29.09.2015 - 4.7 Digitales Bauaktenarchiv: Wirtschaftlichkeitsbe...

Nachdem Herr Falck erklärt, dass die Verwaltung von den Ergebnissen der Testphase bzgl. des Preis-Leistungs-Verhältnisses überrascht worden sei, stellt Herr Dr. Krauß folgende Fragen zur Vorlage und die Verwaltung gibt die entsprechenden Antworten zu Protokoll:

1. Wurden bei den Kosten der "Nullvariante" ermittelt, welche Zeit ein MA mit der Suche einer Akte in Papierform benötigt, bzw. welche Zeit i.M. erforderlich ist, um einen gesuchten Sachverhalt in den Akten zu finden? Welcher Zeitaufwand fällt dagegen für den gleichen Vorgang an, wenn die Unterlagen in digitalisierter Form vorliegen?

Eine minutengenaue Untersuchung wurde nicht durchgeführt. Die Verwaltung geht davon aus, dass die Zeitbeanspruchung in der digitalen Recherche deutlich geringer ausfällt, als bei einer Beschaffung einer analogen Akte. Bei einem erneuten Aufgreifen des Verfahrens wird dieser Punkt prognostisch so genau wie möglich  aufgearbeitet.

2. Wurde bei dem Vergleich der Varianten berücksichtigt, dass beim Anfall von neuen Akten diese bereits in digitalisierter Form vorliegen und ein nachträgliches Einscannen in der Regel nicht mehr erforderlich oder nur noch von untergeordneter Bedeutung ist?

Bei allen Varianten wurde davon ausgegangen, dass die Bauanträge weiterhin in Papierform eingehen und von einem Dienstleister oder der Bauaufsicht eingescannt werden müssen. Die Möglichkeit, dass Bauanträge auch ausschließlich in digitaler Form eingereicht werden können (Virtuelles Bauamt), wurde zunächst bei diesem Projekt nicht berücksichtigt.

3. Wurde ein Kostenvergleich durchgeführt für das Erstellen von Papierkopien mit Porto und Unterlagenversand gegenüber dem Versenden einer Kopie in digitalisierter Form?

Nein. Bei einer digitalen Bearbeitung von Anfragen wird mit Einsparungen in der Zeitbeanspruchung als auch hinsichtlich der Versandkosten gerechnet.

4. Ist es erforderlich, den gesamten Inhalt einer Bauakte zu digitalisieren oder würde es ausreichen eine Auswahl der Unterlagen zu treffen, die im Regelfall nachgefragt bzw. benötigt werden (zB. Bestandspläne und Baubuch)?

In mehreren Fällen müssten nicht alle Inhalte einer Bauakte digitalisiert werden (z. B. ungültige Unterlagen, Zweitausfertigungen). Es wird sicherlich auch Akten geben, die komplett nicht eingescannt werden müssten (z. B. Abbruchgenehmigungen, Vorbescheidsverfahren, Schornsteinquerschnittsverringerungen). Wie uns die Anbieterfirmen und die von uns befragten Anwender aber mitteilten, ist der Aufwand größer, eine Vorsortierung vorzunehmen, als die Akten unsortiert einzuscannen.

Auf Nachfrage von Herrn Dieck erläutert Herr Falck anschließend, dass die entsprechenden Mittel zurückgegeben und zum gegebenen Zeitpunkt erneut eingeworben werden. Der WRI-Ausschuss habe sich entschieden, sich noch auf keine Variante festzulegen sowie ein digitales Baugenehmigungsverfahren mit aufzunehmen. Der Vorsitzende stellt den Beschlussvorschlag des Fachausschusses zur Abstimmung.

Beschlussvorschlag:
Der Ausschuss für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur empfiehlt, dass der Hauptausschuss beschließt, das Projekt „Digitalisierung des Bauaktenarchivs“ sowie einen Aufbau eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens erst zu einem späteren Zeitpunkt bei Nachweis eines günstigeren Kosten-Nutzen-Verhältnisses zu beginnen.

Abstimmungsergebnis:

einstimmig

Zustimmung: 12Ablehnung: -Enthaltung: -