25.11.2013 - 3.5 Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagemen...

Herr Rimka trägt vor, dass es immer schwieriger wird adäquaten Lagerraum für die wachsenden Aktenbestände der unteren Bauaufsichtsbehörde vorzuhalten. Der Lagerraum im Keller des Haus A hatte ein Feuchtigkeitsproblem, das Lager im der Kreisberufsschule hat ein Marderproblem, so dass Schäden an den Akten entstehen.

Der Archivbereich im Haus B besteht aus hochwertigen Büroflächen, die auch anderweitig genutzt werden könnten. Es ist daher beabsichtigt, die Aktenbestände in digitaler Form zu erfassen.

Neben dem erwähnten Platzsparpotential würde auch ein schnellerer und gleichzeitiger Zugriff auf die Akten ermöglicht, der letztendlich zu mehr Bürgerfreundlichkeit und Kundenorientierung beiträgt. Die Akten könnten dann auch in digitaler Form an Kunden abgegeben werden.

Die Digitalisierung soll an eine Fachfirma vergeben werden, um eine qualitative und zeitnahe Erfassung sicherzustellen. Der Kostenfaktor für die Erfassung des derzeitigen Gesamtbestand von ca. 80.000 Akten liegt bei 400.000 €.

Die Softwarekosten liegen bei 100.000 €, die im Teilplan der IUK zur Verfügung stehen.

Herr Wilken hinterfragt das Erfordernis den Gesamtbestand zu erfassen im Hinblick auf die Häufigkeit mit der auf den Altbestand zugegriffen wird und die Verhältnismäßigkeit zu den entstehenden Kosten. Er fragt, ob nicht auch die Möglichkeit einer Bedarfserfassung, wenn die jeweilige Akte zur Hand genommen wird bestehe.

Herr Rimka führt aus, dass die Zugriffshäufigkeit abhängig ist von der Größe des jeweiligen Bauvorhabens und der Häufigkeit von Baumaßnahmen an einem Objekt. Hier gibt es eine große Bandbreite. Eine Bedarfserfassung könnte nicht als Auftrag vergeben werden, würde sich über viele Jahre strecken und würde voraussichtlich deutlich mehr Kosten verursachen.

Eine abschnittsweise Abarbeitung der Aktenbestände wäre möglich.

Herr Wilken fragt nach, warum Bauakten länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Herr Rimka antwortet, dass nach einem Erlass des Innenministeriums Bauakten für die Dauer des Bestandes des genehmigten Gebäudes aufzubewahren sind.

Frau Baum führt aus, dass bereits vor Einbringung dieser Vorlage entsprechende Fachfirmen für die Erfassung der Aktenbestände kontaktiert wurden. Hierbei wurden auch bereits Vorgaben hinsichtlich der Aufbereitungsform und der Verweildauer der Akten beim Dienstleister und der Gesamtprojektzeit gemacht und in den Preisauskünften berücksichtigt.

Im Kontext der digitalen Bearbeitung, Stichwort E-Government, ist es sinnvoll die Altbestände, auf die in der laufenden Sachbearbeitung regelmäßig zurückgegriffen werden muss, bereits jetzt digital zu erfassen.

Herr Holowaty befürwortet die Maßnahmen, wünscht aber eine detailliertere Projektbeschreibung, in der auch Kompensationsmöglichkeiten z.B. durch Raumkosten oder später reduzierten Aufwand ausgewiesen werden und beantragt deshalb die Beschlussfassung zeitlich zu verschieben.

Herr Dieck regt an, die Verwaltung möge sich Gedanken machen, ob eine Splittung der Kosten über mehrere Jahre für möglich gehalten wird.

Frau Spörel beantragt eine 50/50 Aufteilung für 2014 und 2015 vor. Gerade die Altakten werden nach ihrer Einschätzung im Rahmen der energetischen Sanierung und Eigentumsübergang durch Vererbung regelmäßig und häufig nachgefragt.

Herr Hartmann erwidert, dass eine Aufteilung auf zwei Jahre noch machbar wäre. Eine kleinteiligere Aufteilung würde jedoch dazu führen, dass die derzeit vorliegenden Preisangebote nicht gehalten werden könnten.

Herr Meschede beantragt die Bereitstellung von 200.000 € in 2014 mit einem Sperrvermerk und entsprechender Freigabe nach Vorlage eines konkretisierten Projektplans. Die zweite Hälfte der Projetkosten, weitere 200.000 €, soll in die mittelfristige Finanzplanung für 2015 aufgenommen werden.

Herr Holowaty nimmt aufgrund dieses Vorschlags seinen Antrag zurück. Frau Spörel nimmt ihren Antrag ebenfalls zurück.

Pause 20.40 – 20.45 Uhr

Herr Buthmann stellt anschließend den Beschlussvorschlag der Verwaltung zur Abstimmung.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur beschließt die Bereitstellung der Mittel in Höhe von 400.00 € zur Einführung eines digitalen Archivs in der Bauaufsicht.

Abstimmungsergebnis:

abgelehnt

Zustimmung: 0 Ablehnung: 11 Enthaltung: 1

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wirtschaft, Regionalentwicklung und Infrastruktur beschließt die Bereitstellung der Mittel in Höhe von 200.000 € für 2014 und 200.000 € für 2015 mit Sperrvermerk zur Einführung eines digitalen Archivs in der Bauaufsicht. Die Freigabe erfolgt durch den WRI nach Vorlage eines Projektplans.

Abstimmungsergebnis:

mehrheitlich

Zustimmung: 12 Ablehnung: 0 Enthaltung: 0