02.02.2017 - 3.2.1 Bericht des Geschäftsführers des Jobcenters übe...

Herr Knapp stellt die PowerPoint-Präsentation zum Thema e-Akte vor, die der Niederschrift beiliegt.

Auf Nachfrage erklärt er, dass Bescheide weiterhin in Papierform verschickt werden würden, da beim Versand per E-Mail der Datenschutz ggf. nicht ausreichend berücksichtigt sei.

Noch nicht geklärt worden sei die Frage, ob vom Kunden per E-Mail zugesandte Unterlagen der e-Akte zugeführt werden dürfen.

Bei einigen Unterlagen, wie beispielsweise Urkunden oder Abtretungserklärungen, sei man sich noch uneinig, ob das Dokument eingescannt gültig sei.

In wenigen Einzelfällen würden Unterlagen direkt (d.h. vor Ort im Jobcenter) gescannt werden und der e-Akte zugeführt. Dieses dezentrale Scannen umfasst ca. 2-5% der Unterlagen.

Das Jobcenter Kreis Segeberg hat sich nach Zustimmung der Trägerversammlung für das frühe Scannen entschieden, d.h. die Unterlagen werden erst gescannt und dann bearbeitet.

Auf Nachfrage erklärt Herr Knapp, dass das 4-Augen-Prinzip lediglich bei Auszahlungen zu beachten ist und daher hinsichtlich des Scannens von Unterlagen nicht anzuwenden ist.

Die Aufbewahrungsfrist für die Papierpost betrage acht Jahre. Auch bei der e-Akte finde die Datenlöschung acht Jahre nach dem  Ausscheiden aus dem Leistungsbezug statt.