gebe technische und organisatorische Gründe dafür, dass der Fortschritt nicht wie gewünscht vorhanden sei. Es werde mittlerweile an einer landesweit einheitlichen Lösung gearbeitet. Es sei bislang nicht sinnvoll gewesen, das Scannen der Bestandsakten als Parallelprojekt zu starten.

Herr Giering lobt die Vorlage, erklärt aber, dass der die Umsetzung der Digitalisierung erheblich zu lange dauere. Er schlägt vor, die Digitalisierung der Bauakten als Einzelprojekt herauszulösen, um ggf. die Kellerflächen für Haus A reduzieren zu können. Auf Nachfrage von Herrn Freier erklärt Herr Schrenk, dass fünf Personen an dem Projekt virtuelles Bauamt arbeiten würden und kein weiteres Einzelprojekt betreuen könnten. Auch die Kolleg*innen der IT seien mit weiteren Projekten betraut. Es gehe nicht um zusätzliches Personal, aber eine Prioritätensetzung sei notwendig. Es gehe um die Digitalisierung von rund 5 km Akten (Anmerkung: Die Vorlage ist diesbezüglich nicht korrekt: Es handelt sich um rund 1,4 km Bestandsbauakten), und das Scannen sei ein Millionenprojekt. Außerdem seien die Bauakten komplett im Keller der Rosenstraße untergebracht. Die Archivflächen unter dem Haus A seien für andere Fachdienste vorgesehen. 

Herr Wersig dankt für die ehrliche Vorlage und erkundigt sich, wie der Fortschritt bei der Digitalisierung im Bundesgebiet sei. Herr Schrenk teilt mit, dass bundesweit an dem Thema gearbeitet werde, jedoch sei organisatorisch kein Bauamt, wie das andere. Das gelte auch für die Aktenführung. Die rechtliche Grundlage für die Digitalisierung sei ca. sechs bis sieben Jahre alt und Kommunen, die vorher begonnen haben, hätten dies teilweise ohne rechtliche Vorgaben getan.

Herr Malassa erkundigt sich nach dem Fortschritt des virtuellen Bauamtes. Herr Schrenk erklärt, dass die Federführung beim ITVSH liege und das Projekt aktuell eher schlepppend verlaufe. Die Kommunen in Schleswig-Holstein würden viele verschiedene Fachanwendungen nutzen, so dass eine zentrale Lösung sehr sinnvoll sei, aber mit entsprechenden Schnittstellen Probleme bereite. Die Umsetzungsgeschwindigkeit sei aus seiner Sicht nicht zufriedenstellend. Herr Giering teilt mit, dass dies nachvollziehbar sei. Dennoch sei das Scanprojekt das aktuelle Problem, das vorrangig bearbeitet werden sollte. Herr Pütz schließt sich dem an. Herr Schrenk spricht sich dennoch dafür aus, das Projekt virtuelles Bauamt vorrangig zu verfolgen. Dies sei unter technischen und organisatorischen Erwägungen die bessere Reihenfolge nicht sinnvoll, Teile in Papierform und Teile digital zu bearbeiten.

Herr Pütz fragt nach, wie lange es voraussichtlich dauern würde, die eigene Lösung bis zur vollständigen Umsetzung fortzuführen. Herr Schrenk erklärt, dass fraglich sei, ob der Fachanwendungshersteller dieses überhaupt unterstützen würde. Er sagt eine Klärung und eine Mitteilung in einer der nächsten Sitzungen zu.